Unternehmerwissen: Das sind die Vorteile einer Aktendigitalisierung

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Neben all den Herausforderungen, die die Digitalisierung für Unternehmen bereithält, schafft sie auch immer wieder Formen und Möglichkeiten der ganz einfachen Entlastung. Eine davon ist die Möglichkeit der Digitalisierung von Akten. Dieser Artikel zeigt, wie Unternehmen diese für sich nutzen können.

Wie funktioniert Digitalisierung von Akten?

Grundsätzlich bereitet die Digitalisierung von Akten keine große Mühe, zumindest, solange es sich nicht um viele Akten handelt. Bei größeren Mengen stellt sich aber zwangsläufig die Frage: Wer übernimmt die anfallende Arbeit? Unternehmensintern werden sich große Aktenberge wohl kaum ohne Aufbringung zusätzlicher Arbeitskraft beherrschen lassen. Daher bietet es sich an, einen externen Dienstleister zu beauftragen. Insbesondere jene, welche sensible Akten digitalisieren lassen möchten, sollten auf einen Experten vertrauen, der bei der Digitalisierung höchste Sicherheitsstandards walten lässt.

Das fängt schon bei der Lagerung an: Wenn Akten bei einem externen Dienstleister digitalisiert werden sollen, müssen sie zunächst dort gelagert werden. Bei sensiblen Akten besteht immer die Gefahr, dass sie bei dem Transport oder während der Lagerung zerstört oder beschädigt werden. Zudem möchte man seine Akten vor Ort auch in sicheren Händen wissen. Niemand sollte in ein solches Lager einbrechen können. Auch Unbefugte müssen vom Zugriff ausgeschlossen sein. Sofern all diese Dinge professionell geklärt werden können, ist die eigentliche Digitalisierung wohl das geringste Problem.

Professionelle Unternehmen können diese Akten in sekundenschnelle und in hoher Qualität in eine digitale Form bringen. Die Kosten bei der Digitalisierung liegen schwerpunktmäßig oft eher im Bereich Transport und Lagerung der Papierakten als im Prozess der Digitalisierung selbst.

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Warum sollten Unternehmen ihre Akten digitalisieren lassen?

So manches Unternehmen stellt sich angesichts der Kosten für eine Digitalisierung die Frage, ob es sich überhaupt lohnt seine Akten digital vorrätig zu haben. Dies muss von Unternehmen zu Unternehmen abgewogen werden. Dennoch lässt sich festhalten: Eine Digitalisierung von Akten bedeutet eine langfristige Sicherheit und ist eine Investition für die Zukunft. Denn: Wer seine Akten digital vorrätig hat, hat einen leichteren Zugriff darauf und kann sich außerdem sicher sein, dass sie nicht verloren gehen. Bei richtiger Absicherung sind digitalisierte Daten auch abfangsicher. Vor allem sensible Daten sollten dabei ausreichend verschlüsselt werden und auf sicheren Servern abgelegt sein.

Sicherheit und Zugriff schließen sich nicht, wie oft angenommen, gegenseitig aus. Mit einem guten Sicherheitskonzept haben auf die Daten nur jene Personen Zugriff, die auch Zugriff haben sollen. Eine solche Absicherung kann beispielsweise über ein Passwort aber auch über eine Zugriffsbeschränkung funktionieren. Wer Daten digital tatsächlich nur archivieren möchte, braucht sich um komplexe Zugriffsbeschränkungen aber tatsächlich nur wenig Gedanken machen: Ein digitales Datenarchiv nimmt wenig Platz weg, muss wenig gewartet werden und überdauert eine Ewigkeit.