Es gehört zum Standardrepertoire eines jeden Selbstständigen und ist auch in vielen anderen Beschäftigungsverhältnissen unabdingbar: das Schreiben korrekter Rechnungen. Wie üblich für bürokratisch-deutsche Verhältnisse gelten dafür auch hierzulande eine Reihe von Formalitäten, die in jedem Fall eingehalten werden müssen, damit die Rechnung auch als gültiges Dokument anerkannt wird. Dieser Text zeigt, was auf einen Fall fehlen darf.
Basisdaten: Aussteller, Leistungsempfänger, Leistung
Schon die vermeintlich einfachen Dinge können beim Rechnungsschreiben schnell kompliziert werden, sofern bestimmte Umstände eintreten. Eine Sache ist aber immer gleich: Die Adresse des Ausstellers muss vollständig auf die Rechnung. Dafür reicht auch eine Firmenanschrift oder eine Briefkasten-Adresse, sofern unter dieser theoretisch auch Post empfangen werden kann. Bei der Adresse des Leistungsempfängers sieht es schon anders aus: Hier muss die Anschrift nur vollständig drauf, wenn es sich um Beträge über dem „Kleinbetrag“ von 150 Euro handelt.
Achtung: Es muss sich im jeden Fall um den konkreten Empfänger einer Leistung handeln. Der Ort, an dem geleistet wurde oder ein Drittempfänger der Rechnung reichen dafür nicht aus. Tatsächlich postalisch zugestellte Rechnungen werden vom Leistungsempfänger üblicherweise mit einem Eingangsstempel abgestempelt. Das ist insbesondere wichtig für die Zahlungsfrist: Zählt die Rechnung als offiziell eingegangen, läuft die auf der Rechnung angegebene Frist.
Eine Sache für sich: Die Rechnungsnummer
Bei der Rechnungsnummer wird es für viele Menschen, die eben erst in die Selbstständigkeit gestartet sind, manchmal unübersichtlich. Das Wichtigste zuerst: Sie muss immer eindeutig sein. Das heißt, dass keine Rechnungsnummer mehr als einmal vergeben werden darf. Theoretisch genügt es also, für jede Rechnung einfach eine fortlaufende Nummer zu vergeben.
Wer allerdings nur hin und wieder mal eine Rechnung schreibt, kann hierbei schnell vergessen, bei welcher Zahl er zuletzt ‚stehengeblieben‘ ist. Etwas komplizierter, dafür aber wasserdicht, sind Rechnungsnummern, die nach einem bestimmten System vergeben werden. Ein beliebtes System ist beispielsweise ein Datumsformat. Demnach würde eine Rechnung, die am 1. Dezember 2018 ausgestellt wurde, die Nummer „20181201“ tragen.
Optional ließe sich hieran noch ein fortlaufender Zähler anhängen, damit auch mehr als eine Rechnung am selben Tag ausgestellt werden kann, beispielsweise „20181201-1“. Das Datumsformat gewährleistet eine eindeutige Nummer für jede Rechnung.
Weiteres: Zeitpunkte, Leistungsbeschreibungen, Steuernummern und Entgelt
Neben der korrekten Angabe von Aussteller, Empfänger und Rechnungsnummer müssen auf der Rechnung natürlich noch die Art der Leistung und das dafür bemessene Entgelt notiert werden. Bei der Leistungsbeschreibung gilt: Lieber etwas detaillierter als zu oberflächlich. Oft ist es für das Finanzamt entscheidend, welche Art von Tätigkeit tatsächlich abgerechnet wurde. Bei einer eingängigen Prüfung kann es durchaus passieren, dass unkonkrete Angaben – insbesondere bei Dienstleistungen – zu Schwierigkeiten führen können.
Schließlich werden verschiedene Tätigkeiten manchmal unterschiedlich besteuert und die schwammige Formulierung der Leistungsbeschreibung ist ein beliebtes Mittel, um Steuern unrechtmäßig zu vermeiden. Bei einem umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen müssen zusätzlich noch 7 oder 19 Prozent Umsatzsteuer berechnet werden, je nach Art des Angebots.
Die Steuer muss auf der Rechnung gesondert ausgewiesen werden, außer es wird das sogenannte „Reverse-Charge-Verfahren“ angewandt. Hierbei wird der Rechnungsempfänger in die Pflicht genommen, die fällige Umsatzsteuer zu berechnen und an das Finanzamt zu melden. Für die Steuernummer gilt: Auf eine Rechnung gehört lediglich die sogenannte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, wenn der Rechnungsbetrag die Geringfügigkeitsgrenze überschreitet.
Diese Nummer ist in der EU jeweils eindeutig einem Unternehmen zugeordnet und besteht aus neun Ziffern. Nichts verloren hat auf der Rechnung hingegen die persönliche Steuer-Identifikationsnummer, die jedem Menschen in Deutschland in der Regel ab Geburt zugewiesen wird. Diese Nummer besteht aus elf Ziffern und ist ebenfalls eindeutig und unveränderlich, muss aber in keinem Fall auf einer Rechnung stehen, sondern ist meist nur bei der Steuererklärung relevant.
In manchen Fällen verfügen Unternehmer zusätzlich noch über eine Steuernummer mit 13 Ziffern. Diese kennzeichnet unter anderem das zuständige Finanzamt und ändert sich deswegen auch bei einem Wohnortwechsel. Sie ist nötig, wenn der Unternehmer die sogenannte Kleinunternehmerregelung anwenden möchte. Dann ersetzt sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Hinweis: Kleinunternehmer müssen eine Umsatzsteuer-ID nicht auf einer Rechnung angeben, weil sie dank der Regel von der Ausweisung einer Umsatzsteuer befreit sind. Faustregel: Eine Nummer auf der Rechnung genügt, und diese muss entweder 13 oder neun Ziffern lang sein.
