Buchhaltung automatisieren – Benötige ich eine Software für die Finanzbuchhaltung?

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Phonlawat Chaicheevinlikit/123rf.com

Je nach Größe und Art eines Unternehmens kann die Finanzbuchhaltung vergleichsweise harmlos oder durchaus komplex ausfallen. Ein guter Unternehmer begreift seine Buchhaltung nicht als einen Prozess, der vom Gewinnstreben seines Unternehmens ausgenommen ist.

Auch die Kosten, die eine Buchhaltung produziert, sollten bestenfalls durch die mit ihr generierten Steuersparpotentiale ausgeglichen werden. Dieser Text zeigt, ab wann eine Software zur Finanzbuchhaltung sinnvoll sein kann und bei welchen Abläufen sie unterstützt.

Den Überblick behalten: Aber wie?

Für nicht wenige Unternehmer beginnt die Schwierigkeit einer effektiven Finanzbuchhaltung schon während der ersten Schritte in die Selbstständigkeit. Neben der eigentlichen Arbeit scheint sich ständig ein massiver Berg an Verwaltungsaufwand aufzutürmen, der keinen Aufschub duldet. Wer Buchhaltungsprozesse vor sich her schiebt, um sie dann gesammelt zu erledigen, riskiert das Verschlafen wichtiger Fristen. Das kann insbesondere bei der Rechnungsstellung zu ernsthaften finanziellen Problemen führen.

Kurz gesagt: Wer das Gefühl hat, einen zu großen Teil seiner Arbeit mit Verwaltung zu verbringen oder schon einmal wegen eines buchhalterischen Fehlers mit einer Nachzahlung, Mahnung oder ähnlichem konfrontiert war, sollte die Nutzung einer Finanzbuchhaltungssoftware in Betracht ziehen. LANDWEHR WinFIBU Die Software für die Finanzbuchhaltung ist so ein Softwarepaket, mit dem viele administrative Prozesse abgewickelt werden können.

Unter anderem ist die Software in der Lage, bei der Erstellung von Rechnungen und Mahnungen zu helfen und die entsprechenden Belege auch gleich übersichtlich digital zu archivieren. So geht keine Einnahme oder Ausgabe und kein wichtiger Beleg mehr verloren.

So können Buchhaltungsprozesse automatisiert werden

Viele Unternehmer wollen gerade in der Gründungsphase beim administrativen Aufwand sparen und gehen dazu über, sich mit selbstgemachten Lösungen für diverse Prozesse über Wasser zu halten. So fertigen sie oft von Hand Excel-Tabellen an, von denen sie sich einen guten Überblick über ihre Einnahmen und Ausgaben erhoffen. Aber wer baut schon gern eine Excel-Tabelle, die auch alle Regularien bezüglich diverser Freibeträge und Steuersätze des Finanzamts miteinbezieht?

Wer seine Buchhaltung nicht regelmäßig auf den aktuellsten Stand im Sinne der Finanzgesetzgebung hält, kann auch nicht davon sprechen, dass er einen guten Überblick über seine Einnahmen und Ausgaben hat – schließlich gilt es, die Steuerlast realistisch abschätzen zu können, bevor sie entsteht. Softwareseitige Lösungen für die Finanzbuchhaltung sind in der Lage, Rechnungen nicht nur automatisiert zu erstellen, sondern sie auch systematisch und gemäß der aktuellen Gesetzgebung ordnungsgemäß zu erfassen.

Ebenfalls ist es möglich, Kontoauszüge automatisiert auslesen zu lassen. Das erspart dem Buchhalter respektive Unternehmer einen enormen Verwaltungsaufwand, den er lieber in die eigentliche Arbeit investiert. Eine automatisierte Finanzverwaltung kann außerdem dabei helfen, Fristen im Blick zu behalten und rechtzeitig Mahnungen zu schreiben bzw. ordnungsgemäße Zahlungseingänge zu registrieren.

Unternehmer müssen sich also vor allem darüber bewusst sein, wie viel Zeit sie mit ihrer Buchhaltung durchschnittlich verbringen und wie fehleranfällig ihre eigene Verwaltungsstrategie ist, wenn sie darüber nachdenken, eine Finanzbuchhaltungssoftware zum Einsatz zu bringen.