Unternehmerwissen: Wie Dokumentenmanagement sinnvoll eingesetzt werden kann

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Jakub Jirsak/123rf.com

Wer kennt diese Aussage nicht: „Ich weiß, dass es dazu irgendwo ein Dokument gibt – nur wo?“ Zwar werden sich Menschen und Computer immer ähnlicher, trotzdem arbeitet das humanoide Gehirn noch immer anders als eine Festplatte. Informationen speichern wir verkürzt ab, um Energie zu sparen und leistungsfähig zu bleiben.

Daher kommt es, dass wir manchmal nur noch wissen, dass es eine Information gibt – aber nicht mehr wo sie ist oder was sie genau beinhaltet. Wie ein kluges Dokumentenmanagement diesbezüglich Abhilfe schaffen kann, zeigt dieser Text.

Digital oder analog? Auf die Handhabung kommt es an

Viele Unternehmer, die ihr Dokumentenmanagement vollständig digitalisiert haben, werden von den zahlreichen Vorteilen ihrer Dokumentenverwaltung sprechen. Klar: Digitale Dokumente sind schneller zu finden und von überall zu erreichen. Außerdem spart der Verzicht auf Papier Materialkosten.

Aber ist Digitalisierung deswegen immer besser? Nicht ganz: Wenn das Dokumentenmanagement nicht als aktive Stütze fürs menschliche Gehirn taugt, ist es ähnlich nützlich wie ein übervoller Aktenschrank ohne Sortiermechanismus. Damit wäre man auch schon beim Stichwort: Es kommt weniger darauf an, wie Dokumente beschaffen sind, sondern vielmehr ob ihre Sortierung intuitiv ist.

Ein Aktenschrank wie eine Bibliothek? Warum nicht!

Das Problem vieler Herangehensweisen fürs Dokumentenmanagement ist, dass sie nicht ausreichend in die Zukunft gedacht wurden, als sie einmal angelegt wurden. Wer denkt schon bei der Unternehmensgründung mit einigen wenigen Ordnern daran, dass irgendwann einmal der Zeitpunkt kommen könnte, an dem man vor lauter Ordnern nicht mehr durchsieht?

Ein praktisches Beispiel, wie sich eine solche Ordnung klug (wieder)herstellen lässt, bietet eine Bibliothek: Bücher sind hier, unabhängig von ihrer genauen Thematik, in einem speziellen System geordnet, das flexibel und quasi unendlich erweiterbar ist. Jedes Buch trägt einen Code, dessen Codierung genug Spielraum hat, um viele Millionen Bücher darunter zu klassifizieren.

Bestimmten Abteilungen werden beispielsweise bestimmte Anfangsbuchstaben zugewiesen, danach folgen Zahlenfolgen. Ein medizinisches Buch wird sich etwa immer unter „M“ finden lassen, ein bestimmtes medizinisches Buch lautet „M 6584“. Übertragen auf Unternehmen bedeutet das: Wann immer ein neuer Aktenordner archiviert wird, muss die Klassifizierung es erlauben, dass man sie einfach immer weiter fortschreiben kann.

Vom Social Web lernen: Tags

Aber wie findet man etwas, wenn man – wie im eingangs angeführten Beispiel – nicht einmal mehr konkrete Angaben dazu machen kann, beispielsweise aus welchem Jahr eine bestimmte Dokumentation stammt? Das lässt sich nun wiederum idealerweise digital lösen, und zwar indem jedem Dokument bestimmte „tags“, also Schlagworte, zugewiesen werden.

Wer beispielsweise nach Dokumenten einer älteren Reklamation sucht, kann in die digitale Suchmaske das entsprechende Wort eingeben und erhält eine nach Jahren oder anderen Kennzahlen sortierte Übersicht. Das hilft dem Gedächtnis auf die Sprünge, das sich oft nur noch an Fetzen und grobe Zusammenhänge erinnern kann. Eine kluges Dokumentenmanagement bedeutet schließlich auch, den Kopf für Wichtigeres frei zu haben.