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Ordering made easy - Messe Frankfurt perfektioniert Ausstellerservice mit EasyOrder
Die Messe Frankfurt GmbH, ein Unternehmen der Messeindustrie, setzt mit dem innovativen EasyOrder Shopsystem der Community4you GmbH neue Maßstäbe im Ausstellergeschäft.
Über 100 Messeveranstaltungen pro Jahr weltweit mit unterschiedlichen Themenschwerpunkten, Interessensgruppen und Ausstellerprofilen stellen das reibungslose Management von Kunden- und Produktstammdaten, messespezifischen Angeboten, Bestellvorgängen und Belegbearbeitung vor große organisatorische Herausforderungen. Das EasyOrder Shopsystem der Community4you GmbH unterstützt das Ausstellergeschäft der Messe Frankfurt GmbH durch die Automatisierung zahlreicher Prozesse und optimiert somit den Ausstellerservice der Messegesellschaft.
Das mehrshopfähige, mandantenfähige und mehrsprachige Online Shopsystem der Messe Frankfurt ermöglicht Ausstellern die webbasierte Bestellung von Standfläche und Standkonstruktion sowie sämtlichen zusätzlichen Dienstleistungen vom Wasser- und Stromanschluss über Möblierung und Catering bis hin zu Standhostessen oder Dolmetschern. Anschlüsse für Internet, Strom, Wasser und Licht können direkt in einer Zeichnung der Standfläche, die aus einem separaten CAD-System gerendert wird, positioniert werden. Zahlreiche Dienstleistungen werden hierbei nicht direkt von der Messegesellschaft, sondern von Drittdienstleistern angeboten. Neue, veranstaltungsspezifische Shops können ohne IT-technische Kenntnisse von den Nutzern des Systems unkompliziert automatisch erzeugt werden. Gleichzeitig ermöglicht das System auf Grundlage zentral gepflegter Stammdaten die Erstellung von vorpersonalisierten Printdokumenten (Messemappe, Hochglanzkatalog) und eines Offline-Shops auf CD-ROM für Aussteller, die ihre Bestellung nicht online vornehmen können oder wollen.
Die Kunden- und Materialstammdaten, die für jede Veranstaltung unterschiedlich sein können, werden in einem zentralen ERP-System von SAP gepflegt. Über EDIFACT-Schnittstellen (Business Connector) erfolgt eine komplette Replikation der Daten zwischen dem SAP-System und dem EasyOrder Shopsystem, so dass die im SAP schwierig zu pflegenden, sich jährlich ändernden Stammdaten auch direkt im Shopsystem eingepflegt oder bearbeitet und vor allem mit wichtigen messespezifischen Zusatzinformationen (Metadaten) versehen werden können, die im SAP nicht vorgesehen sind. Auch die Pflege externer Daten, die nicht ins zentrale ERP abgeglichen werden sollen sowie die Erstellung von Querverlinkungen, die Aussteller auf weitere passende Angebote verweisen (ähnlich einer Recommendation Engine) wird so ermöglicht. Das open-EIS basierte Shopsystem wird durch ein Formularframework für die Erstellung verschiedener Formulartypen ergänzt.
Alle Daten werden medienneutral an zentraler Stelle abgelegt. Die Produkt- und Kundendaten sowie die verschiedenen Formulare können somit nicht nur auf der Website veröffentlicht werden, sondern auch für die Erstellung von personalisierten Hochglanzkatalogen mit vorausgefüllten, ausstellerspezifischen Bestellformularen verwendet werden. Speziell entwickelte Printtools vereinfachen den Druckprozess für technisch weniger versierte Nutzer, so dass die Printleistungen auch an externe Dienstleister vergeben werden können.
Highlight des Shopsystems ist ohne Zweifel der personalisierte Offline-Shop, der den Ausstellern auf Wunsch in Form einer CD-ROM zugeschickt werden kann. Die Inhalte, Layouts und Funktionalitäten entsprechen denen des Online-Shops, der Aussteller ist aber nicht auf permanenten Internetzugang angewiesen. Sämtliche Formulare sind bereits mit den Ausstellerdaten vorausgefüllt und enthalten gegebenenfalls auch die Bestelldaten des letzten Jahres, so dass der Aussteller im Idealfall die Formulare unbearbeitet nutzen kann. Die Bestellung kann Online erfolgen, sofern ein Internetzugang besteht oder als PDF erzeugt und per Post oder Fax an die Messe Frankfurt GmbH zurückgeschickt werden.
Bestellungen, die per Post oder Fax eingehen, werden über automatisch generierte, robuste Barcodes maschinell ins Shopsystem eingelesen und über idoc-Schnittstellen in das ERP-System der Messegesellschaft übertragen, wo die entsprechenden Prozesse und Belege ausgelöst werden. Gleichzeitig werden die Nutzer über automatische eMail-Benachrichtigungen über alle Eingänge und Änderungen zeitnah informiert.
Das EasyOrder Shopsystem vereinfacht dank Prozessautomatisierung, Performancesteigerung, einfacher messespezifischer Anpassungen und intuitiver Benutzerführung nicht nur das Ausstellergeschäft auf Seiten der Messe Frankurt GmbH, sondern optimiert in erster Linie den Service für Aussteller. Zukünftig sollen immer mehr Gastveranstaltungen im Ausland über EasyOrder abgewickelt werden. Das Shopsystem bildet auch die Grundlage für das neue interne Beschaffungssystem der Messegesellschaft, das zukünftig den Einkauf der Messe Frankfurt unterstützen soll. 18.10.2006, Tina Stopp
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