Mehraufwand für Mahlzeiten: Was ist zu beachten?

Sind Sie regelmäßig für Ihr Unternehmen auf Dienstreisen im In- oder Ausland unterwegs? Im Rahmen von Geschäftsreisen hat der Gesetzgeber zur Unterstützung der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale in Kraft gesetzt. Die Anspruchsvoraussetzungen variieren jedoch je nach Zielort und Dauer der zu erledigenden Dienstreise.

Fokus auf die Kosten für Verpflegungsmehraufwendungen

Aus beruflichen Gründen werden qualifizierte Mitarbeiter eines Unternehmens häufig für bestimmte Aufgaben in andere Länder entsandt. Im Rahmen ihrer Reisen ist zu beachten, dass ihre tägliche Gesamtbelastung steigt. Sei es für das Frühstück, den zu transportierenden Kaffee oder die Getränke – es ist klar, dass die Kosten höher sind. In dieser Hinsicht gewähren ihnen die Arbeitgeber zusätzliche Verpflegungsmehraufwand, um das Defizit in ihrem Budget auszugleichen.

Die Gewährung dieser Zuschüsse für Arbeitnehmer ist von Land zu Land unterschiedlich. In Deutschland werden sie als Pauschalbetrag je nach Dauer der Reise erhoben. Unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer geringe oder keine Ausgaben getätigt hat, wird er systematisch ohne vorherige Begründung gewährt. Dennoch sollten Sie auf keinen Fall die Kosten für zusätzliche Mahlzeiten mit den Reisekosten verwechseln, die vollständig vom Arbeitnehmer getragen werden.

Bei einer Software wie N2F gibt es zwei wesentliche Kriterien, die bei der Berechnung der Kosten für zusätzliche Mahlzeiten berücksichtigt werden müssen. Dabei handelt es sich unter anderem um die Dauer und das Ziel der Reise des Arbeitnehmers. Dauert die Reise z. B. weniger als einen Tag, erhält dieser keine Reisekostenerstattung. In Bezug auf das Reiseziel gibt es grundlegende Unterschiede zwischen Deutschland und anderen Ländern.

Die Tarife für Verpflegungsmehraufwendungen in Deutschland

Für Geschäftsreisen zwischen 08 und 24 Uhr gewähren deutsche Arbeitgeber eine Kleinverpflegungspauschale. Diese ist auf 14 € festgelegt, unabhängig von der Region, in der der Arbeitnehmer wohnt. Wenn die Dienstreise hingegen länger als einen Tag dauert, wird die große Pauschale von 28 € gewährt.

Neben den Verpflegungsmehraufwendungen erhalten deutsche Arbeitnehmer auch Übernachtungskosten. Diese sind auf 20 € pro Nacht festgelegt, obwohl die Hotelrechnung vollständig von den Unternehmen übernommen wird. Es sollte auch darauf hingewiesen werden, dass es Ermäßigungen gibt, wenn die Übernachtungskosten die Verpflegung der Arbeitnehmer einschließen. Für das Frühstück und das Abendessen wird beispielsweise ein Rabatt von 20 bzw. 40 % auf die Verpflegungskosten gewährt.

Tarife für die Kosten auswärtiger Verpflegungsmehraufwendungen

Im Rahmen einer auswärtigen Dienstreise werden die Kosten für zusätzliche Mahlzeiten je nach Land oder Stadt festgelegt. Je nachdem, ob der Arbeitnehmer eine Dienstreise nach Paris, Madrid oder Lyon hat, werden nicht mehr die gleichen Beträge zuerkannt. Hier ist eine Tabelle, die einen Überblick über die Verpflegungspauschalen (in Euro) gibt, die je nach Stadt oder Land erhoben werden:

Im Rahmen einer auswärtigen Dienstreise kann es auch zu einer Kürzung der zu beziehenden Verpflegungspauschale kommen. Der Arbeitgeber übernimmt nämlich die Kosten für die Verpflegung, die der Arbeitnehmer während der Dienstreise zu sich nehmen wird. Die Kürzungssätze sind die gleichen wie bei einer Dienstreise in einen deutschen Ort. Hier ist das Wichtigste, was Sie zu diesem Thema wissen sollten.