Entlastung im Alltag: Was leistet eine virtuelle Sekretärin?

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Immer weniger Jobs müssen in unbedingter Präsenz erledigt werden. Vieles wird heute vom Home Office aus gestaltet. Damit ergeben sich völlig neue Möglichkeiten für das Outsourcen von Arbeit. Eine davon ist die sogenannte „virtuelle Sekretärin“. Dieser Artikel zeigt, wie sie funktioniert.

Was ist eine virtuelle Sekretärin?

Eine virtuelle Sekretärin kann alle Aufgaben erfüllen, die auch eine reale Sekretärin erfüllen würde – mit dem Unterschied, dass für sie kein Platz im Büro notwendig wird. Ein Online-Sekretariatsservice nimmt beispielsweise Anrufe und Mails entgegen und filtert die wichtigsten davon heraus. Ebenso ist der Service in der Lage, Dokumente anzufertigen und/oder zu verschicken. Wem die tägliche Büroarbeit oder die Kommunikation mit Kollegen und Kunden schon länger ein Dorn im Auge ist, kann eine virtuelle Sekretärin bei ebüro finden. Ebüro ist ein Anbieter von Online-Sekretariatsdienstleistungen, die sehr vielseitig eingesetzt werden können.

So lässt sich der Büroservice beispielsweise auch als Urlaubs- oder Krankheitsvertretung nutzen. Gerade wer in einem Beruf arbeitet, in dem ständige Erreichbarkeit wichtig ist, wird diesbezüglich früher oder später an seine Grenzen stoßen. Ein Büroservice kann Anrufe auch in Abwesenheit entgegennehmen und gegebenenfalls hinterlassene Nachrichten sammeln. So bewahrt man den Überblick, enttäuscht keine Kunden und kann sich den Dingen später in Ruhe widmen. Wer im Urlaub oder an Krankheitstagen aus Gründen der Erreichbarkeit Schwierigkeiten hat, Arbeit zu vermeiden bzw. abzugeben, sollte über einen solchen Büroservice nachdenken.

Die Besonderheit bei der virtuellen Sekretärin: Der Prozess ist vollständig ausgelagert und rein online-basiert. Nicht nur ist die Dienstleistung damit günstiger sondern auch flexibler und gleichzeitig verlässlicher als eine „richtige“ Sekretärin, also eine fest dafür geschaffene Stelle.

Arbeit koordinieren ist auch Arbeit

Gerade erfolgreiche Unternehmer leiden oft unter Druck, den sie sich selbst machen. Wer immer alles unter Kontrolle haben will, mutet sich irgendwann zu viel zu. Das merkt man spätestens dann, wenn die Koordination von Arbeit – Anrufe entgegennehmen, E-Mails beantworten etc. – mehr Zeit in Anspruch nimmt als die Arbeit selbst. Dabei sind diese Tätigkeiten oftmals gar nicht produktiv: Nicht wenige Unternehmer bringen zum Beispiel einen nicht unerheblichen Teil ihres Tages damit zu, Angebote auszuschlagen oder Anrufe nur aus Höflichkeit überhaupt zu beantworten.

Wer diese Prozesse auslagern kann, spart nicht nur Zeit sondern auch Nerven. Es gilt, den richtigen Moment für den „Absprung“ abzupassen. Nicht jede Phase des Unternehmertums ist gleich gut geeignet für das Auslagern von solchen Koordinationsprozessen. Irgendwann ist es jedoch unvermeidlich. Ein Tipp: Wer Zweifel hat, ob sich ein Büroservice lohnt, sollte seine Arbeitszeit genau erfassen und prüfen, wie viel er mit welchen Tätigkeiten zubringt. Stehen Dinge wie „Telefonieren“ und „Mails beantworten“ ganz oben auf der Zeitfresser-Liste, wird es Zeit für eine helfende Hand.