Präsentationen kommen in vielen Bereichen der Arbeitswelt zum Einsatz und bereiten doch so manchem Arbeitnehmer und Unternehmen Bauchschmerzen. Wie kann man eine professionelle und zielführende Präsentation erstellen und welche Optimierungsmöglichkeiten gibt es?
Tipps 1: Hilfe bei Experten suchen
Wird eine Präsentation für einen besonders wichtigen Anlass wie etwa die Suche nach Investoren benötigt, sind an sie hohe Anforderungen und Erwartungen geknüpft. Wer sich das Erstellen einer professionellen Präsentation für einen wichtigen Anlass nicht selbst zutraut oder die dafür benötigte Zeit nicht zur Verfügung hat, der kann stattdessen eine Präsentationsagentur beauftragen. Das spart nicht nur jede Menge wertvolle Zeit ein, sondern sorgt auch für eine perfekte Präsentation. Dazu ist es im Vorfeld wichtig, dem Anbieter die eigene Zielsetzung zu erläutern und das Material bereitzustellen. Daraus fertigen die Experten anschließend eine Präsentation an. Sie kann in der Regel ohne weitere Anpassungen verwendet werden, lässt sich auf Wunsch jedoch selbstverständlich noch anpassen.
Tipp 2: Individualität schaffen und sich abheben
Nutzt man für das Erstellen einer Präsentation gängige Software, greifen viele Menschen auf hierin vorhandene Vorlagen zurück und füllen diese mit den individuellen Inhalten. Das ist durchaus praktisch, da Vorlagen Zeit sparen und bereits eine gute Basis für eine ansprechende Präsentation sind. Werden diese Vorlagen jedoch ohne Anpassung übernommen, wirkt die Präsentation im Anschluss unter Umständen beliebig. In den meisten Programmen ist es möglich, die vorhandenen Vorlagen nach individuellen Kriterien anzupassen und das muss gar nicht viel Zeit in Anspruch nehmen. Eine solche Anpassung von Präsentationsvorlagen vor der weiteren Bearbeitung ist immer dann ratsam, wenn man sich von der Masse abheben und einen bleibenden Eindruck hinterlassen möchte.
Tipp 3: Texte auf ein Mindestmaß kürzen
Die Kernaussagen einer Präsentation sollten kurz und knackig formuliert sein. Lange Textelemente haben hier nichts zu suchen, denn damit verliert man das Interesse und die Aufmerksamkeit der Personen, die man mit seiner Präsentation anspricht. Daher gehört auch das Kürzen von Textbestandteilen zu den wichtigen Optimierungsschritten rund um eine gelungene Präsentation. In der Rohfassung können Textbausteine ruhig noch etwas ausführlicher gehalten sein, um keine relevanten Inhalte zu vergessen. Spätestens während der Überarbeitung sollte man hier jedoch Kürzungen vornehmen und die Aussage auf das unbedingt notwendige Mindestmaß an Wörtern reduzieren. Das gilt selbstverständlich nicht nur für die Kernaussagen der Präsentation, sondern auch für alle weiteren textlichen Inhalte.
Tipp 4: Gestalterische Elemente wie Grafiken, Fotos und Videos einbinden
Für die Präsentationsgestaltung lassen sich eine Vielzahl von Elementen nutzen. Gerade für die Veranschaulichung komplexer Datenmengen oder Zusammenhänge zwischen unterschiedlichen Faktoren bieten sich Schaubilder an. Darüber ist es möglich, mit einem Blick einen Sachverhalt zu erfassen. Auch Audiodateien und Videos eignen sich hervorragend, um eine Präsentation einerseits abwechslungsreich zu gestalten und andererseits Themen kompakt darzustellen.
