Innovatives Dokumentenmanagementsystem in modernen Unternehmen

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Wright Studio/shutterstock.com

Die effiziente und geschickte Verwaltung von Firmenunterlagen ist eine echte Herausforderung. Diese Aufgabe wird jedoch durch moderne Technologien und immer innovativere Wege der Umsetzung in die betriebliche Praxis erheblich erleichtert, um die tägliche Arbeit mit der Dokumentation zu rationalisieren und die Geschäftsprozesse im Zusammenhang mit dem Dokument-Workflow zu automatisieren.

Eines der nützlichsten und populärsten Beispiele für solche Lösungen ist sicherlich das Dokumentenmanagementsystem, d.h. eine spezialisierte Software, deren Vorteile besonders von Unternehmen geschätzt werden, die bisher mit Papierdokumentation gearbeitet haben.

Dokumentenmanagementsystem – was ist es und welche Funktionen hat es?

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine moderne IT-Lösung für Unternehmen, die eine einfache, effektive und effiziente Verwaltung der gesamten, in elektronischer Form gesammelten Unternehmensdokumentation und eine erhebliche Verbesserung aller mit ihrem Umlauf verbundenen Prozesse ermöglicht. Der bloße Übergang von Papierdokumenten zu ihren digitalisierten Pendants ermöglicht es dem Unternehmen, seine Aktivitäten auf eine völlig neue, höhere Ebene zu heben und den Prozess der erfolgreichen digitalen Transformation einzuleiten, in dem die Teilnahme heute für moderne Unternehmen eine Art „Sein oder Nichtsein“ ist.

Moderne Dokumentenmanagementsysteme sind leistungsfähige, hochfunktionale Plattformen, die ein effizientes Dokumentationsmanagement ermöglichen und eine Reihe weiterer nützlicher Lösungen für Unternehmen bieten, die dem Zeitgeist folgen. Die modernste und technologisch fortschrittlichste DMS-Software verwendet Technologien und Mechanismen aus den Bereichen Workflow-Engine, maschinelles Lernen (ML), künstliche Intelligenz (KI), Geschäftsprozessautomatisierung (BPA), Geschäftsprozessrobotisierung (RPA), intelligente Texterkennung (OCR), digitale Signatur und viele andere.

Das moderne Dokumentenmanagementsystem bietet nicht nur umfangreiche und sehr nützliche/nützliche Funktionen, sondern ermöglicht auch eine genaue Anpassung an die Bedürfnisse und Anforderungen jedes Unternehmens. Höchste Standards beim Schutz von Unternehmensdaten vor Verlust und Zugriff durch Unbefugte erhöhen die Sicherheit bei der Arbeit mit der Dokumentation. Die Nachvollziehbarkeit, d.h. die Möglichkeit, die Historie von Änderungen und den Dokumentenfluss in der gesamten Organisation zu kontrollieren, ermöglicht eine bessere Kontrolle über die Durchführung der Aufgaben und eine schnelle Reaktion bei der Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten oder Blockaden (sogenannte Flaschenhälse), die beseitigt werden können, wodurch nicht nur die Qualität, sondern auch die Effizienz des Prozesses verbessert wird.

Was sind die Vorteile der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen?

Der elektronische Dokument-Workflow, realisiert durch den Einsatz von entsprechend funktionaler und flexibler Software der DMS-Klasse, ermöglicht die Kontrolle über die Unternehmensdokumentation, erlaubt es, die in der Organisation ablaufenden Geschäftsprozesse zu organisieren und auf der Grundlage von streng definierten Fallkreisläufen, den so genannten Business-Szenarien, zu optimieren. Ein hochklassiger Workflow, d.h. der Fluss von Dokumenten, Aufgaben und Informationen, gewährleistet die Kontrolle in jeder Phase der implementierten Aktivitäten und die Berichterstattung über Aktivitäten, die überfällig sind oder zusätzliche Überprüfungen oder andere Eingriffe erfordern.

