Um bei Besprechungen nicht mit ewig langen Reden zu langweilen und das Meeting ein wenig aufzulockern, ist Powerpoint nach wie vor besser geeignet als jedes andere PC-Programm. Komplexe Sachverhalte müssen nicht mühevoll umschrieben werden, da Diagramme, Bilder und Videos zur Veranschaulichung genutzt werden können.
Damit das Arbeiten mit der bereits mehrere Jahrzehnte alten Präsentationssoftware nicht altbacken wirkt, müssen Nutzer dennoch einiges beachten. Bei einem Meeting mit Geschäftskunden und -partnern wirkt das komplette Unternehmen sonst schnell unmodern und so gar nicht up-to-Date.
Alte Präsentationen wiederverwenden
Oft ist es sinnvoll, Powerpointpräsentationen nach der Benutzung nicht sofort zu löschen. Gerade Inhalte, welche die Firmengeschichte erzählen, Strukturen erklären oder seit Jahren verkaufte Produkte vorstellen, werden oft häufig benötigt: Sei es bei Treffen mit Partnern, Lieferanten und Kunden, aber auch auf Messen oder zu vielen anderen Anlässen.
Damit die Präsentation dennoch auf dem neusten Stand ist, muss der Inhalt natürlich vor der Verwendung aktualisiert werden. Neue Informationen und Sachverhalte können ganz einfach hinzugefügt werden. Doch der Nutzer sollte auch aufs Design der Folien achten: Sie müssen unbedingt einheitlich sein, sonst wirkt das Ganze schnell unprofessionell. Daher müssen neue Folien auf das firmeneigene Powerpoint Layout übertragen werden. Das ist oft schwieriger als gedacht. Hilfe bieten spezielle Programme oder Powerpoint-Agenturen, welche diese Aufgaben für ein Unternehmen schnell und kompetent erledigen.
Weniger ist mehr
Das gilt zumindest für den Text: Niemand möchte bei einer Powerpointpräsentation Romane lesen müssen. Besser sind kurze, knappe Stichpunkte oder Sätze, die Sachverhalte gezielt auf den Punkt bringen. Zur Untermauerung und zum besseren Verständnis werden an den geeigneten Stellen grafische Hilfen wie Diagramme, Bilder oder Videosequenzen eingefügt. Organigramme zeigen schnell und einfach auf, wer im Unternehmen welche Stellung innehat – und wer für welches Anliegen der perfekte Ansprechpartner ist. Das erspart Kunden und Geschäftspartnern später lästiges Herumtelefonieren auf der Suche nach einem Verantwortlichen.
Alles korrekt?
Nichts wirkt unprofessioneller als eine fehlerhafte Powerpointpräsentation. Das ist nicht nur peinlich für die Person, die den Vortrag hält – es wirft ein schlechtes Licht auf das komplette Unternehmen. Daher nimmt man sich nach der Erstellung einer solchen Präsentation ausreichend Zeit, um zu überprüfen, ob tatsächlich alle Fakten stimmen. Auch auf Rechtschreibung und Grammatik muss hier aufgrund der Außenwirkung ganz besonders geachtet werden. Im besten Fall lässt man die fertige Powerpointpräsentation von einem Kollegen gegenlesen. Vier Augen sehen bekanntlich mehr als zwei!
Der Ton macht die Musik
Auch wenn es am Ende darum geht, etwas zu verkaufen oder anderweitig Profit für das eigene Unternehmen aus der Präsentation zu schlagen: Ein zu werbender Ton schreckt ab und macht auf zukünftige (Geschäfts)Kunden keinen guten Eindruck. Besser ist ein informativer Stil, bei dem auch kleine Nachteile eingestanden werden. Hin und wieder eine lustige Anekdote einzuflechten, ist sicher nicht falsch. Übertreibt es der Vortragende damit, macht das allerdings keinen seriösen Eindruck beim Gegenüber.
