Was ist ein ERP-System und kann es tatsächlich die Produktivität steigern?

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An einem bestimmten Punkt sah sich so ziemlich jeder Unternehmer mindestens schon einmal mit dem Begriff „ERP“ konfrontiert. ERP bedeutet „Enterprise Resource Planning“ und bezeichnet zunächst nichts weiter als die Ressourcenplanung bzw. -organisation innerhalb eines Unternehmens. Doch ab gewissen kritischen Punkten kann diese Planung zur echten Mammutaufgabe mutieren, bei deren Bewältigung ein unterstützendes System zum echten Wettbewerbsvorteil werden kann.

Was versteht man unter Enterprise Resource Planning?

Zunächst gilt es zu klären, was alles unter den Bereich „Unternehmensressourcen“ fallen kann. Unternehmensressourcen sind alle die Güter – materielle sowie immaterielle – mit denen ein Unternehmen seine Produktivität erhält. Dazu zählt sowohl das Material als auch das Personal – und die Spanne reicht bis hin zum Marketing und zum Controlling. Üblicherweise werden diese Prozesse in einem wachsenden Unternehmen immer weiter ausdifferenziert. Was einst der Chef noch selbst unter Kontrolle hatte, muss er bei steigender Produktivität irgendwann auslagern. Er hat die Möglichkeit, einen externen Dienstleister zu beauftragen, kann aber auch einfach Personal anstellen und Abteilungen gründen.

Ab hier wird es kompliziert: Durch das Auslagern von Prozessen wird es immer schwieriger, sie zu überblicken. Ein ERP-System könnte hier Abhilfe schaffen. Deswegen gilt es zunächst, beim Kauf eines ERP-Systems darauf zu achten, dass sich damit möglichst viele Unternehmensbereiche parallel erfassen lassen. Das Ziel eines solchen Systems ist immer das gleiche: Es soll dem Unternehmer einen Überblick über sämtliche Ressourcen in einem Unternehmen gewähren. Den einzelnen Abteilungen und Dienstleistern soll dabei ein möglichst geringer Verwaltungsaufwand zukommen. Deswegen lassen sich solche softwarebasierten Lösungen untereinander vernetzen.

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Wie funktioniert ein ERP-System?

Ganz banal gesagt reduziert ein ERP-System durch Automatisierung den allgemeinen Verwaltungsaufwand in einem Unternehmen. Das kann bei der Lohnabrechnung anfangen. Wer die Abrechnungen für seine Mitarbeiter immer aufwändig von Hand errechnen muss, verschwendet damit regelmäßig viel Zeit. Werden in ein ERP-System alle relevanten Daten sorgfältig eingepflegt, kann es die Lohnabrechnungen – beispielsweise am Ende eines Monats – automatisiert anfertigen und verschicken. Die Mitarbeiter können im System beispielsweise ihre Arbeitszeit und ihren Stundensatz hinterlegen und das System erstellt zu festgelegten Zeitpunkten automatische Abrechnungen.

Der Nebeneffekt: Durch die Erfassung solcher Unternehmensressourcen hat der Unternehmer immer einen ganzheitlichen Überblick über seine aktuelle Produktivität. Wie viel Kapital fließt diesen Monat in die Vergütung der Mitarbeiter, wieviel ins Material? Solche Kennzahlen kann der Unternehmer bestenfalls laufend dynamisch überprüfen und sein Unternehmen somit strategisch darauf einstellen. Das ist besonders wichtig, wenn das Unternehmen weiter wächst und gewisse Anpassungen nötig sind. Kluge Unternehmer sollten vor allem in solchen Wachstumsphasen nichts dem Zufall überlassen und lieber auf eine exakte Planung vertrauen. Nur wer seine Ressourcen kennt, kann auch mit ihnen wirtschaften.