Als Führungskraft haben Sie in einem Unternehmen tragende Aufgaben, von deren Erledigung die reibungslosen Abläufe sowie der Erfolg der Firma oftmals stark abhängen. Wenn Sie ausfallen, steht der Betrieb vor einigen Fragestellungen und Problemen. Wie können Sie diese in Ihrem Unternehmen lösen?
Was muss die Führungskraft in der Situation erledigen?
Wichtig ist zunächst einmal, dass Sie die Mitarbeiter der Firma über die längere Abwesenheit informieren. In der akuten Situation sollten Sie einen Überblick geben, welche Termine und Aufgaben in den nächsten Tagen und Wochen wichtig sind. So kann das Dringlichste erledigt werden, ohne bereits nach kurzer Zeit ins Hintertreffen zu geraten. Zudem müssen Sie sich als Führungskraft bei einem längeren Ausfall darum kümmern, dass Sie finanziell abgesichert sind bzw. weiter Geld erhalten. Bei einem Ausfall, der länger als sechs Wochen andauert, bekommen Sie Krankengeld, sofern Sie eine gesetzliche Krankenversicherung abgeschlossen haben.
Sind Sie privat krankenversichert, gelten andere Regelungen. Gerade für Selbstständige sowie angestellte Führungskräfte, die über einer gewissen Gehaltsgrenze liegen (aktuell 64.530 Euro pro Jahr), kann dieses Modell viele Vorteile haben. Dazu gehört bei einem höheren Gehalt eine Kostenersparnis. Zudem kann ein individueller Leistungskatalog mit der Übernahme hochwertiger medizinischer Leistungen vereinbart werden. Bezüglich des Ausfalls ist es im Fall einer privaten Versicherung von Bedeutung, ob Sie eine Krankentagegeldversicherung abgeschlossen haben.
Diese bietet einen Ersatz für das in diesem Modell nicht gezahlte Krankengeld. Entsteht der Ausfall wiederum durch einen Arbeitsunfall, muss die Berufsgenossenschaft informiert werden. In dieser Situation erhalten Sie nach sechs Wochen das sogenannte Verletztengeld.
Vorab zu erledigen: Wichtige Infos für die Firma
Des Weiteren sollten Sie für einen Ausfall dahingehend vorsorgen, dass es ein Dokument oder mehrere Dokumente mit allen wichtigen Infos gibt. Zusätzlich sollten gewisse Berechtigungen erteilt worden sein. Ansonsten besteht die Gefahr, dass gewisse Aufgaben aufgrund fehlender Daten oder Kontaktinformationen nicht erledigt werden können. Zu den wichtigen Dokumenten gehören unter anderem:
- verschiedene Vollmachten,
- Kontaktdaten von Kunden und Bankdaten,
- Unterlagen im Bereich Finanzen und Versicherungen
- sowie EDV-Daten.
Vollmachten
Vollmachten ermöglichen es den anderen Mitarbeitern Ihrer Firma, gewisse Geschäfte zu erledigen. Diese Dokumente können je nach Inhalt bei einem Notar oder der Bank hinterlegt werden. Relevant sind vor allem Bankvollmachten und Postvollmachten. Erstere sind zwingend notwendig, damit zum Beispiel Lohnzahlungen weiterlaufen können. Zweitere haben eine Bedeutung für jede Art des schriftlichen Kontaktes mit dem Unternehmen.
Kontaktdaten, Rechnungen, Verträge, EDV
Nicht weniger relevant sind die Kontaktdaten der Kunden und Banken. Sie ermöglichen Ihren Vertretern, die Geschäfte weiter reibungslos abzuwickeln und sich bei Fragen oder Unklarheiten mit den Abnehmern oder dem Kreditinstitut in Verbindung zu setzen. Zudem sollte Ihre Vertretung einen Zugriff auf wichtige Dokumente in den Bereichen Finanzen und Versicherungen der Firma haben. Dazu gehören Verträge sowie Rechnungen. Schlussendlich ist es in der heutigen Welt unabdingbar, Zugänge im Bereich EDV zu hinterlegen.
Dies liegt daran, dass in den meisten Unternehmen vieles virtuell abgewickelt wird. Unter anderem spielen hierbei Benutzernamen und Passwörter sowie Pins und Codes eine entscheidende Rolle. Diese können einzelne Anwendungen, die in der Firma genutzt werden, wie auch das E-Mail-Postfach betreffen.
Stellvertreter und Vertretungsplan
Ebenfalls von Bedeutung im Falle eines längeren Ausfalls ist eine detaillierte Organisation Ihrer Vertretung. Hierfür müssen sowohl entsprechende Personen benannt als auch ein sinnvoller und vor allem realistischer Plan aufgestellt werden.
Stellvertreter benennen
Die Stellvertreter sollten im besten Falle nach ihren Kompetenzen ausgewählt werden. Eine Führungskraft übernimmt die verschiedensten Aufgaben mit Bezug zu nahezu allen Abteilungen einer Firma. Daher ist eine Aufteilung sinnvoll. So können zum Beispiel die Erledigungen bezüglich der Mitarbeiter von der Personalabteilung übernommen werden. Finanzfragen wiederum sind unter anderem in der Buchhaltung gut aufgehoben. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, einen Koordinator für die Vertretung zu benennen. Dieser kümmert sich um die Organisation und dient als Ansprechpartner bei möglichen Fragen und Problemen.
Einen Vertretungsplan aufstellen
Neben der Verteilung der Aufgaben sollten Sie einen Vertretungsplan aufstellen. Im besten Falle haben Sie die Möglichkeit, die einzelnen Arbeiten auf mehrere Personen zu verteilen, die sich immer tage- oder wochenweise abwechseln. Für die reibungslosen Abläufe hat dies eine wichtige Bedeutung. Schließlich müssen die Angestellten Ihre Aufgaben zusätzlich zu ihrem üblichen Tagespensum erledigen. Mit einer sinnvollen Aufteilung vermeiden Sie, dass einzelne Mitarbeiter stark überlastet werden und selbst ausfallen, zum Beispiel aufgrund eines Burn-out-Syndroms. Bei zu hohen Belastungen eines Angestellten kann der Koordinator ebenfalls als Ansprechpartner dienen und die Organisation der Vertretung, wenn nötig, ein wenig abändern und anpassen.
Bedeutung eines transparenten und sinnvollen Systems
Zudem sollten Ihre Arbeitsabläufe und Unterlagen in einem sinnvollen aber vor allem transparenten System organisiert sein. Wenn Sie länger Ausfallen, ermöglicht es dies den Vertretern, bei der Erledigung Ihrer Aufgaben viel Zeit zu sparen. Gerade aufgrund der Mehrbelastung ist eine derartige Organisation unabdingbar. Damit alle relevanten Personen einen schnellen Überblick haben, könnten Sie einmal im Jahr ein Meeting veranstalten, im Rahmen dessen alle wichtigen Punkte für den Fall der Fälle durchgesprochen werden. Stellen Sie zudem sicher, dass der Koordinator stets in Ihr System eingeweiht ist.
Fazit
Falls Sie als Führungskraft länger ausfallen, müssen Ihre Vertreter auf alle wichtigen Unterlagen und Dokumente zugreifen können sowie über entsprechende Berechtigungen verfügen. Zudem sollte für diesen Fall ein sinnvoller Plan bestehen, der die Kompetenzen sowie die realen Belastungen der Angestellten im Arbeitsalltag berücksichtigt. Schlussendlich sollten Sie Ihre Aufgaben und Dokumente in einem sinnvollen und leicht nachvollziehbaren System organisieren.
