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Warenwirtschaftssystem für Onlineshop-Betreiber
Zum Thema Shopsoftware gibt es unzählige Berichte über Frontendfunktionen, Payment, Risiko, SEO usw. Eher seltener jedoch findet man Informationen zu den täglichen Kernaufgaben des Shophändlers, wenn die Bestellungen eingehen: Mit den vielen Prozessen, die meist erst durch ein Warenwirtschaftssystem abgedeckt werden können.
Es gibt Shopbetreiber, die bekommen schon beim Klang des Wortes "Wawi" graue Haare. Nur warum? Da ganze Prozessketten abgebildet werden müssen, gibt es viele Faktoren zu bedenken und es gilt, die Übersicht über die spezifischen Anforderungen zu behalten. Das macht nicht nur die zu evaluierenden Systeme komplex, sondern auch die Auswahl des 'passenden' Produktes.
Was es zu bedenken gibt, zeigt die folgende Einführung in das Thema "Warenwirtschaft". Sie konzentriert sich auf typische oder wünschenswerte Funktionen aus den Kernbereichen von Warenwirtschaften. Funktionen zur Artikelverwaltung für die Shopdarstellung werden nicht angesprochen, da heutzutage die Darstellungsvarianten (skalierbare Bilder, Videos, Produkttexte in mehreren Detailstufen etc.) meist so featurereich und speziell organisiert sind, dass eigenständige Warenwirtschaften diese Komplexität i.d.R. nicht mehr abdecken (können). Es wird daher davon ausgegangen, dass die Pflege der Artikeldarstellungen des Shops deshalb innerhalb des Shopsystems erfolgt.
Komplexität
Zum einen ist ein Wawi-System eine enorm komplexe Software, die schon in der Bedienung meist nicht mit einer reinen Shopsoftware zu vergleichen ist: Der riesige Menübaum und die oft sehr überladenen Masken (meist um viele branchenspezifische Dinge abzubilden) sind nicht in zwei Tagen Schulung zu erlernen.
Führt man bestimmte Vorgänge beispielsweise nur zweimal im Jahr aus, so weiß man oft schon nicht mehr, wie man das letzte mal überhaupt in die nötige Maske gelangt ist. Doch schließlich soll eine Software ja erleichtern und nicht Zeit kosten – eine gute Usability ist also wichtig, damit der Nutzer den Überblick behält. Wobei "gut" durchaus individuell unterschiedlich ausfallen kann.
Kosten
Je umfangreicher die Software, desto höher sind auch die laufenden Kosten. Dabei unterschätzen Firmen oft die nachgelagerten Kosten für Weiterentwicklung und Instandhaltung komplexer Systeme. Jeder der einer Implementierung auch nur der kleinsten SAP-Lösung beigewohnt hat, wird bestätigen, dass die Softwarelizenz eher den kleinsten Teil der Kosten ausgemacht hat.
Besonders teuer wird es, wenn nachentwickelt werden muss, weil Sonderlösungen her müssen. Hier ist man immer gut beraten, sich organisatorisch eher an die eingesetzte Software anzulehnen, anstatt mit dem Kopf durch die Wand zu versuchen seine eventuell aus der Historie gewachsenen Prozesse der Software aufzuzwingen.
Sicherheit
Systemsicherheit
Vor allem bei kleineren Systemen, die man schon für ein paar Hundert Euro kaufen kann, wird (in kleineren Unternehmen) oft versäumt, ausreichend oft Sicherungen zu machen!
Sicherungen sollten täglich (bestenfalls sogar mehrfach am Tag) angelegt und – ganz wichtig! – an physisch getrennten Orten aufbewahrt werden. Auch heute passiert es noch oft genug, dass nach einem Einbruch der Server samt der darin enthaltenen Sicherungen abhanden gekommen ist. Man mag versucht sein, zu denken, "Ach, wie kann man nur so d... sein?!" Aber prüft wirklich jeder Verantwortliche dieses Thema von Zeit zu Zeit genauer? Klären Sie regelmäßig:
- Wer hat die Sicherungen im Notfall?
- Wie alt sind diese?
- Ist ein Rückspielen der Daten möglich und wie geht das?
Besonders letztere Frage sollte sich derjenige stellen, der auf wiederbeschreibbaren Medien sichert, die Ihre Datenhaltbarkeit mit der Zeit verlieren. Systeme, die ohne Datenabgleich nur Plattenpartitionen sichern, sind da besonders tückisch. Denn die meisten Programme, die Partitionen sichern (z.B. Ghost, oder auch die in Windows XP oder Vista eingebauten Standards), erstellen dabei nur eine einzige Datei. Diese wird meist noch komprimiert. Da braucht nur ein winziger Fehler aufzutreten und schon kann das Auspacken ein Problem werden.
Bedenken Sie, dass Sie Ihrer Sicherungssoftware Ihre ganze Existenz anvertrauen! Vor allem aber: Testen Sie eine Datenrückspielung auch mal – am besten regelmäßig, damit auch im Chaos eines "Katastrophenfalles" alle nötigen Handgriffe sitzen.
Datenschutz
Zur Datensicherheit gehört auch der Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff. Regelmäßig gibt es Fälle, bei denen ein Mitarbeiter bei einem Onlinehändler kündigt, um wenige Wochen später selbst einen Onlineshop zu eröffnen – und in seinem ersten Newsletter werden dann ganz zufällig alle Kunden des alten Arbeitgebers angeschrieben...
Besonders eMail-Adressen sind für Onlinehändler ein enorm wertvolles Gut. Hier sollte die Geschäftsführung gut überlegen, wer Zugang zu diesem Bestand haben darf . Und das Warenwirtschaftssystem muss eine entsprechend reglementierbare Rechtevergabe unterstützen.
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02/2008
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