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Das Corona-Virus wirkt sich verheerend auf viele Wirtschaftszweige aus. Die meisten Geschäfte müssen schließen und viele Menschen haben keine Möglichkeit, ihrer Arbeit nachzugehen. Eine Ausnahme bilden Branchen mit IT-Fokus. Hier kann ein großer Teil der Angestellten im Homeoffice arbeiten. Doch funktioniert das wirklich genauso gut wie im Büro? Die einfache Antwort: Ja! Einige Dinge müssen von Arbeitnehmern und Arbeitgebern aber beachtet werden.

Technische Voraussetzungen für die Arbeit im Homeoffice

Eine Grundvoraussetzung für eine Verlagerung des Arbeitsplatzes nach Hause ist eine ausreichend schnelle Internetverbindung. Müssen regelmäßig größere Datenmengen versendet und empfangen werden, würde eine geringe Bandbreite unmittelbar zu einem Verlust von Arbeitszeit führen. Doch auch für die regelmäßige Durchführung von Videokonferenzen ist eine schnelle Internetverbindung erforderlich. Ist diese Voraussetzung nicht erfüllt, besteht eine Möglichkeit in der Wahl eines neuen Tarifs mit mehr Bandbreite. Inwieweit eine Übernahme der Kosten möglich ist, ist vorab mit dem Arbeitgeber zu klären.

Weiterhin muss die telefonische Erreichbarkeit während der Arbeitszeit sichergestellt sein. Dabei sollte jeder Angestellte über einen Firmenanschluss verfügen und nicht über seine Privatnummer telefonieren müssen. Möglich ist dies zum Beispiel mit speziellen Apps, die die Einrichtung einer entsprechenden Weiterleitung ermöglichen. Eine weitere Möglichkeit ist Voice over IP, wobei die Verbindung über die Internetleitung aufgebaut wird. Neben der Bereitstellung geeigneter Kommunikationsmöglichkeiten spielt die PC-Sicherheit eine entscheidende Rolle. Grundsätzlich empfiehlt es sich, dass Mitarbeiter nicht mit ihrem privaten Rechner arbeiten. Der Arbeitgeber sollte ein separates Gerät zur Verfügung stellen. Darüber hinaus sind einige weitere Dinge zu beachten:

• Verwendung sicherer Passwörter
• Regelmäßige Durchführung von Updates
• Nutzung von VPN
• Verschlüsselung von Festplatten
• Geschützter Zugriff auf Firmen-PCs durch Fernsteuerung

Software-Lösungen für das Homeoffice

Wer überwiegend im Team arbeitet, muss auch im Homeoffice die Möglichkeit haben, mit seinen Team-Mitgliedern zu agieren. Dafür gibt es eine Reihe von Collaboration Tools. Eine gute Lösung ist beispielsweise Office 365. Dabei handelt es sich um eine gut skalierbare Lösung, mit der man seine Prozesse schnell auf neue Bedingungen umstellen kann. Sie verfügt über eine E-Mail-Anbindung, gemeinsame Kalender, Cloud-Speicher und zahlreiche weitere Funktionen. Ein besonders wichtiges Feature ist die Echtzeitbearbeitung von Dokumenten. Damit können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an Aufgaben arbeiten.

Hinweis: Da die Implementierung von Systemen wie Office 365 abhängig von der Ausgangslage einige Vorkenntnisse erfordert, kann ein wenig Unterstützung erforderlich sein. Die bekommt man beispielsweise bei Compipower.

Daneben gibt es zahlreiche weitere Tools, mit denen sich die Arbeit im Homeoffice deutlich effizienter gestalten lässt. Eine Auswahl.

• Slack: Mit Slack ist es unkompliziert möglich, offene und geschlossene Chats einzurichten, über die Mitarbeiter miteinander kommunizieren können. Es gibt Video-Konferenzen bis zu 15 Personen, Datentransfers und eine Archiv- und Suchfunktion
• Teamviewer: Gerade, wenn man spontan ins Homeoffice wechselt und noch auf Daten von seinem Büro-PC zugreifen muss, ist der Teamviewer eine gute Wahl. Damit lassen sich PCs unkompliziert aus der Ferne warten und Daten können einfach per Drag & Drop übertragen werden.
• Trello: Wenn man außerhalb des Büros arbeitet und nicht mehr uneingeschränkt mit seinen Team-Mitgliedern kommunizieren kann, kommt der Projektorganisation eine besondere Bedeutung zu. Gut eignen sich hierfür Tools wie Trello. Damit lassen sich Aufgaben und Teams zusammenstellen und alle Beteiligten unkompliziert per E-Mail-Nachricht über neue  Tasks informieren.

