Unternehmerwissen: So stellen Sie Rechnungen als Freiberufler

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Um als Freiberufler dauerhaft Erfolg zu haben, muss man nicht nur regelmäßig neue Aufträge an Land ziehen. Es ist ebenso wichtig, dass man die geleistete Arbeit korrekt in Rechnung stellt. Gegenüber klassischen Gewerbetreibenden gibt es dabei die eine oder andere Sonderregelung, die ihren Einfluss bis hinein ins Rechnungswesen geltend macht. Wir werfen deshalb einen Blick auf die Regelungen, die für Freiberufler von besonderer Bedeutung sind.

Die Grundlagen

Wer sich selbst nach §18 Absatz 1 Nummer 1 Einkommenssteuergesetz als Freiberufler bezeichnen darf, kann sofort die ersten Rechnungen schreiben. Damit diese überhaupt rechtsgültig ist, müssen alle Pflichtangaben enthalten sein. Im Dokument dürfen somit der eigene vollständige Name samt Adresse und die Anschrift des Rechnungsempfängers nicht fehlen. Weiterhin muss auf der Rechnung die fortlaufende Rechnungsnummer zu finden sein, in welche die Rechnung eingetragen wird. Dies geschieht zumeist nach dem sicheren System „Jahreszahl_fortlaufende Zahl“.

Das Zeitmanagement im Blick

Auch für Freiberufler ist es von großer Bedeutung, die Einteilung der täglichen Arbeitszeit möglichst effizient zu gestalten. Das Stellen von Rechnungen zählt nicht zu jenen Tätigkeiten, welche für die Höhe des monatlichen Einkommens verantwortlich sind. Vielmehr ist es notwendig, für sie andere Projekte zu unterbrechen, was bis hin zu finanziellen Einbußen führen kann. Wer sich bislang nicht mit dem Thema befasste, kann aus diesem Grund von einer Rechnungsvorlage für Freiberufler profitieren.

Hierbei handelt es sich um eine praktische Möglichkeit, den Weg zu den ersten gestellten Rechnungen zu ebnen, die alle wichtigen Kriterien und Vorgaben berücksichtigen. Dies sichert die Möglichkeit, sich künftig wieder voll und ganz auf die eigenen Dienstleistungen konzentrieren zu können, die den Kunden am Herzen liegen.

Entscheidende Angaben

Die erbrachte Leistung samt Datum wird zumeist in Form einer Tabelle dargestellt. Eine Nummerierung der Dienstleistungen bietet sich an, um die Übersicht auf diese Weise zu erhöhen. Jeder einzelnen Leistung muss dabei das korrekte Datum zugeordnet sein oder ein gesamter Leistungszeitraum wird für die Rechnung festgesetzt. Der Umfang der Leistung zählt ebenfalls zu den Pflichtangaben für Freiberufler. Da ein Freiberufler nun nicht mit dem Verkauf von Produkten zu tun hat, handelt es sich hier nicht um eine Stückzahl. Stattdessen wird die erbrachte Dienstleistung über die Stundenzahl dort eingetragen.

Das persönliche Honorar pro Stunde muss ebenfalls zu finden sein, um die ermittelte Höhe der Rechnung transparent zu machen. Weiterhin wird das gesamte Honorar netto auf der Rechnung verbucht. Dieses ergibt sich nun aus der Summe der gearbeiteten Stunden, die mit dem festgelegten Stundensatz multipliziert werden. Auch die ausgewiesene Steuer ist auf der Rechnung einzutragen. Wer sich als Kleinunternehmer betätigt, ist ebenfalls dazu verpflichtet, dies auf den Rechnungen zu vermerken. Dann bietet sich die Möglichkeit, die Umsatzsteuer nicht auf der Rechnung einzutragen.

Bereits vor den ersten Leistungen, die als Freiberufler am Markt angeboten werden, ist ein Kontakt mit dem Finanzamt notwendig. Die dort erhältliche Steuernummer und gegebenenfalls die Umsatzsteueridentifikationsnummer sind ebenfalls in der Rechnung einzutragen. Wer jedoch bereits erste Leistungen in Rechnung stellen kann, aber noch immer auf die Steuernummer wartet, muss keine finanziellen Einbußen fürchten. In diesem Fall ist zunächst ein Vermerk „Steuernummer wurde beantragt“ gestattet. Zuletzt zählt die persönliche Unterschrift zu den Pflichtangaben, wie sie nicht auf der Rechnung fehlen dürfen.

Weitere sinnvolle Angaben

Abseits dieser Angaben, die in keinem Fall auf der Rechnung eines Freiberuflers fehlen dürfen, gibt es noch eine Reihe weiterer Infos, welche die Rechnung abrunden. Dazu zählt die Kundennummer, welche als Verwendungszweck eine klare Zuordnung der Überweisung möglich macht. Darüber hinaus bietet sich die Möglichkeit, das Zahlungsziel klar kenntlich zu machen. Dies verdeutlicht, dass ein zügiger Erhalt des Geldes durchaus gewünscht ist. Wer darauf verzichtet, diese Angabe auf den eigenen Rechnungen zu machen, stellt sich damit automatisch auf die gesetzliche Frist von langen 30 Tagen ein.

Zuletzt empfiehlt es sich, auch die Kontoverbindung auf der Rechnung einzutragen. Erst dann ist klar, wohin der fällige Betrag überhaupt überweisen werden soll. Die moderne IBAN wirkt dabei zeitgemäß und ist aus diesem Grund der klassischen Kombination aus Kontonummer und Bankleitzahl vorzuziehen. Abrunden lässt sich die Rechnung mit einem kurzen Schreiben, die noch einmal die Dankbarkeit über den erhaltenen Auftrag zum Ausdruck bringt. Dies stellt sicher, dass einer künftigen Zusammenarbeit nichts im Wege steht.