Unternehmen mit eigenem Fuhrpark von LKW oder Bussen und Fahrern müssen sich regelmäßig mit der Verwaltung von Fahrtenschreiberdaten befassen. Was hierbei wichtig ist, welche gesetzlichen Vorgaben gelten und wie die Verwaltung der von Fahrtenschreibern aufgezeichneten Daten zeitsparend möglich ist, damit befasst sich dieser Artikel.
Daten eines Fahrtenschreibers digital verwalten
Die Daten aus einem Fahrtenschreiber dienen als Nachweis über die Fahrzeiten und Ruhezeiten und kommen in LKW, Bussen oder Transportern zum Einsatz. Sie müssen für eine gewisse Dauer gespeichert und auf Nachfrage entsprechenden Behörden zur Prüfung bereitgestellt werden. Da das manuelle Auslesen dieser Daten einen enormen Zeitaufwand bedeutet und fehleranfällig ist, bietet ein digitaler Tachograph diverse Vorteile hinsichtlich der Zeiteinsparung sowie bessere Analysemöglichkeiten. Praktisch sind außerdem Live-Reportings und gesetzeskonforme Archivierungsmöglichkeiten.
Auslesen und Archivieren der Fahrtenschreiberdaten
Relevante Daten werden von einem Fahrtenschreiber auf zwei Wegen gespeichert. Einerseits befinden sich Daten auf der Fahrerkarte, welche für jeden Fahrer vorhanden sein muss. Andererseits werden Daten auf dem integrierten Speicher des Fahrtenschreibers, auch Massenspeicher genannt, gesichert. Das Auslesen der Fahrerkarte muss in einem Intervall von 28 Tagen erfolgen. Für das Auslesen der Daten auf dem Massenspeicher ist ein Intervall von 90 Tagen gesetzlich vorgeschrieben.
Neben Vorgaben zum Auslesen der Daten von Fahrtenschreiber und Fahrerkarte gibt es weitere Vorgaben zur Speicherung dieser Daten. Sie müssen für mindestens ein Jahr, in anderen Ländern wie Großbritannien sogar für sechs Jahre nach dem Steuerjahr, archiviert werden. Besteht der unternehmenseigene Fuhrpark aus mehreren Fahrzeugen und Fahrern, kann das Auslesen und Archivieren der Daten mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden sein.
Digitale Lösungen vereinfachen diese Arbeitsschritte erheblich. Sie sparen nicht nur jede Menge Zeit, sondern sind auch weniger fehleranfällig und erfüllen alle Vorgaben des Datenschutzes. Denn die personenbezogenen Daten der Fahrerkarte müssen datenschutzkonform gespeichert werden. Darüber hinaus ist beim Archivieren zu beachten, dass durch das Erstellen von Back-Ups einem Verlust der Daten bei technischen Ausfällen vorgebeugt werden kann. Sind die Daten des Fahrtenschreibers unvollständig, drohen nämlich erhebliche Bußgelder und Strafen.
Analyse der Daten des Fahrtenschreibers
Durch den Einsatz eines digitalen Tachographen ergeben sich zahlreiche Möglichkeiten zur Analyse der erfassten Daten auf dem Fahrtenschreiber und der Fahrerkarte. Sie lassen sich beispielsweise für die weitere Tourenplanung nutzen. Auch eine Optimierung von Arbeitszeiten und Routenplanung kann auf Basis der Fahrtenschreiberdaten erfolgen. Für das Analysieren von Fahrtenschreiberdaten wird spezielle Software benötigt, welche die Daten quasi entziffert und auswertbar macht. Arbeitgeber sind in diesem Zusammenhang verpflichtet, die Daten ihrer Fahrer auf die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Lenkzeit und Ruhezeiten zu überprüfen.
Durch eine digitale Auswertung sind Alarmreports und Warnungen bei drohenden Verstößen gegen gesetzliche Vorgaben möglich. Dadurch können Lenkzeitüberschreitungen rechtzeitig verhindert und empfindliche Bußgelder vermieden werden. Die Umstellung von der manuellen zur digitalen Verwaltung von Fahrtenschreiberdaten erfordert anfangs eine Investition, welche sich aufgrund der deutlich höheren Effizienz jedoch schnell auszahlt.