Der Übergang von Papierdokumenten zu ihren elektronischen Pendants ermöglicht es Ihnen, in Ihrem Unternehmen für mehr Ordnung zu sorgen, Massenmengen von Dokumenten effektiv zu kontrollieren und Zeit und Geld zu sparen. Statt in einem physischen Archiv werden alle Dokumente in ihrem digitalen Äquivalent, auf dem Server des Unternehmens oder in der Cloud gespeichert und sind über eine dedizierte DMS-Software zugänglich. Dies ermöglicht den gleichen Zugang zu den Unterlagen, sowohl für diejenigen, die ihre Aufgaben von der Zentrale und den einzelnen Zweigstellen des Unternehmens aus erfüllen, als auch für die Mitarbeiter, die an der Aufgabe arbeiten, in ihrem Heimbüro.

Die Reduzierung des Papierverbrauchs und die Beseitigung von Papierstapeln auf den Schreibtischen der Mitarbeiter ermöglicht eine effektive Umsetzung des in den letzten Jahren populären Konzepts des papierlosen Büros. Die Verwaltung der Dokumentation Ihres Unternehmens mit einem dedizierten DMS-System ist auch mit einem höheren Sicherheitsniveau verbunden. Der Zugriff auf einzelne Dateien wird von oben nach unten gewährt, was einen besseren Schutz sensibler, vertraulicher Daten ermöglicht und nur autorisierten Benutzern Zugriff darauf gewährt. Höchste Sicherheitsstandards und regelmäßig durchgeführte Datensicherungen eliminieren das Risiko des versehentlichen oder absichtlichen Löschens wichtiger Dokumente und garantieren dem Unternehmen ein sicheres, effektives und vollständig gesichertes Arbeiten mit der Dokumentation.

Low-Code-Plattformen sind eine besonders bemerkenswerte Option unter den DMS-Systemen

Ein dediziertes, hochklassiges Dokumentenmanagementsystem verfügt nicht nur über eine leistungsfähige Funktionalität, sondern bleibt auch hochflexibel und skalierbar, wodurch seine Funktionen und sein Betrieb strikt an die individuellen Bedürfnisse bestimmter Geschäftsbereiche und Anforderungen angepasst werden können, die sich aus der Besonderheit eines bestimmten Prozesses, Geschäftsszenarios oder externer Bedingungen ergeben. Unter den auf dem Markt erhältlichen Softwareprogrammen zur Verwaltung von Unternehmensdokumenten verdienen äußerst innovative und hochfunktionale Low-Code-Plattformen besondere Aufmerksamkeit, die eine schnelle und wirtschaftliche Erstellung kompletter Geschäftsanwendungen ohne Kodierung ermöglichen.

Ihre Funktionalität wurde in Übereinstimmung mit dem so genannten „Citizen Assisted Development“-Trend entwickelt, demzufolge in den Prozess der Bereitstellung von IT-Tools für Unternehmen auch die Anwender direkt involviert sind, die den Prozess- und Workflow-Mechanismus verstehen, aber keine Programmierkenntnisse und praktischen Fähigkeiten in der Codierung besitzen. Sie arbeiten proaktiv mit IT-Experten zusammen, die sich um die Aufrechterhaltung der IT-Standards, die Sicherheit und die optimale Einpassung neuer Geschäftsanwendungen in das übrige IT-Ökosystem des Unternehmens kümmern.

Die fortschrittlichsten Low-Code-Plattformen ermöglichen nicht nur die schnelle und einfache Erstellung neuer Lösungen, sondern gewährleisten auch die effiziente Umsetzung notwendiger Änderungen mit sofortiger Wirkung – in jeder Phase des Lebenszyklus einer solchen Geschäftsanwendung, auch nach ihrer Implementierung in produktive und laufende Instanzen. Das Ergebnis ist ein hochfunktionales, flexibles und zukunftssicheres Dokumentenmanagementsystem, das ideal auf die Anforderungen heutiger Unternehmen abgestimmt ist, deren Betriebsabläufe aufgrund interner und externer Faktoren einem ständigen Wandel unterliegen, was eines der wichtigsten Merkmale des digitalen Zeitalters darstellt.