Die neue Art des Teamworks – Collaboration in Unternehmen

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Mit der zunehmenden Digitalisierung in Unternehmen verändert sich auch die Art der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen. Noch genauer: Statt Abteilungen setzen jetzt intern vernetzte Arbeitsgruppen Firmenprojekte um. Dies verlangt ein Umdenken in der gesamten Unternehmensstruktur.

Was leistet Collaboration als Software im Unternehmen?

Mit Hilfe von geeigneter Software zur Collaboration ist eine viel freiere Zusammenarbeit bei deutlich geringeren Fehlerquoten möglich. Auch müssen mit Hilfe dieser Technologie nicht länger Meetings anberaumt werden. Vielmehr können Treffen wie beim Vorgänger Skype ganz einfach per Videokonferenz von jedem beliebigen Ort aus durchgeführt werden. Dieser Vorzug trägt wesentlich zur erfolgreichen Unternehmensarbeit bei.

Im Grunde unterstützt dieses Tool der Groupware im Team das Sammeln von Ideen, die Bearbeitung von Informationen sowie die Integration dieser Informationen in ein Projekt. Damit die ausgetauschten Daten nicht missbräuchlich bekannt werden, können Zugriffsberechtigungen erteilt und so der Informationsfluss zwischen Teams sowie den Mitarbeitern im Team gesteuert werden. Mit Hilfe von Collaboration-Software wird es viel einfacher, spezielle Informationen zu finden und zu organisieren.

Welche Werkzeuge sind für effiziente Collaboration nötig?

Bei der Software zur Collaboration handelt es sich virtuell betrachtet um einen ganzen „Werkzeugkoffer“. Darin sind Recherchemedien wie elektronische Enzyklopädien, social Media Kanäle und Blogs enthalten. Mit deren Hilfe können

  • Teamkalender erstellt und Aufgaben geplant werden,
  • virtuelle Projekträume zugewiesen werden sowie
  • Diskussionsforen eröffnet oder Newsgroups eingerichtet werden.

Jedes einzelne Tool der Collaboration dient dem Zweck, gemeinsam schneller und genauer im Team zu arbeiten. Im digitalisierten Unternehmen bedeutet dies, dass der Begriff „Abteilung“ nur noch für Zuständigkeiten, nicht aber für getrennte Einzelarbeit steht. Das bedeutet nicht, dass der Mitarbeiter an seinem bisherigen Arbeitsplatz plötzlich seiner Pflichten enthoben ist. Nur können jetzt mehrere Mitarbeiter an verschiedenen Plätzen diese eine Arbeit ergänzen. Das kann für den Projektabschluss

Wie verändert Collaboration das Teamwork?

Collaboration ist nicht von einem festen PC-Arbeitsplatz abhängig. Statt Abteilungen entstehen jetzt Workspaces ohne zeitliche oder örtliche Einschränkungen. Selbst im Home Office kann die Projektarbeit fortgesetzt werden. Wer auch immer Dokumente bearbeitet, sieht bei der Recherche, von welchem anderen Mitarbeiter was zu welchem Zeitpunkt am Dokument geändert, ergänzt, gestrichen oder aktualisiert wurde.

Damit verhindern die Collaborationswerkzeuge Doppeltversionen oder Informationsverlust. Wichtig ist bei allen Vorteilen der Digitalisierung, dass es eine virtuelle Hierarchie zwischen den Mitarbeitern gibt. Das bedeutet, dass über die Software jedem im Team eine bestimmte Stufe an Zugriffsberechtigungen zugewiesen wird. Er bekommt also alle für das nötigen Informationen, kann aber nicht versehentlich auf andere, für andere Teams bestimmte Datensätze zugreifen.

Fazit

Collaboration spielt bei der Digitalisierung in Unternehmen eine wichtige Rolle. Die Werkzeuge dieser Software können wie in einer klassischen Abteilungs-Hierarchie durch Zugriffsberechtigungen im Team zugewiesen werden. Auch im Hinblick auf Datenvollständigkeit und -sicherheit ist Collaborations-Software für moderne Unternehmen von Vorteil.