Die Gründung ist für viele Unternehmer ein aufregendes Unterfangen. Dabei beginnt die eigentliche Arbeit oft erst später. Zwar ist auch die Anfangsphase in einem Unternehmen oft stressig, erste größere Probleme kommen auf den Gründer aber zu, wenn das Unternehmen Stück für Stück erfolgreicher wird. Dann muss er sich überlegen, wie er Arbeit auslagern kann. Dieser Text zeigt, wie das funktionieren kann.
Kommunikation outsourcen – Aber wie?
Gerade Gründer wollen in den ersten Jahren des Bestehens ihres Unternehmens nur ungern Arbeit abgeben. Sie sind es noch von der Gründungsphase gewohnt, über jeden Prozess die volle Kontrolle zu haben. Irgendwann lässt sich der Aufwand aber nicht mehr bewerkstelligen. Das macht sich oft zuerst an der Kommunikation bemerkbar: zu viele Anrufe, zu viele E-Mails, zu viele Meetings. Leider hat die Arbeitswelt nur wenig Verständnis für Überlastung. Kunden, die lange auf Antworten warten müssen, wenden sich unter Umständen schnell ab und weichen auf einen Konkurrenten aus.
Bevor das passiert, sollten Gründer überlegen, ob nicht ein Büroservice als Unterstützung für den Telefondienst sinnvoll wäre. Hier kann Büroservice24 eine wichtige Filterfunktion für eingehende Anrufe einnehmen, ohne dabei wirklich wichtige Kontakte an eine dritte Person auszulagern. Das funktioniert so: Alle bei einer zentralen Rufnummer eingehenden Anrufe werden zunächst an den Telefondienstleister weitergeleitet. Dieser stellt dem Anrufer zunächst einige Fragen und verbindet anschließend an die zuständige Person.
Damit wird ein erheblicher Kommunikationsaufwand, der sonst an den Mitarbeitern selbst hängenbleibt, ausgelagert. Ein Telefonservice kann aber noch umfangreichere Aufgaben übernehmen. So kann er beispielsweise Anrufe entgegennehmen und die wichtigsten Informationen schriftlich festhalten. Der eigentliche Empfänger bekommt dann in regelmäßigen Abständen eine Übersicht über alle eingegangenen Anrufe und deren konkrete Inhalte.
Personal statt Material
Es ist nicht verwunderlich, dass Unternehmer in unternehmerischen Kategorien denken. Sie versuchen, ein Maximum an Ergebnis mit einem Minimum an Mitteln zu erzeugen. Das gelingt aber nur bis zu einer gewissen Grenze. Manchmal braucht es nämlich ein bisschen mehr als einfach nur „mehr“. Sofern das Unternehmen fleißig wächst, sollten gerade Jungunternehmer nicht davor zurückschrecken, auch aktiv Personal einzustellen, anstatt Probleme rein über Material oder den Zukauf von externen Dienstleistungen zu lösen. Jeder neue Kopf im Unternehmen ist bestenfalls auch ein eigenständiger Denker.
Durch den neuerlichen Input kommen womöglich ganz neue Ideen zustande, die zukünftige Probleme noch besser lösen. Eine Anstellung bedeutet auch immer Loyalität gegenüber dem Unternehmen und eine intrinsische Motivation dafür, die unternehmerischen Ziele zu erreichen. Das kann ein externer Dienstleister nicht leisten. In vielen Fällen zahlt es sich deswegen aus, ein wenig mehr Geld in die Hand zu nehmen und tatsächlich neue Mitarbeiter einzustellen. Statt einfach nur der anfallenden Arbeit gerecht zu werden, können diese nämlich mitunter auch echte Innovationen vorantreiben.
