Kassensysteme für KMU: Tipps für die Suche nach einem geeigneten Kassensystem

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Phonlamai Photo/shutterstock.com

Kleine und mittelständische Unternehmen stehen bei der Wahl eines Kassensystems vor der besonderen Herausforderung, dass sie einerseits ein möglichst praktisches und andererseits bestenfalls kostengünstiges System integrieren möchten. Welche Möglichkeiten sich hierzu bieten und auf welche Qualitätsmerkmale es bei Kassensystemen für KMU ankommt, darüber informieren wir in unserem Artikel.

Was zeichnet gute Kassensysteme für KMU aus?

Unkompliziert zu integrieren und bedienen, sofort verfügbar, kostengünstig und flexibel nach eigenem Bedarf nutzbar – genau das dürften die Anforderungen sein, die die meisten KMU an ein Kassensystem für ihr Geschäft oder ihren Onlineshop haben. Wer möglichst alle wichtigen Funktionen über ein System nutzen und abwickeln möchte, der sollte zu einem All-in-One-Kassensystem wie dem Kassensystem von Paymash greifen.

Hiermit ist nicht nur das Abkassieren der Kunden am POS einfach möglich. Ebenso bietet das System von Paymash eine Integrationsmöglichkeit für Onlineshops und dadurch effiziente Möglichkeiten der Kundenverwaltung. Es ist zudem Finanzamtkonform und dank kurzer Kündigungsfrist flexibel nutzbar. Zur Zielgruppe von Paymash gehören KMU mit bis zu zehn Mitarbeitern aus Branchen wie dem Einzelhandel, der Gastronomie, dem Friseurgewerbe und anderen Dienstleistungsbereichen. Gerade kleine, lokale Geschäfte haben häufig neben ihrem Ladengeschäft ein zweites Standbein und betreiben einen Onlineshop, um die eigenen Produkte oder Dienstleistungen auch überregional zu verkaufen.

Auch in einem solchen Onlineshop wird ein Kassensystem zur Abrechnung benötigt. Um nicht zwei unterschiedliche Systeme zu verwalten und die Daten aus beiden zusammentragen zu müssen, sollte man sich für ein System mit flexiblen Anwendungsbereichen entscheiden. Hierbei sollte auch die einfache und schnelle Einbindung in einem bereits vorhandenen Onlineshop möglich sein. Seit dem April 2021 sind Unternehmen dazu verpflichtet, ein Kassensystem mit technischer Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, zu nutzen. Dieses darf nicht manipulierbar sein und muss die Belegausgabepflicht erfüllen.

Weitere relevante Kriterien

Relevant bei der Entscheidung für ein Kassensystem ist zudem, wie einfach sich dieses integrieren und am POS nutzen lässt. Bestenfalls erfolgt die Bedienung intuitiv, so dass keine aufwändige Einarbeitung und Schulung der Mitarbeiter erforderlich ist. Ein weiterer Punkt ist die Frage, wie schnell und unkompliziert sich das Kassensystem einrichten und nutzen lässt. Gerade in diesem Punkt gibt es gravierende Unterschiede zwischen den verschiedenen Anbietern. Die Integration des Systems und Einrichtung eines individuellen Nutzerkontos sollte mit so wenig Zeitaufwand wie möglich verbunden sein, damit eine Einbindung reibungslos durchführbar ist.

Zudem sollten hiermit keine weiteren Anschaffungen verbunden sein. Moderne Kassensysteme arbeiten cloudbasiert, so dass sie beispielsweise über ein Tablet oder Smartphone nutzbar sind. Damit auch Kartenzahlungen von Kunden möglich sind, muss beispielsweise ein Kartenterminal, bestenfalls in Form eines mobilen Kartenlesegeräts, vorhanden sein. Allerdings können Betreiber von kleinen Geschäften selbstverständlich individuell festlegen, ob sie ihren Kunden diese Zahlungsform überhaupt anbieten möchten. Aus Sicht der Kundenzufriedenheit und Customer Experience ist eine derartige Möglichkeit zur Zahlung jedoch empfehlenswert.