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Systematische Einführung von e-Procurement
Zielsetzung und Vorgehensweise
Ziel ist es, mittelständischen Unternehmen eine idealtypische und praxisorientierte Vorgehensweise im Sinne eines Leitfaden an die Hand zu geben, mit dessen Hilfe ausgehend von den unternehmensspezifischen Gegebenheiten die einzelnen Instrumente bzw. Systeme des e-Procurements:
- bewertet,
- ausgewählt,
- implementiert und
- erfolgreich etabliert
werden können. Die Struktur des Leitfadens orientiert sich am Phasenschema des Managementprozesses. Praktische Erfahrungen, insbesondere aus der e-Procurement-Projektarbeit der K+S Gruppe, werden angeführt und sollen anderen Unternehmen als Hilfestellung dienen. Damit wird der Grundstein für ein realitätsnahes Controllingkonzept für das e-Procurement gelegt. Die folgende Abbildung verdeutlicht die zu durchlaufenden Projektphasen und damit die Vorgehensweise des Leitfadens.
Phasenschema von e-Procurement-Projekten
Projektinitiierung und Organisation
Den Ausgangspunkt des Leitfadens bildet die Projektinitiierung und Organisation. Es werden die organisatorischen Voraussetzungen, wie beispielsweise die Zusammenstellung eines Projektteams, dargestellt.
Definition von e-Procurement-Zielen
Anschließend erfolgt die Definition konkreter Ziele, die mittels e-Procurement-Strategien realisiert werden sollen. Es wird auf die Besonderheiten bei e-Procurement-Zielen eingegangen und eine Systematisierung der Ziele vorgenommen.
Analysephase
Im Rahmen der Analysephase werden die internen und externen Rahmenbedingungen vor dem Hintergrund des e-Procurements analysiert. Es handelt sich hierbei um eine Ist-Aufnahme bestehender Prozesse und Strukturen. Hierbei werden die jeweiligen Möglichkeiten des e-Procurements unternehmensbezogen überprüft.
Formulierung von e-Procurement-Strategien
Zur Erreichung der qualitativen und quantitativen Ziele werden im nächsten Schritt differenzierte e-Procurement-Strategien abgeleitet. Dabei fließen die Ergebnisse der Analysephase in den Strategiebildungsprozess ein. E-Procurement-Strategien stellen das Bindeglied zwischen den Zielen auf der einen Seite und den operativen Maßnahmen auf der anderen Seite dar, dabei handelt es sich um langfristige Entscheidungen, mit denen ein hoher Ressourceneinsatz verbunden ist. Aufgrund des strategischen Charakters ist eine sorgfältige Planung notwendig.
Umsetzungsphase
Auf Basis der definierten Strategien erfolgt die Umsetzung in Teilprojekten. Die einzelnen Phasen von der Testinstallation bis zum Roll-Out werden beschrieben. Hierbei wird auf praktische Erfahrungen und Erfolgsfaktoren im Rahmen des e-Procurement-Projektes der K+S Gruppe eingegangen.
Kontrollphase
Den Abschluss des Leitfadens bildet die Kontrollphase, bei der zum einen eine Kontrolle des Umsetzungsfortschritts erfolgt und zum anderen eine Erfolgskontrolle im Sinne eines Soll-/Ist-Vergleiches der angestrebten Ziele. Damit dient diese Phase als Ausgangspunkt einer erneuten bzw. verbesserten Planung. Die Kontrollphase soll aber auch als eine alle Phasen begleitende Funktion im Sinne eines Frühwarnsystems verstanden werden. Anhand geeigneter Kennzahlen werden Steuerungsinstrumente entwickelt, die Aufschluss über den Projektfortschritt geben. Zusätzlich wird im Rahmen der Kontrollphase die Wirtschaftlichkeit der in der K+S Gruppe im Einsatz befindlichen e-Procurement-Systeme dargestellt.Lesen Sie das nächste Kapitel | | | weiter |  |
01/2005, Lars Budde
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