Tipps für effektives Arbeiten im Homeoffice

Ein oft gehörter Einwand gegen das Homeoffice betrifft die vielen Ablenkungen, die das konzentrierte Arbeiten vermeintlich erschweren. Auch wenden viele Arbeitgeber ein, dass sie nicht mehr so leicht kontrollieren können, ob ihre Angestellten ihre Aufgaben in vollem Umfang erledigen. Tatsächlich handelt es sich dabei oft um unbegründete Sorgen. Wie eine Studie der Stanford University zeigt, legen Menschen im Homeoffice im Durchschnitt sogar mehr Arbeitseifer an den Tag. Damit dies möglich ist, sollten aber einige Hinweise beachtet werden.

1. Störfaktoren ausschalten

Ablenkungen wie Fernseher, Radios und Sofas können zu einer unzureichenden Trennung des Arbeitsplatzes vom privaten Umfeld und damit zu Produktivitätseinschränkungen führen. Wenn man die Möglichkeit hat, sollte man sich deshalb zuhause ein separates Zimmer zum Arbeiten einrichten, das man möglichst frei von persönlichen Gegenständen hält.

2. Klare Arbeitszeiten festlegen

Ein großer Vorteil bei der Arbeit im Homeoffice besteht in der Flexibilität. Diese kann sich aber auch nachteilig auswirken, etwa dann, wenn die zeitliche Organisation des Tagesablaufs beeinträchtigt wird. Mitarbeiter sollten deshalb ihren Arbeitstag genauso strukturieren wie zuvor. Dazu zählen ein fester Start, feste Pausenzeiten und ein fester Feierabend. Um die Zeitplanung während des Arbeitstages gut im Blick zu halten, kann man verschiedene Tools nutzen. Ein gutes Beispiel hierfür ist toggl. Dabei handelt es sich um eine Tracking-App, mit der man den Zeitaufwand für einzelne Aufgaben dokumentieren kann.

3. Für Arbeitgeber: Nicht mehr Erreichbarkeit fordern als nötig

Viele Arbeitgeber gehen davon aus, dass sie Arbeitnehmer während der Zeit im Homeoffice auch nach Feierabend noch anrufen können, da sie ja ohnehin den ganzen Tag zuhause seien. Davon sollten Arbeitgeber unbedingt absehen. Die ständige Erreichbarkeit von Angestellten ist ein Problem, das sich nachhaltig auf die Psyche auswirken kann. Deshalb sollten Arbeitgeber gemeinsam mit ihren Angestellten klare Regeln aufstellen, von wann bis wann sie erreichbar sein müssen. Auch für dringende Notfälle sollte eine Vorgehensweise festgelegt werden.

Ein wichtiger Bestandteil des Kundenservices ist, dass Unternehmen auch außerhalb der Öffnungszeiten für ihre Kunden eine telefonische Auskunft bieten. In Form einer professionellen Anrufbeantworter-Ansage kann beispielsweise auf die Öffnungszeiten, alternative Kontaktmöglichkeiten oder eine Servicehotline verwiesen werden. Für einen positiven ersten Eindruck ist eine professionelle Ansage auf dem Anrufbeantworter daher unverzichtbar. Wir geben Tipps wie Unternehmen diese Ansage gestalten können und was es unbedingt zu vermeiden gilt.

So gelingt der professionelle Ansagetext

Ein wichtiger Aspekt beim Einrichten eines Anrufbeantworters ist, dass dieser außerhalb der Öffnungszeiten möglichst schnell anspringt. Schließlich sollten potentielle Kunden und Bestandskunden nicht zu lange in der Leitung warten müssen. Ein längeres Klingelzeichen vermittelt Anrufern, dass ihr Anruf in Kürze angenommen wird und erhöht die Frustration über einen anspringenden Anrufbeantworter. Hierzu ist es technisch möglich, den AB direkt bei eingehendem Anruf einzuschalten und Kunden dadurch die Wartezeit zu ersparen.

Der Sprecher oder die Sprecherin

Idealerweise lässt ein Unternehmen seinen Anrufbeantworter von professionellen Sprechern oder Sprecherinnen einrichten. Sie haben eine exzellente Ausdrucksweise, das perfekte Sprechtempo und eine sympathische Stimmlage. Unternehmen erhalten beispielsweise hochwertige Anrufbeantworter-Ansagen von 1a-telefonansagen.de und können bei diesem Anbieter eigene Wünsche äußern. Das Resultat ist eine Bandansage, die einen freundlichen und professionellen Eindruck beim Anrufer hinterlässt.

