Tipps für Unternehmer: Durch ERP-Systeme gezielt Ressourcen einsparen

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Panchenko Vladimir/shutterstock.com

Irgendwann kommt für jedes mittelständische Unternehmen der Moment, in dem es auf eine Art unsichtbare Wand stößt: Irgendwie geht es nicht weiter, egal was man tut. Dann könnte der Zeitpunkt für eine reformierte und optimierte Planung der unternehmerischen Ressourcen gekommen sein. Dieser Artikel zeigt, wie Software dabei helfen kann.

Was sind ERP-Systeme?

„ERP“ ist eine Abkürzung für „Enterprise Resource Planning“ und bezeichnet eine Methode, mit der sämtliche unternehmerischen Ressourcen – vom Material bis zum Personal – ganzheitlich überwacht und gesteuert werden können. Das ist insbesondere für wachsende Unternehmen interessant, da sich Fragen der Verwaltung von Unternehmensressourcen relativ schnell akut werden. Umfangreiche Cloud-ERP-Lösungen werden von vielen großen Unternehmen genutzt und helfen dort, die volle Kostenkontrolle zu bewahren und die Kommunikation auch intern zu erleichtern.

Insbesondere kleine, aber wachsende Unternehmen stoßen bei der Ressourcenverwaltung schnell an ihre Grenzen. Mit einer gewissen Größe von Lager, Personalstand etc. wird der Aufwand für die Verwaltung dieser Unternehmensressourcen größer, als man anfangs vermutet hatte. Eine Person allein kann diesen Aufwand kaum noch bewältigen, gleichzeitig möchte man aber nicht gleich eine kostenintensive neue Abteilung schaffen, die sich dem Management der Ressourcen voll und ganz widmet. Hier kann eine ERP-Software äußerst sinnvoll sein. Je ganzheitlicher diese Software dabei agiert, desto besser.

Denn dann kann man sich auch bei weiterem Wachstum immer noch dafür entscheiden, weitere Posten in die elektronische Verwaltung einfließen lassen.  So lassen sich nach und nach alle unternehmerischen Prozesse in der Software abbilden, was den Gesamtüberblick und die Steuerungskapazitäten verbessert. Auf Änderungen kann schneller reagiert werden.

Brauche ich ein ERP-System?

ERP-Systeme sind für kleine und mittelständische Unternehmen vor allem dann sinnvoll, wenn der Verwaltungsaufwand noch überschaubar ist. Dann bleibt genug Zeit, die Software zu etablieren, also etwa die Daten einzuspeisen und sich mit dem Umgang vertraut zu machen. Ist das Wachstum schon in vollem Gange und das Unternehmen gerade in einer „heißen Phase“, könnte der Umstieg auf die Software holprig werden, auch wenn er natürlich nach wie vor gelingen kann. Besser ist es aber, wenn man bereits handelt, bevor einem alles über den Kopf wächst. Mit der Software selbst lassen sich dann wachsende Anforderungsbereiche frühzeitig erkennen und steuern, sodass der Unternehmer bestenfalls das Gefühl hat, nie unvorbereitet in eine neue Situation zu gelangen.

Nicht nur die Mitarbeiter werden die neugewonnene Souveränität schätzen, auch die Konkurrenz macht Augen: Wer nämlich weniger Zeit als alle anderen mit der Planung und Verwaltung seiner Ressourcen zubringt, hat einen erheblichen Wettbewerbsvorteil – auch als kleineres Unternehmen. Aus diesem Grund spielen ERP-Software-Suiten selbst im mittelständischen Bereich heutzutage eine immer größere Rolle. Das wird auch in Zukunft aller Voraussicht nach so bleiben.