Lohnabrechnung: Tipps und Informationen für Unternehmen

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Zu den regelmäßigen Aufgaben in der Buchhaltung eines Unternehmens gehört das Erstellen der Lohnabrechnungen für die Mitarbeiter, sofern diese für ihre Arbeit mit einem Stundenlohn vergütet werden. Was Unternehmen darüber unbedingt wissen sollten, das erfährt man hier.

Lohn oder Gehalt: Ein wichtiger Unterschied bei der Abrechnung

Bevor eine Lohnabrechnung für Mitarbeiter angefertigt wird, muss zunächst sichergestellt werden, dass die Lohnabrechnung die korrekte Form der Abrechnung ist. Sie wird nämlich nur dann erstellt, wenn der Arbeitnehmer mit einem Stundenlohn für seine tatsächlich geleistete Arbeitszeit bezahlt wird. Das ist beispielsweise in vielen handwerklichen und industriellen Betrieben, dem Gastgewerbe und bei so genannten Minijobs der Fall. Erhält ein Angestellter hingegen ein festes Gehalt, welches unabhängig von der tatsächlichen Arbeitszeit jeden Monat in gleicher Höhe fällig wird, dann ist die Gehaltsabrechnung die korrekte Abrechnungsform. Daher kann es in Unternehmen erforderlich sein, dass für einige Angestellte Lohn- und für andere Gehaltsabrechnungen angefertigt werden.

Korrekte Angaben in der Lohnabrechnung

Zum Inhalt einer solchen Lohnabrechnung macht der Gesetzgeber klare Vorgaben, welche man in § 108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung nachlesen kann. Hinsichtlich der Entgeltbestandteile muss separat aufgeführt werden, wie hoch der Bruttolohn im Abrechnungszeitraum ausfällt, welche Beiträge für Sozialversicherungen und Altersvorsorge anfallen, wie hoch die Kirchensteuer ausfällt, welche Sachbezüge, vermögenswirksamen Leistungen und Aufwandsentschädigungen bezogen wurden, ob es Überstunden gab, wie hoch der Kinderfreibetrag und Steuerfreibeträge ausfallen.

Zudem muss am Ende aufgeführt sein, wie hoch der Auszahlungsbetrag ist. Für alle genannten Angaben gilt, dass diese in Euro berechnet und aufgelistet sein müssen. Zusätzlich dürfen in einer korrekten Lohnabrechnung Angaben zum Mitarbeiter nicht fehlen. Hierzu zählen dessen Name und Anschrift, das Geburtsdatum und für das Finanzamt relevante Angaben wie die Steuerklasse, Steuernummer und Steuer-ID.

Hilfe bei der Lohnabrechnung für Unternehmen

Um Unternehmen das Erstellen von Lohnabrechnungen zu erleichtern, bieten verschiedene Hersteller Software für die Lohnbuchhaltung an. Außerdem gibt es online Vorlagen für korrekte Lohnabrechnungen, welche bereits den groben Rahmen vorgeben und lediglich mit den individuellen Daten gefüllt werden müssen. Alternativ dazu kann ein Unternehmen mit der Erstellung von Abrechnungen für Mitarbeiter ein Lohnbüro beauftragen und dadurch eigene personelle Ressourcen einsparen. Übrigens ist ein Unternehmen nicht zum elektronischen Erstellen von Lohnabrechnungen verpflichtet.

Auch eine handschriftlich angefertigte Lohnabrechnung mit allen notwendigen Angaben muss vom Arbeitnehmer akzeptiert werden. Verpflichtet ist ein Unternehmen hingegen zur Aufbewahrung der Lohnabrechnungen aller Angestellten. Hierzu beträgt die gesetzlich vorgegebene Frist sechs Jahre. Mitarbeiter sind nicht zur Aufbewahrung ihrer Abrechnungen verpflichtet.