CRM-Software: Richtige Verwendung für zufriedene Bestandskunden & wertvolle Neukunden

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Alexander Supertramp/shutterstock.com

Das Customer-Relationship-Management (CRM) wurde spätestens im Rahmen der Digitalisierung von Unternehmen in Angriff genommen. Selbst kleine Unternehmen haben die Wichtigkeit dieses Bereichs erkannt und arbeiten im Idealfall mit einer Software, um sowohl Bestandskunden als auch potenzielle Neukunden zu erfassen und bestmöglich zu betreuen.

Nicht selten wird der Verwendung von CRM-Software jedoch nachgesagt, dass diese lediglich Zeitverschwendung wäre oder die Prozesse deutlich in die Länge ziehen würde, wodurch die Produktivität des Vertriebs erheblich sinkt. All das ist aber auf eine nicht vollständig durchdachte Verwendung der Software im Unternehmen zurückzuführen. Durch eine CRM-Software (häufig verwendet: https://www.akquisemanager.com/) ergibt sich, sofern sinnvoll eingesetzt, mehr Effizienz und Transparenz, höhere Kundenzufriedenheit, eine deutlich verbesserte Kundenbindungsquote sowie die Möglichkeit zur detaillierten Analyse von Kunden und Vertriebsmitarbeitern.

Perfekte Vorbereitung und permanenter Überblick

Die perfekte Vorbereitung auf ein jedes Vertriebsgespräch ist das A und O. In einem Telefonat vorab oder in der Anfrage an sich teilen potenzielle Kunden bereits meist wichtige und nützliche Informationen zum Unternehmen mit und erläutert, welche Probleme gelöst werden müssen. Dieser Input sollte für jedes weitere Gespräche unbedingt per CRM-Software festgehalten werden. Wenn dies nicht geschieht, dann gehen wertvolle Informationen für Folgetermine verloren und der reibungslose Start in eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung oder gar der Vertragsabschluss an sich werden dadurch nahezu unmöglich.

Strukturierte Daten bei Neukundengewinnung

Auch durch die Strukturierung von vorhandenen Daten potenzieller Kunden kann der Vertrieb bzw. der Vertriebsprozess noch effizienter gestaltet werden und bei der Neukundengewinnung helfen. Ein Bestand an Adressen, welcher über Veranstaltungen, mit Hilfe von Lead Magneten oder durch Partnerschaften generiert wurde, kann durch sogenannte Marktsegmentierung in Gruppen mit bestimmten Eigenschaften (z.B. Branchen, B2B vs. B2C etc.) gesplittet werden. So können Kunden oder potentielle Neukunden beispielsweise nach Branchen kategorisiert werden, wobei sich ein speziell geschulter Mitarbeiter auf eine bestimmte Branche fokussiert.

Kundenbeziehungen festigen

Hat man einen Kunden gewonnen, so gilt es nun, eine Beziehung zu ihm aufzubauen. Jeder Neukunde möchte sich bestens betreut fühlen und der regelmäßige Kontakt, ob vor Ort, schriftlich oder per Telefon, trägt zu einer guten Geschäftsbeziehung bei. Durch eine CRM-Software lässt sich die Kundenkommunikation problemlos organisieren und abwickeln. Mit Hilfe der protokollierten Kontakthistorie erhalten die Mitarbeiter einen Überblick über den Status Quo und darüber, wo beim Anruf oder bei einer E-Mail inhaltlich angesetzt werden sollte. So funktioniert schlussendlich zielführende Kundenkommunikation.

Welche Verbesserungen sind durch ein CRM zu erwarten?

Der größte Vorteil ist, dass alle Informationen zu einem Kunden oder Interessenten gebündelt und für alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter stets zugänglich sind. Bisherige Korrespondenzen können durch ein CRM-Tool protokolliert und künftige Mails oder Gespräche können hier zentral und transparent terminiert werden. Möglich ist zudem die Einrichtung von Erinnerungen und Wiedervorlagen, die Mitarbeiter darüber informieren, dass beispielsweise ein Kunde schon länger nichts mehr bestellt hat oder dass die Produktlizenz eines Kunden zeitnah ausläuft und demjenigen ein spezifisches Angebot unterbreitet werden sollte, um ihn weiter zu binden. All das sorgt für effizienten Ressourceneinsatz und transparente Kommunikation sowie für größtmögliche Kundenzufriedenheit und langfristige Umsatzsteigerung.

Fazit

Eine CRM-Software ist unabdingbar für jedes Unternehmen. Egal, ob es sich um ein kleines Unternehmen handelt oder um einen großen Konzern. Wer die Daten zuverlässig pflegt und stets auf dem aktuellen Stand hält, wird in vielerlei Hinsicht von dieser Sorgfalt profitieren.