Zeitmanagement: Wie sinnvoll ist der Einsatz von Rechnungsprogrammen?

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Die meisten selbstständigen Unternehmer bringen einen nicht unerheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit Papierkram zu. Einen großer Teil davon dürfte für viele Selbstständige das Schreiben von Rechnungen ausmachen, das für viele unerlässlich und doch lästig ist. Software-Angebote versprechen, das Rechnungschreiben zum Kinderspiel zu machen. Was taugen sie wirklich?

Was kann ich von einem Rechungsprogramm erwarten?

Ein großes Problem beim manuellen Schreiben von Rechnungen ist der Fakt, dass man für wenige austauschbare Details jedes Mal wieder ein Dokument mühsam anpassen muss: Rechnungsnummer, Datum, Kunde, Anschrift und natürlich die abgerechneten Leistungen sind jedes Mal anders, aber der grundsätzliche Aufbau der Rechnung bleibt oft gleich. Eine professionelle Software für Rechnungen löst dieses Problem, indem sie bestimmte wiederkehrende Veränderungen automatisiert oder als Bausteine speichert.

So lassen sich die Kunden beispielsweise mit ihren Anschriften und Besonderheiten als eigener Datensatz abspeichern. Rechnungsnummer und Datum können hingegen automatisch angepasst werden. Viele Softwarelösungen bieten außerdem gleich eine eigene Form der Rechnungsverwaltung an. Software-Angebote wie jenes von Lexware speichern die Rechnungen übersichtlich und ermöglichen einen schnellen Zugriff darauf – das ist insbesondere praktisch, wenn es beispielsweise an die Steuererklärung geht.

Zwar verlangt das Finanzamt in vielen Fällen nicht mehr, dass sämtliche Rechnungen als Nachweis bei der Steuererklärung mitgesendet werden. Aber die sogenannte Aufbewahrungspflicht setzt voraus, dass der Unternehmer alle wichtigen Unterlagen, insbesondere Rechnungen, immer griffbereit hat und auf Anfrage schnell zusammenstellen kann. Hier kann eine Rechnungs-Software, die sämtliche Rechnungen übersichtlich archiviert, extrem hilfreich sein.

Neuerungen beim Steuergesetz für das Jahr 2019: Software sollte Up-to-Date sein

Zu allem Überfluss ändern sich bei vielen selbstständigen Unternehmern nicht nur die Kundendaten von Zeit zu Zeit – auch die rechtlichen Besonderheiten beim Schreiben von Rechnungen müssen hin und wieder angepasst werden. Hier können kostenlose Rechnungsvorlagen hilfreich sein, sofern sie immer aktuell gehalten werden. Eine gute Software-Lösung führt automatische Updates durch, die die Rechnungen bestmöglich an den aktuellen rechtlichen Rahmen anpassen.

Das kann zum Beispiel praktisch sein, wenn der Selbstständige unter die sogenannte Kleinunternehmerregelung fällt. Hierbei gilt eine gewisse Verdienstgrenze, bis zu welcher der Unternehmer keine Umsatzsteuer auf seinen Rechnungen ausweisen muss. Damit die Regelung greift, muss dieser Hinweis auf jeder Rechnung vorhanden sein. Gute Rechnungssoftware verfügt hierbei über eine Vorlage, die den entsprechenden Passus bereits auf jeder Rechnung vermerkt.

Noch besser, wenn sich die Software zusätzlich merkt, wie viele Beträge bereits in Rechnung gestellt wurden – und automatisch darauf hinweist, wenn man sich der Verdienstgrenze für Kleinunternehmer nähert. Der Alltag eines selbstständigen Unternehmers kann ausgesprochen stressig sein. Es lohnt sich, den Arbeitsaufwand für Papierkram zu reduzieren. Wenn sich dazu noch Lösungen finden, die mitdenken und den Unternehmer vor teuren Fehlkalkulationen bewahren können – umso besser!