Homeoffice in Zeiten von Corona: Die wichtigsten Tipps für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

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Das Corona-Virus wirkt sich verheerend auf viele Wirtschaftszweige aus. Die meisten Geschäfte müssen schließen und viele Menschen haben keine Möglichkeit, ihrer Arbeit nachzugehen. Eine Ausnahme bilden Branchen mit IT-Fokus. Hier kann ein großer Teil der Angestellten im Homeoffice arbeiten. Doch funktioniert das wirklich genauso gut wie im Büro? Die einfache Antwort: Ja! Einige Dinge müssen von Arbeitnehmern und Arbeitgebern aber beachtet werden.

Technische Voraussetzungen für die Arbeit im Homeoffice

Eine Grundvoraussetzung für eine Verlagerung des Arbeitsplatzes nach Hause ist eine ausreichend schnelle Internetverbindung. Müssen regelmäßig größere Datenmengen versendet und empfangen werden, würde eine geringe Bandbreite unmittelbar zu einem Verlust von Arbeitszeit führen. Doch auch für die regelmäßige Durchführung von Videokonferenzen ist eine schnelle Internetverbindung erforderlich. Ist diese Voraussetzung nicht erfüllt, besteht eine Möglichkeit in der Wahl eines neuen Tarifs mit mehr Bandbreite. Inwieweit eine Übernahme der Kosten möglich ist, ist vorab mit dem Arbeitgeber zu klären.

Weiterhin muss die telefonische Erreichbarkeit während der Arbeitszeit sichergestellt sein. Dabei sollte jeder Angestellte über einen Firmenanschluss verfügen und nicht über seine Privatnummer telefonieren müssen. Möglich ist dies zum Beispiel mit speziellen Apps, die die Einrichtung einer entsprechenden Weiterleitung ermöglichen. Eine weitere Möglichkeit ist Voice over IP, wobei die Verbindung über die Internetleitung aufgebaut wird. Neben der Bereitstellung geeigneter Kommunikationsmöglichkeiten spielt die PC-Sicherheit eine entscheidende Rolle. Grundsätzlich empfiehlt es sich, dass Mitarbeiter nicht mit ihrem privaten Rechner arbeiten. Der Arbeitgeber sollte ein separates Gerät zur Verfügung stellen. Darüber hinaus sind einige weitere Dinge zu beachten:

  • Verwendung sicherer Passwörter
  • Regelmäßige Durchführung von Updates
  • Nutzung von VPN
  • Verschlüsselung von Festplatten
  • Geschützter Zugriff auf Firmen-PCs durch Fernsteuerung

Software-Lösungen für das Homeoffice

Wer überwiegend im Team arbeitet, muss auch im Homeoffice die Möglichkeit haben, mit seinen Team-Mitgliedern zu agieren. Dafür gibt es eine Reihe von Collaboration Tools. Eine gute Lösung ist beispielsweise Office 365. Dabei handelt es sich um eine gut skalierbare Lösung, mit der man seine Prozesse schnell auf neue Bedingungen umstellen kann. Sie verfügt über eine E-Mail-Anbindung, gemeinsame Kalender, Cloud-Speicher und zahlreiche weitere Funktionen. Ein besonders wichtiges Feature ist die Echtzeitbearbeitung von Dokumenten. Damit können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an Aufgaben arbeiten.

Hinweis: Da die Implementierung von Systemen wie Office 365 abhängig von der Ausgangslage einige Vorkenntnisse erfordert, kann ein wenig Unterstützung erforderlich sein. Die bekommt man beispielsweise bei Compipower.

Daneben gibt es zahlreiche weitere Tools, mit denen sich die Arbeit im Homeoffice deutlich effizienter gestalten lässt. Eine Auswahl.

  • Slack: Mit Slack ist es unkompliziert möglich, offene und geschlossene Chats einzurichten, über die Mitarbeiter miteinander kommunizieren können. Es gibt Video-Konferenzen bis zu 15 Personen, Datentransfers und eine Archiv- und Suchfunktion
  • Teamviewer: Gerade, wenn man spontan ins Homeoffice wechselt und noch auf Daten von seinem Büro-PC zugreifen muss, ist der Teamviewer eine gute Wahl. Damit lassen sich PCs unkompliziert aus der Ferne warten und Daten können einfach per Drag & Drop übertragen werden.
  • Trello: Wenn man außerhalb des Büros arbeitet und nicht mehr uneingeschränkt mit seinen Team-Mitgliedern kommunizieren kann, kommt der Projektorganisation eine besondere Bedeutung zu. Gut eignen sich hierfür Tools wie Trello. Damit lassen sich Aufgaben und Teams zusammenstellen und alle Beteiligten unkompliziert per E-Mail-Nachricht über neue  Tasks informieren.

Tipps für effektives Arbeiten im Homeoffice

Ein oft gehörter Einwand gegen das Homeoffice betrifft die vielen Ablenkungen, die das konzentrierte Arbeiten vermeintlich erschweren. Auch wenden viele Arbeitgeber ein, dass sie nicht mehr so leicht kontrollieren können, ob ihre Angestellten ihre Aufgaben in vollem Umfang erledigen. Tatsächlich handelt es sich dabei oft um unbegründete Sorgen. Wie eine Studie der Stanford University zeigt, legen Menschen im Homeoffice im Durchschnitt sogar mehr Arbeitseifer an den Tag. Damit dies möglich ist, sollten aber einige Hinweise beachtet werden.

1. Störfaktoren ausschalten

Ablenkungen wie Fernseher, Radios und Sofas können zu einer unzureichenden Trennung des Arbeitsplatzes vom privaten Umfeld und damit zu Produktivitätseinschränkungen führen. Wenn man die Möglichkeit hat, sollte man sich deshalb zuhause ein separates Zimmer zum Arbeiten einrichten, das man möglichst frei von persönlichen Gegenständen hält.

2. Klare Arbeitszeiten festlegen

Ein großer Vorteil bei der Arbeit im Homeoffice besteht in der Flexibilität. Diese kann sich aber auch nachteilig auswirken, etwa dann, wenn die zeitliche Organisation des Tagesablaufs beeinträchtigt wird. Mitarbeiter sollten deshalb ihren Arbeitstag genauso strukturieren wie zuvor. Dazu zählen ein fester Start, feste Pausenzeiten und ein fester Feierabend. Um die Zeitplanung während des Arbeitstages gut im Blick zu halten, kann man verschiedene Tools nutzen. Ein gutes Beispiel hierfür ist toggl. Dabei handelt es sich um eine Tracking-App, mit der man den Zeitaufwand für einzelne Aufgaben dokumentieren kann.

3. Für Arbeitgeber: Nicht mehr Erreichbarkeit fordern als nötig

Viele Arbeitgeber gehen davon aus, dass sie Arbeitnehmer während der Zeit im Homeoffice auch nach Feierabend noch anrufen können, da sie ja ohnehin den ganzen Tag zuhause seien. Davon sollten Arbeitgeber unbedingt absehen. Die ständige Erreichbarkeit von Angestellten ist ein Problem, das sich nachhaltig auf die Psyche auswirken kann. Deshalb sollten Arbeitgeber gemeinsam mit ihren Angestellten klare Regeln aufstellen, von wann bis wann sie erreichbar sein müssen. Auch für dringende Notfälle sollte eine Vorgehensweise festgelegt werden.