Rechnungen schreiben – Das Wichtigste im Überblick

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© Andrey_Popov/shutterstock

Sie gehört zum Alltagsgeschäft eines jeden Unternehmens. Es gibt sie sowohl in schriftlicher als auch elektronischer Form und sie hilft Firmen dabei, ihren Anspruch auf Bezahlung geltend zu machen. Es geht um die Rechnung.

Ein Dokument, auf welchem erbrachte Dienstleistungen, verkaufte Produkte und dadurch entstandene Kosten genauestens dokumentiert sind. Damit das Schriftstück aber auch rechtsgültig ist und vom Finanzamt anerkannt wird, gibt es einige Vorschriften, die es zu beachten gilt.

Welche Pflichtangaben müssen auf eine Rechnung?

Gemäß des Umsatzsteuergesetzes dürfen folgende Inhalte nicht fehlen:

  • Rechnungsempfänger (Name und Anschrift)
  • Rechnungsersteller (Name und Anschrift)
  • Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Leistungsdatum und -umfang
  • Rechnungsbetrag(Netto)
  • Mehrwertsteuer
  • Zahlungsdatum
  • Gutschriften, Boni, Rabatte

Wichtig: Wer die Kleinunternehmerreglung in Anspruch nimmt, muss in der Regel keine Umsatzsteuer ausweisen. Damit die Kunden das auch wissen, ist ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung verpflichtend.

Händische Rechnungen sind oft fehlerhaft

Das betrifft besonders junge und kleine Unternehmen. Denn diese erstellen ihre Rechnungen aus Kostengründen meist einzeln und nicht selten händisch. Große Firmen hingegen nutzen spezielle Rechnungsprogramme oder direkt ERP-Systeme (mehr Informationen dazu gibt es hier), die ihnen die Arbeit abnehmen und deutlich erleichtern. Doch was tun, wenn ein Fehler passiert ist?

Zuerst muss man sich direkt mit dem entsprechenden Kunden in Verbindung setzen. Denn diesem fällt ein Mängel eventuell zunächst gar nicht auf. Außerdem ist man mit diesem Vorgehen stets auf der sicheren Seite gegenüber dem Finanzamt. Im schlimmsten Fall erfolgt eine Anzeige wegen Betrugs.

Das muss natürlich nicht sein. Daher ist es wichtig, mit dem Kunden zu reden und schnellstmöglich ein aktualisiertes Dokument nachzureichen. Das ist allerdings nur möglich, sofern die Rechnung noch nicht beglichen wurde. Erfolgte die Zahlung bereits, hilft nur eine Storno-Rechnung.

Digitale Rechnungen werden der Standard

Immer mehr Unternehmen verweigern sich schriftlichen Rechnungen und wünschen sich stattdessen eine elektronische Version. Wichtig ist in erster Linie, dass der Empfänger zustimmen muss, seine Rechnungen per E-Mail zu erhalten. Ansonsten kann er die Annahme und somit die Zahlung verweigern.

Inhaltlich unterscheidet sich das elektronische Modell nicht von dem Schriftlichen. Die Pflichtangaben bleiben identisch. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die Echtheit des Dokuments sowie die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein müssen. Was man darunter versteht, erfahren Interessierte hier.

Wie sieht es bei Rechnungen ins Ausland aus?

Zunächst muss man unterscheiden, ob sich der Empfänger im europäischen Ausland oder in einem sogenannten Drittland befindet. Dementsprechend ändern sich die zusätzlichen Pflichtangaben:

EU-Ausland Drittländer
  • Rechnungsnummer
  • Name und Adresse des Senders und des Empfängers
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Käufers
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des eigenen Unternehmens
  • Ausstellungsdatum
  • Erbrachte Leistung bzw. verkauftes Produkt
  • Lieferzeitpunkt
  • Nettobetrag
  • Keine Umsatzsteuer
  • Jeweilige Erwerbssteuer
  • Zusammenfassende Meldung
  • Keine Umsatzsteuer
  • Umsatzsteuersysteme beachten
  • Umsatzsteuer ist Betriebsausgabe (wenn keine Erstattung)

Gerade bei Rechnungen außerhalb der EU empfiehlt es sich, einen Experten aufzusuchen und sich auf der Seite der Bundeszentrale für Steuern über die Vorschriften des jeweiligen Empfängerlandes zu erkundigen. Diese sind nämlich nicht einheitlich geregelt.