Personalbedarfsplanung: Aufgaben und Methoden zur effizienten Personalplanung

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Alexander Supertramp/shutterstock.com

Die Über- oder Unterbesetzung in einem Unternehmen hat häufig weitreichende wirtschaftliche Folgen und kann durch eine professionelle Personalbedarfsplanung vermieden werden. Was genau Personalbedarfsplanung eigentlich ist und mit welchen modernen Lösungen sie sich effizienter gestalten lässt, das führen wir in unserem Artikel näher aus.

Was ist Personalbedarfsplanung und welche Ziele verfolgt sie?

Die Personalbedarfsplanung nutzt verschiedene Mittel, um den quantitativen und qualitativen Bedarf an Mitarbeitern zu planen. Dabei geht es sowohl um eine kurz- und mittelfristige als auch um eine langfristige Personalplanung. Gemeint ist hiermit neben der Anzahl der voraussichtlich benötigten Mitarbeiter auch deren Qualifikation. Zusätzlich spielen der zeitliche und örtliche Einsatz der Mitarbeitenden bei der Personalbedarfsplanung eine Rolle.

Wovon hängt der Personalbedarf ab und wie lässt er sich planen?

Die Liste der Faktoren, welche den Personalbedarf in einem Unternehmen beeinflussen, ist lang und reicht von der Unternehmensausrichtung und saisonalen Besonderheiten über durchgeführte Werbemaßnahmen bis hin zu besonderen Ereignissen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens. Um genau diese Faktoren in ausreichendem Maße bei der Personalbedarfsplanung berücksichtigen zu können, bieten sich KI-gestützte Nachfrageprognosen an.

Mit ihnen kann man die Personalplanung berechnen und dabei mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit den tatsächlichen Bedarf an Personal in naher und ferner Zukunft abschätzen. KI-gestützte Tools zur Planung des Personalbedarfs sind lernfähig und werten vergangene Ereignisse oder Zeitspannen aus. Basierend auf diesen Auswertungen kann zukünftig noch effizienter auf Besonderheiten eingegangen und eine zuverlässigere Prognose zum tatsächlichen Personalbedarf erstellt werden.

Quantitative und qualitative Personalplanung: Was sind die Unterschiede?

Bei der quantitativen Personalplanung befasst man sich mit der Anzahl der benötigten Mitarbeiter, um während der nächsten Planungsphase die gesteckten Unternehmensziele zu erreichen. Verfügt ein Unternehmen derzeit über zu wenig Personal, muss neues Personal eingestellt werden. Hilfreich können auch interne Versetzungen, die Automatisierung von Prozessen und das Heranziehen von Leiharbeitern sein. Wenn ein Unternehmen über zu viel Personal verfügt, können frühzeitige Pensionierung, Sabbaticals, interne Versetzungen und eine Umstellung des Arbeitszeitmodells hilfreich sein. Greifen diese Maßnahmen nicht, kommt es in der Regel zu Entlassungen.

Die qualitative Personalbedarfsplanung

Anders als bei der quantitativen Personalplanung liegt bei der qualitativen Personalplanung der Fokus auf den benötigten Qualifikationen der Angestellten. Dazu sollte zunächst ermittelt werden, welcher Qualifikationsbedarf künftig bestehen wird und welche Qualifikationen im Unternehmen bereits vorhanden sind. Bisher nicht abgedeckter Bedarf kann durch die Einstellung neuer Fachkräfte oder durch Weiterbildungen des vorhandenen Personals gedeckt werden. Teilweise ist auch Outsourcing bestimmter Aufgaben eine Möglichkeit, um qualitative Ansprüche bei der Personalplanung abdecken zu können.

Einfluss der Personalbedarfsplanung auf das Unternehmen

Die professionelle Personalbedarfsplanung ist die Grundlage für zahlreiche unternehmensinterne Entscheidungen und Prozesse. Sie beeinflusst beispielsweise das Recruiting, die Angebote für Weiterbildungen der eigenen Belegschaft und die wichtigsten Aufgaben und Zielsetzungen der Personalpolitik im Unternehmen.