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Retarus eSign optimiert Fakturierung für Versender und Empfänger
Mit eSign, dem Komplettpaket für den elektronischen Rechnungsversand und -empfang, bietet Retarus jetzt eine transaktions- und rechtssichere Outtasking-Lösung. Der gesamte End-to-End-Geschäftsprozess wird dabei sowohl auf der Versender- als auch auf der Empfängerseite deutlich verschlankt und beschleunigt. Auch die Prozesskosten sinken spürbar.
Mit Retarus eSign können Unternehmen den kompletten Prozess der Fakturierung (Versand und Empfang) optimieren. Anwender übermitteln ihre Rechnungen im PDF-Format an die Retarus-Rechenzentren. Retarus, der Spezialist für Services rund um Kommunikations- und Geschäftsprozesse, versieht sie dort automatisch mit einer digitalen Signatur und leitet sie als E-Mail sofort an den Empfänger weiter. Die Buchhaltung des Rechnungsversenders muss sich nicht mit dem Thema Signatur befassen, und der Rechnungsempfänger kann Dokument sowie Signatur dank des gebräuchlichen PDF-Formats in einer Datei leicht einsehen und archivieren. Die Folge ist eine deutliche Verschlankung und Beschleunigung der damit verbundenen Prozesse.
Im Unterschied zu anderen Lösungen sind Absender und Empfänger bei eSign als fixe Größen im neu gestalteten Geschäftsprozess verankert. Auch auf der Seite des Rechnungsemfängers ergibt sich ein hohes Einsparpotenzial, denn die aufwändige manuelle Erfassung der Rechnungsdaten entfällt. Vielmehr werden alle wichtigen Dokumenteninformationen automatisch erfasst und durch die Workflow-Anbindung direkt an die vorhandenen ERP-Systeme, beispielsweise von SAP, weitergeleitet. Die entscheidende Optimierung liegt in der vollständigen Integration des elektronischen Rechnungseingangs in den gesamten Rechnungs-Workflow.
Als Ergebnis wird nicht nur der übliche papierbasierte Weg abgekürzt, Nutzer des eSign-Service sparen deutlich Betriebskosten wie Papier, Porto und Arbeitszeit. Anwender von Retarus eSign können damit sicher sein, alle steuerbehördlichen Auflagen bei der elektronischen Rechnungsstellung einzuhalten.
Über den Signatur-Prozess hinaus kann zusätzlich eine automatische Signaturprüfung vorgenommen werden, deren Ergebnis dokumentiert und zusammen mit der signierten Rechnung dem Rechnungsempfänger zugesandt wird. Dadurch entfällt beim Adressaten die aufwändige Online-Signaturüberprüfung. Retarus eSign ist damit nicht nur eine effiziente und rundum transaktionssichere Lösung für die Absender, sondern auch für die Adressaten der Rechnungen. Laut Gesetzgeber sind diese nämlich verpflichtet, digitale Signaturen zu überprüfen und elektronische Rechnungen zu archivieren, um die Vorsteuerabzugsfähigkeit elektronischer Rechnungsbelege sicherzustellen.
Innerhalb von nur 48 Stunden lässt sich Retarus eSign für Unternehmen in Betrieb nehmen. Der elektronische Rechnungsversand mit Retarus eSign verursacht lediglich ein Drittel der Kosten einer papierbasierten Rechnung, daher ist die Amortisation mit beispielsweise 200 Rechnungen pro Monat schon nach sechs bis acht Wochen erreicht.
Je nach Bedarf können auch Rechnungen aus Warenwirtschaftssystemen in unterschiedlichen Datenformaten wie EDIFACT, XML oder SAP iDoc bei Retarus in PDF-Dateien umgewandelt werden. Dadurch hat jedes Unternehmen die Möglichkeit, Rechnungen direkt und automatisch aus einem Warenwirtschafts-, ERP- oder Finanzbuchhaltungssystem zu versenden.
Als Rund-um-sorglos-Paket kann ein Unternehmen schließlich die gesamte Fakturierung - vom Rechnungsversand bis zum Eingang der Rechnungen - vollständig elektronisch über die Retarus-Rechenzentren abwickeln. 04.12.2006, Peter Kopfmann, retarus GmbH
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