Datenschutz beim Recruiting: Sensibilität beim Umgang mit Bewerberdaten

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Die große Veränderungswelle der Datenschutzgrundverordnung ist abgeflacht. Datenschutz wurde in alle Unternehmensbereiche integriert und ist zur Selbstverständlichkeit geworden. Doch wie verhält es sich, wenn Beschäftigte über einen Headhunter nach beruflicher Veränderung suchen?

Das Thema Datenschutz beim Recruiting und in der Personalvermittlung muss mit einem guten Gespür zwischen notwendiger Datenweitergabe und Schutz der Bewerbenden durchgeführt werden. Sucht jemand aus einer ungekündigten Stelle heraus einen neuen Wirkungskreis, ist die Zahl Personen, die Dateneinsicht auf ein Minimum beschränkt und jeder Schritt unterliegt der DSGVO.

Was darf ein Headhunter?

Für Headhunter sind insbesondere qualifizierte Fachkräfte mit Berufserfahrung interessant. Es ist daher eine gängige Praxis, vielversprechende Bewerber für vakante Stellen abzuwerben. Diese Vorgehensweise ist völlig legitim, denn jedes Unternehmen möchte nur die Besten und für Arbeitnehmende können sich ungeahnte Chancen bieten. Wichtig ist, dass Headhunter sich genau an die gesetzlichen Vorgaben halten. Für eine Auswahl dürfen Headhunter nur die persönlichen Daten verwenden, die von geeigneten Bewerbern selbst in Internet gestellt werden.

In Businessnetzwerken wie XING oder LinkedIn können Profile mit Kontaktdaten und Lebensläufen ergänzt werden. Diese veröffentlichten Daten dürfen für eine Kontaktaufnahme genutzt werden. Es kann jedoch auch passieren, dass Headhunter die Kommunikationswege des Unternehmens nutzt und direkt beim Wunschkandidaten im Unternehmen anrufen. Diese Vorgehensweise ist nicht sensibel, aber gesetzeskonform. Das Aufsuchen von Beschäftigten am Arbeitsplatz zum Zweck des Abwerbens ist nicht erlaubt.

Die Weitergabe von Bewerbungsdaten

Öffentlich zugängliche Bewerbungsunterlagen dürfen unter bestimmten Bedingung von einem Headhunter an ein Unternehmen weitergegeben werden. Seriöse Headhunter suchen vorher jedoch das Gespräch mit potenziellen Bewerbern, um sich einen Eindruck zu verschaffen. Kommt es vor der Weitergabe von Bewerbungsunterlagen zu keinem Austausch, so gelten unterschiedliche Regelungen. Wichtig ist die Schutzbedürftigkeit von Bewerbern. Sind Bewerbungsunterlagen nur mit großem Aufwand oder über Dritte zugänglich, so ist eine Schutzbedürftigkeit vorhanden.

Einfach so dürfen die Unterlagen nicht genutzt werden. Bei frei zugänglichen Daten in einem Businessprofil dürfen Headhunter davon ausgehen, dass ein Interesse besteht, sich beruflich zu verändern. Dies ist mit der Zustimmung gleichzusetzen, die Bewerbungsunterlagen an Personalverantwortliche von Unternehmen weiterzuleiten. Vergleichbare Unterlagen auf sozialen Plattformen beinhalten dieses Zugeständnis nicht und die Weitergabe ist nicht zulässig.

Wer hat Einblick in die Personalakte?

Die persönlichen Daten dürfen nur von Personen gelesen werden, die unmittelbar in das Bewerbungsverfahren involviert sind. Die Weitergabe an Dritte ist ohne die Zustimmung der Bewerber gesetzlich nicht zulässig. Unternehmen müssen transparent mit der Datenverarbeitung umgehen. Hierzu zählen neben dem Verwendungszweck auch die Speicherung von Daten. Personenbezogene Daten dürfen für den Bewerbungsvorgang gespeichert werden, auf den die Zusendung der Unterlagen erfolgte.

Die Speicherung muss mit einem begründeten Interesse vonseiten des Unternehmens belegt werden. Zeigt sich Bewerber als ungeeignet für die Stelle oder wurde die Stelle geeignet besetzt, müssen die Daten gelöscht werden.