Kosten in Kleinunternehmen effektiv senken – 3 Tipps aus der Praxis

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Jedes Unternehmen kann Kosten senken. Auch kleine Firmen, die ihr Geschäft kennen und ihre Abläufe und Betriebsmittel im Griff haben. So werden sie noch profitabler – und flexibler.

Mit einer schlanken Kostenstruktur können kleine und mittlere Unternehmen (KMU) auch in wettbewerbs- und preisintensiven Märkten ganz vorne mitspielen. Auch saisonal bedingte „ruhige Zeiten“ werden dank niedriger Kosten überstanden, ohne auf Fremdfinanzierung angewiesen zu sein.

1. Personal – flexible Arbeitszeitmodelle

Insbesondere kleine Unternehmen haben oft besonders loyale Mitarbeiter. „Man kennt und schätzt sich“. Unternehmer und Mitarbeiter wissen, was Sie voneinander erwarten können. Die Arbeit jedes einzelnen wird wertgeschätzt. Sein oder ihr Beitrag zum Gesamterfolg ist jedem bewusst. Deshalb sind Mitarbeiter in kleinen Firmen oft im hohen Maße bereit, sich bei betrieblichen Schwankungen einzubringen, wenn sich der Unternehmen mit ihnen zusammensetzt.

So können sie zum Beispiel mehr arbeiten, um einen Großauftrag im Sinne des Kunden zu erledigen, oder wenn jahreszeitliche Einflüsse mehr Arbeit und Umsatz bringen. Das Kleinunternehmen braucht dann keine Leiharbeiter einzusetzen oder Arbeit an Drittfirmen zu delegieren.

Die Mehrstunden, die die festen Mitarbeiter leisten, werden dann „abgebummelt“, wenn es wieder ruhiger wird und weniger zu tun ist. Für die Organisation dieser flexiblen Arbeitszeiten ist in Kleinunternehmen keine teure Arbeitszeit-Software nötig. Eine sauber geführte Excel-Tabelle, einfache Stundenzettel und -konten tun es auch.

2. Drucker, Büromaterial, Internetverbindung & Co.

Häufig haben Inhaber und Mitarbeiter in Kleinunternehmen alle Hände voll zu tun: mit Kundenanfragen, Aufträgen, mit Produktion und Verwaltung. Dies gilt insbesondere in der Gründungsphase. Aus Zeitmangel werden dann oft Hard- und Softwarelösungen angeschafft, ohne einen Preisvergleich anzustellen. Auch eine regelmäßige Aktualisierung der Marktpreise bleibt oft in der Alltagshektik liegen.

So werden jahrelang Monatsbeträge an Telefon- oder Webanbieter, oder auch an Leasing-Dienstleister für Geräte, gezahlt – obwohl die gleiche Leistung vielleicht viel günstiger von einem anderen Anbieter zu bekommen wäre. Ähnlich verhält es sich mit Verbrauchsmaterial: Büropapier, Druckerpatronen (z.B. HP Druckerpatronen), Schreibutensilien, auch Kaffee oder Toilettenpapier, Einmalhandtücher und ähnliches werden immer beim gleichen Lieferanten bestellt.

Wer sich regelmäßig die Zeit nimmt, Preise zu vergleichen, kann hier effektiv sparen. Das dauert dank des Internets nicht lange und rechnet sich deshalb schnell!

3. Büromiete

Hier liegt häufig besonders viel Sparpotential: In vielen Unternehmen steht ein Teil der Bürofläche häufig leer. Der Grund: Die Mitarbeiter arbeiten Teilzeit oder sind, wie auch der Unternehmer selbst, häufig bei Kunden. Insbesondere Verwaltungstätigkeiten, die am PC oder Laptop erledigt werden können, lassen sich leicht im Home-Office erledigen.

So kann zum Beispiel ein Teil der administrativen Arbeit zuhause erledigt werden. Die angemietete Bürofläche beschränkt sich dann auf die Kernarbeitsplätze, die Anwesenheit fordern (ebenso wie in Produktion oder Werkstatt). Alle anderen, die überwiegend im Home-Office arbeiten, kommen regelmäßig in die Firma – um sich mit den Kollegen abzustimmen und um das soziale Gefüge und die Loyalität zu erhalten.

Der dafür benötigte Platz ist viel kleiner, als wenn jeder einen festen Arbeitsplatz hat. Auch ein Arbeitsplatz, der wechselseitig von mehreren Mitarbeitern genutzt wird, kann viele Quadratmeter sparen.