Anrufbeantworter besprechen: Tipps für einen professionellen Ansagetext

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Ein wichtiger Bestandteil des Kundenservices ist, dass Unternehmen auch außerhalb der Öffnungszeiten für ihre Kunden eine telefonische Auskunft bieten. In Form einer professionellen Anrufbeantworter-Ansage kann beispielsweise auf die Öffnungszeiten, alternative Kontaktmöglichkeiten oder eine Servicehotline verwiesen werden. Für einen positiven ersten Eindruck ist eine professionelle Ansage auf dem Anrufbeantworter daher unverzichtbar. Wir geben Tipps wie Unternehmen diese Ansage gestalten können und was es unbedingt zu vermeiden gilt.

So gelingt der professionelle Ansagetext

Ein wichtiger Aspekt beim Einrichten eines Anrufbeantworters ist, dass dieser außerhalb der Öffnungszeiten möglichst schnell anspringt. Schließlich sollten potentielle Kunden und Bestandskunden nicht zu lange in der Leitung warten müssen. Ein längeres Klingelzeichen vermittelt Anrufern, dass ihr Anruf in Kürze angenommen wird und erhöht die Frustration über einen anspringenden Anrufbeantworter. Hierzu ist es technisch möglich, den AB direkt bei eingehendem Anruf einzuschalten und Kunden dadurch die Wartezeit zu ersparen.

Der Sprecher oder die Sprecherin

Idealerweise lässt ein Unternehmen seinen Anrufbeantworter von professionellen Sprechern oder Sprecherinnen einrichten. Sie haben eine exzellente Ausdrucksweise, das perfekte Sprechtempo und eine sympathische Stimmlage. Unternehmen erhalten beispielsweise hochwertige Anrufbeantworter-Ansagen von 1a-telefonansagen.de und können bei diesem Anbieter eigene Wünsche äußern. Das Resultat ist eine Bandansage, die einen freundlichen und professionellen Eindruck beim Anrufer hinterlässt.

Der Inhalt der Ansage

Ebenfalls wichtig ist die inhaltliche Qualität der nun folgenden Ansage. Sie sollte möglichst kurz und bündig sein. Außerdem muss sie nützliche Informationen für den Anrufer enthalten. Diese können die allgemeinen Geschäftszeiten benennen oder um das Hinterlassen von Kontaktdaten zum Rückruf am nächsten Werktag bitten. Hilfreich ist es auch, dem Kunden eine alternative Möglichkeit zur Mitteilung seines Anliegens anzubieten. Das kann per E-Mail oder über eine extern betreute Service-Hotline erfolgen. Wichtig beim Inhalt der Bandansage ist ihre Aktualität. Ändern sich beispielsweise die Geschäftszeiten, muss das unbedingt in einer neuen Ansage berücksichtigt werden. Während der Betriebsferien oder über Feiertage kann eine temporäre Ansage mit einem abgestimmten Inhalt ausgespielt werden.

Typische Fehler bei Anrufbeantworter-Ansagen

Einige klassische Fehler schleichen sich auch bei großen Unternehmen immer wieder in die Ansage auf dem Anrufbeantworter ein. Dazu gehört beispielsweise eine schlechte Tonqualität durch störende Hintergrundgeräusche. Sie lassen sich vermeiden, indem man für die Aufnahme in einen ruhigen Raum mit wenig Halleffekt geht. Auch zu lange, nicht mehr aktuelle oder wenig aussagekräftige Texte gehören zu den typischen Fehlern. Darüber hinaus können eine monotone Sprechweise, eine undeutliche Aussprache, eine zu lustige Telefonansage oder ein starker Dialekt des Sprechers abschreckend auf Kunden wirken.

Wer als Unternehmer seinen Anrufbeantworter selbst besprechen möchte, der sollte das Ergebnis unbedingt auf die genannten Fehler hin überprüfen und gegebenenfalls nachbessern. Für eine freundliche Stimmlage ist es übrigens hilfreich beim Besprechen des Anrufbeantworters zu lächeln.