Was sollte eine professionelle Desksharing-Software können?

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fizkes/shutterstock.com

Desksharing ist in der heimischen Arbeitswelt angekommen. Das Konzept aus den USA besagt, dass sich die Mitarbeiter selbst jeden Tag ihren Workspace im Office über eine Desksharing-Software buchen. Damit entscheiden diese auch, ob sie im Büro selbst oder doch im Home-Office tätig werden. Das hat für Unternehmen sowie Mitarbeiter verschiedene Vorteile. Wichtig ist, dass die Software reibungslos funktioniert und damit zum Beispiel mehr Flexibilität in die Selbstorganisation der Büroangestellten bringt.

Leistungsdaten einer professionellen Desksharing Software

Professionelles Arbeiten trägt immer den Samen eines klaren Managements in sich. Das bedeutet auch, dass jeder im Rahmen der Unternehmensregeln gewisse persönliche Freiheiten genießen darf. Desksharing-Software bietet hier das erweiterte User-Management an. Jeder Angestellte kann sich von allen ihm zur Verfügung stehenden digitalen Endgeräten einen Workspace reservieren. Man wählt den Standort, die Etage und den Platz. Die Berechtigung zeigt an, ob dort die betreffende Person aus Sicherheitsgründen auch arbeiten darf.

Desksharing Software kann Kreativität fördern

Fachgerecht gehandhabte Desksharing-Software vermittelt zudem eine neue Form der Kreativität und des nützlichen Gedankenaustausches. Man sitzt nicht immer neben der gleichen Person, deren Sätze man im Schlaf vervollständigen kann. Frischer Input durch stetig wechselnde Sitznachbarn kann in vielen Unternehmensbereichen zu kreativen Befruchtungen und neuen Methoden der Problemlösung führen.

Übersichtliche Platzwahl

Statt einfach Sitzplatzverweise oder die entsprechenden Nummern aufzulisten, macht es eine Software für Desksharing visuell ansprechender. Die Platzwahl findet über ausgezeichnet dargestellte und einfach wiederzuerkennende Raumpläne samt Textausgestaltung statt. Das macht die freie Platzreservierung unkomplizierter.

Simpler Zugang über SSO

Desksharing Tools wie desk.ly überzeugt Unternehmen und deren Mitarbeiter auch dadurch, dass damit SSO, also Single Sign On über Anwendungen wie Google Single Sign On oder auch Microsoft Azure, möglich ist. Damit ist ein ständiges Einloggen unnötig, nachdem die Zugangsdaten einmal eingegeben wurden.

Kollegen einfach finden

Wer von Zuhause aus einen Arbeitsplatz bucht, möchte oft wissen, wer noch im Büro ist. Neben der sozialen Komponente ist das vor allem für den direkten Wissenstransfer vor Ort entscheidend. Meetings von Angesicht zu Angesicht sind nur so möglich. Eine Desksharing Software leistet mit Funktionen wie „Wer ist im Büro“ hierbei eine wertvolle Hilfestellung.

Kinderleichte Handhabe

Je mehr Arbeit in einem Produkt und einer Software steckt, desto simpler sieht alles aus. Desksharing-Tools, die den Arbeitsprozess erleichtern, lassen sich in der Regel ohne Schulungsaufwand intuitiv bedienen. Die Mitarbeiter können also sofort loslegen.

In welchen Branchen ist Desksharing sinnvoll?

Klar ist, dass Desksharing dort sinnvoll eingesetzt werden kann, wo überwiegend digital gearbeitet wird. Das bedeutet, dass das Arbeiten von Zuhause aus auch möglich sein muss. Andernfalls würde die Flexibilität verloren gehen. Zudem müssen die Unternehmen sicherstellen, dass von jedem Computerarbeitsplatz auf alle relevanten Daten für den Arbeitsprozess zugegriffen werden kann. Server- oder Cloudlösungen ermöglichen genau das. Und letztlich sollte jeder Arbeitsplatz technisch auf die Anforderungen angepasst werden.

Regeln für praktikables Desksharing

Da niemand über einen längeren Zeitraum an ein und demselben Workspace tätig ist, muss jeder davon nach vollendeter Arbeit sauber und aufgeräumt verlassen werden. Persönliche Gegenstände wie Fotos oder Kindermalereien sollten nicht aufgehängt werden. Kurz gesagt: Jeder sollte den Desksharing-Arbeitsplatz so verlassen, wie er ihn vorgefunden hat.