Vertragsmanagement: Tipps für mehr Effizienz

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Marko Aliaksandr/shutterstock.com

Das Vertragsmanagement gehört zu den wichtigen Themen im Projektmanagement, Ressourcenmanagement und anderen Unternehmensbereichen. Wie sich hierbei die Effizienz steigern und gleichzeitig die Datensicherheit verbessern lässt, das haben wir zusammengefasst.

Vertragsmanagement mit spezieller Software optimieren

Ein wichtiger Aspekt für mehr Effizienz im Vertragsmanagement ist die Digitalisierung. Diese kann über eine professionelle Vertragsmanagement Software erfolgen und bietet anschließend zahlreiche Möglichkeiten zur Prozessoptimierung. Dazu gehört, dass unternehmensweit alle laufenden Verträge einheitlich verwaltet werden und jederzeit ein Zugriff darauf möglich ist. Hierzu arbeitet professionelle Software für Vertragsmanagement mit Zugangsrechten, die auch für mobile Endgeräte vergeben werden können. Dadurch ist es zum Beispiel den Mitarbeitern im Außendienst jederzeit möglich, auf die aktuellen Vertragskonditionen Zugriff zu haben und anhand dieser Daten Verhandlungen oder Verkaufsgespräche zu führen.

Durchgeführte Änderungen an bestehenden Verträgen und Neuabschlüsse sind ebenfalls direkt für alle zugriffsberechtigten Personen sichtbar, da diese zentral gespeichert werden. Einige Vertragsabläufe lassen sich über die Nutzung einer Software automatisieren. Hierzu gehört zum Beispiel die automatisierte Rechnungsstellung. Möglich ist häufig auch eine Erinnerungsfunktion, die zum Beispiel rechtzeitig über einen auslaufenden Vertrag informiert, so dass Neuverhandlungen fristgerecht durchgeführt werden können. Das führt zu schnelleren Geschäftsprozessen und einer höheren Sicherheit beim Einhalten von Fristen und Verpflichtungen.

Dabei spielt es übrigens keine Rolle, ob es sich um Kundenverträge, Beraterverträge, Dienstleistungsverträge oder Rahmenverträge handelt. Bereits mittelständische Unternehmen setzen beim Verwalten ihrer Verträge inzwischen mehrheitlich auf Softwarelösungen. Sie sind im Gegensatz zur klassischen Vertragsverwaltung mittels Aktenbergen deutlich weniger fehleranfällig und zeitaufwändig. Ab einer gewissen Anzahl von geschlossenen Verträgen kann eine entsprechende Software für Vertragsmanagement jedoch auch kleinen Unternehmen diverse Vorteile bringen. Diese zeigen sich vor allem durch weniger Arbeitsaufwand und ein höheres Maß an Sicherheit.

Der Datenschutz im Vertragsmanagement

Die Datensicherheit spielt beim Vertragsmanagement ebenfalls eine entscheidende Rolle. Schließlich müssen persönliche Kundendaten nach geltenden Datenschutzrichtlinien geschützt werden. Bei Firmenverträgen mit Zulieferern, Abnehmern oder Kooperationspartnern gilt häufig eine Geheimhaltungsklausel, die unbedingt eingehalten werden muss. Daher bietet Vertragsmanagement Software ein hohes Maß an Datensicherheit.

Vertragscontrolling: Risiken und Chancen erkennen

Ein wichtiger Teil des Vertragsmanagements ist das so genannte Vertragscontrolling. Hiermit sollen mögliche Risiken bei bereits geschlossenen oder künftigen Verträgen erkannt und minimiert werden. Gleichzeitig lässt Vertragscontrolling Rückschlüsse über das Potenzial künftiger Verträge zu. Hierzu werden Statistiken zu vorhandenen und früheren Verträgen angelegt. Über sie lässt sich später auswerten, welche Verträge besonders lukrativ sind, welche Verträge hohe Risiken bergen und welche Vertragspartner für ein Unternehmen besonders gewinnbringend waren.

Anhand dieser Auswertungen kann ein Unternehmen bei neuen Verträgen Risiken reduzieren oder sogar ganz ausschließen. Hieraus ergibt sich ein enormes Wachstumspotenzial, welches Unternehmer nicht ungenutzt lassen sollten. Damit Vertragscontrolling zeit- und ressourcensparend möglich ist, wird eine Software zum Vertragsmanagement mit entsprechenden Funktionen oder Schnittstellen zu anderer Software benötigt.