Geschäftsreise in die USA: Über Visum, ESTA & Co.

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Eine Geschäftsreise in die USA ist heutzutage nicht unüblich. Trotzdem sollten Geschäftsreisende bei der Antragsprozedur ein wenig Geld und vor allem Zeit mit einplanen. Im Normalfall sollte eine Reisegenehmigung für kurze Aufenthalte innerhalb weniger Minuten oder Stunden ausgestellt sein. Wer länger bleiben will, braucht aber etwas Vorlauf.

Was kostet eine Einreisegenehmigung in die USA?

Wer bloß für kurze Zeit – bis zu 90 Tage – in die USA einreisen will, braucht statt einem vollumfänglichen Visum lediglich eine Einreisegenehmigung, die Electronic System for Travel Authorization (ESTA). Die ESTA kann bequem und schnell online ausgefüllt werden und wird in der Regel direkt im Anschluss ausgestellt. Die Kosten einer ESTA belaufen sich auf 29,95 Euro pro Person. Hinzu kommen in der Regel noch wenige Gebühren. Da die ESTA in der heimischen Währung elektronisch bezahlt wird, muss man sich keine Sorgen um eventuelle Kursschwankungen oder Gebühren für die Umrechnung von der eigenen in die Fremdwährung machen.

Neuerdings lässt sich die ESTA sogar mithilfe von Online-Bezahldiensten wie PayPal bezahlen. Wenn es besonders schnell gehen muss, lässt sich die ESTA auch im Eilverfahren beantragen. Bei einem regulären Ausstellungsverfahren kann es durchaus einige Tage dauern, bis der ESTA Antrag geprüft worden ist und die Genehmigung vorliegt. Normalerweise kümmert man sich daher um die ESTA bereits einige Tage vor dem Abflug. Hin und wieder kommt es aber vor, dass Geschäftsreisende äußerst spontan verreisen müssen. Das Eilverfahren kostet noch einmal weitere 9,95 Euro zuzüglich zu den 29,95 Euro für die reguläre ESTA.

Wer das Eilverfahren nutzt, sollte eine entsprechend schnelle Bezahlmethode – beispielsweise PayPal oder Sofortüberweisung – nutzen, damit die Ausstellung auch wirklich zügig vonstatten geht. Beim Eilverfahren wird die ESTA nicht selten innerhalb weniger Minuten ausgestellt. Das lässt sich also problemlos sogar noch auf dem Weg zum Flughafen erledigen.

Das B-1-Visum für die längere Geschäftsreise in die USA

Für geschäftliche Aufenthalte über 90 Tage wird ein ‚richtiges‘ Visum fällig. In den USA gibt es viele verschiedene Typen von Visa, die je nach Situation ausgestellt werden. Bei etwas längeren Geschäftsreisen wird in aller Regel das sogenannte B-1-Visum ausgestellt. Es handelt sich dabei um ein Nichteinwanderungsvisum, das B steht für „business visitor“. Wer ein B-1-Visum beantragt, sollte aus rein geschäftlichen Gründen in die USA einreisen.

Beim Ausfüllen des umfangreichen Fragebogens für die Beantragung eines Visums müssen die Einreisenden auch angeben und nachweisen, mit welcher Motivation sie einreisen. Legitime Gründe sind hierfür unter anderem:

  • Konferenzen und Forschungsaufenthalte (letztere unabhängig und unbezahlt)
  • Vertragsabschlüsse und Verhandlungen
  • Innerbetriebliche Aus- und Weiterbildungen
  • Geschäfts- und Kundenkontakte
  • Montagearbeiten
  • Geschäftsgründungen sowie der Ankauf oder die Pacht von betrieblichen Objekten

Wer neben diesen rein beruflichen Motivationen auch noch aus touristischen Gründen länger in den USA bleiben möchte, für den gibt es noch eine weitere Möglichkeit: das kombinierte B-1/B-2-Visum. Unter der Kategorie „B-2“ fassen die US-Behörden eher touristische Reisemotivationen zusammen, beispielsweise kurze Studienaufenthalte oder ein Familienbesuch. Da viele Reisende in der Vergangenheit jedoch Berufliches und Privates mit einem Aufenthalt verbunden haben, wurde das Kombi-Visum bereitgestellt.

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Visa für längere Aufenthalten in den USA sind oft deutlich teurer als die ESTA. Aktuell liegen die Sätze für ein B-1-Visum bei 160 Dollar, das entspricht derzeit 144 Euro. Zusätzlich sollten die Reisenden noch mögliche weitere Kosten einplanen, beispielsweise für einen Konsulatstermin oder die Beantragung oder Verlängerung des Reisepasses. Für den Reisepass gilt: Dieser muss nicht nur für die Dauer des Aufenthaltes, sondern auch darüber hinaus mindestens sechs weitere Monate gültig sein. Hier lohnt es sich, schon etwas zeitiger zu prüfen, ob der Reisepass noch so lange gültig ist.

Ist der Pass seit weniger als 24 Jahren nicht verlängert worden, kostet die Verlängerung aktuell 37,50 Euro. Wer der Pass schon seit über 24 Jahren seine Gültigkeit verloren hat, werden 59 Euro fällig – das kommt dann einer Neuausstellung des Passes gleich. Zudem braucht die Verlängerung des Reisepasses Zeit. Deswegen sollte dieses Prozedere am besten abgeschlossen sein, bevor man sich an die Beantragung eines Visums für die Einreise in die USA macht. Sonst wird der Reisepass im Antragsprozess zum Flaschenhals.

Was muss man bei einer Geschäftsreise in die USA weiterhin beachten?

Wer in die USA reist, sollte sich neben dem Prozedere zur Einreisegenehmigung auch über die Bestimmungen bezüglich des Reisegepäcks informieren. Zunächst gelten hier die internationalen Bestimmungen, welche unter anderem die Mitnahme von Flüssigkeiten stark begrenzen. Gerade bei Übersee-Reisen können aber unter Umständen noch weitere Regelungen und Gesetze greifen, die die US-amerikanischen Einreisebehörden äußerst ernst nehmen.

Das betrifft beispielsweise die Ein- und Ausfuhr von Tabakprodukten und Alkohol oder die Mitnahme von spitzen und scharfen Gegenständen im Reise- oder Handgepäck. Zudem kann es passieren, dass das Flughafenpersonal Reisende stichprobenartig zu einer Intensivkontrolle heranzieht. Dann gibt der Reisende sein Handgepäck zur Durchsuchung ab und muss sich zudem einer Untersuchung in einem Ganzkörperscanner unterziehen. Bestimmte Produkte, die den Einfuhrbedingungen der USA nicht entsprechen, sollten also auch nicht am Körper getragen werden.