Der Inhalt der Ansage

Ebenfalls wichtig ist die inhaltliche Qualität der nun folgenden Ansage. Sie sollte möglichst kurz und bündig sein. Außerdem muss sie nützliche Informationen für den Anrufer enthalten. Diese können die allgemeinen Geschäftszeiten benennen oder um das Hinterlassen von Kontaktdaten zum Rückruf am nächsten Werktag bitten. Hilfreich ist es auch, dem Kunden eine alternative Möglichkeit zur Mitteilung seines Anliegens anzubieten. Das kann per E-Mail oder über eine extern betreute Service-Hotline erfolgen. Wichtig beim Inhalt der Bandansage ist ihre Aktualität. Ändern sich beispielsweise die Geschäftszeiten, muss das unbedingt in einer neuen Ansage berücksichtigt werden. Während der Betriebsferien oder über Feiertage kann eine temporäre Ansage mit einem abgestimmten Inhalt ausgespielt werden.

Typische Fehler bei Anrufbeantworter-Ansagen

Einige klassische Fehler schleichen sich auch bei großen Unternehmen immer wieder in die Ansage auf dem Anrufbeantworter ein. Dazu gehört beispielsweise eine schlechte Tonqualität durch störende Hintergrundgeräusche. Sie lassen sich vermeiden, indem man für die Aufnahme in einen ruhigen Raum mit wenig Halleffekt geht. Auch zu lange, nicht mehr aktuelle oder wenig aussagekräftige Texte gehören zu den typischen Fehlern. Darüber hinaus können eine monotone Sprechweise, eine undeutliche Aussprache, eine zu lustige Telefonansage oder ein starker Dialekt des Sprechers abschreckend auf Kunden wirken.

Wer als Unternehmer seinen Anrufbeantworter selbst besprechen möchte, der sollte das Ergebnis unbedingt auf die genannten Fehler hin überprüfen und gegebenenfalls nachbessern. Für eine freundliche Stimmlage ist es übrigens hilfreich beim Besprechen des Anrufbeantworters zu lächeln.

Wer sich selbstständig macht, sieht sich zu Beginn seiner neuen Tätigkeit oft mit einer Menge neuer Herausforderungen konfrontiert. Gerade für Kleinunternehmer ist die Buchhaltung häufig ein großes Hindernis. Dieser Artikel gibt Tipps für den Einstieg und zeigt, wie man sich Arbeit sparen kann.

Buchhaltung: Muss das sein?

Insbesondere Unternehmer mit ordentlichem Gründergeist wollen sich am Anfang der Realisierung ihrer Geschäftsidee nur ungern mit so schnöden Dingen wie der Buchhaltung beschäftigen. Es führt aber kein Weg daran vorbei: Jeder Fehler, den man am Anfang macht – und vor allem jede Tätigkeit, die man unterlassen hat – wird sich später einmal rächen. Bestenfalls stapelt sich die Arbeit, schlimmstenfalls hat man sogar höhere Kosten, weil man bestimmte Fristen versäumt hat. Das kann beispielsweise auch das Zahlen von Rechnungen betreffen.Der Kleinunternehmer sollte dabei grundsätzlich zwei Typen unterscheiden: Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen.

Eingangsrechnungen sind alle Rechnungen, die beim Unternehmer selbst eingehen, welche also von anderen Unternehmen oder Personen ausgestellt wurden. Diese sollte man grundsätzlich übersichtlich aufbewahren und zügig begleichen, um Mahngebühren und ähnliche Strafen wegen Zahlungsverzug zu vermeiden. Stapeln sich die Rechnungen, lohnt sich eine Software wie Pylot Eingangsrechnungen. Mit der Scanner App von Pylot können die Rechnungen in Windeseile gescannt und sofort archiviert werden. So sorgt man schnell für eine ordentliche Buchhaltung. Überall, wo eine Rechnung eingeht, braucht man nur das eigene Smartphone parat haben. Dann kann die Rechnung sofort beglichen werden.

Beim Jahresabschluss wird man es sich selbst danken, dass man jeden Beleg gescannt und archiviert hat. Fordert das Finanzamt nämlich Belege, muss man diese sofort einreichen. Auch Konflikte mit den Geschäftspartnern lassen sich immer besser lösen, wenn man die nötigen Belege dafür sofort parat hat.

Buchhaltung bei Gründern: Keine halben Sachen

Oftmals lässt sich der Aufwand, der bei einem Unternehmen oder einer selbstständigen Person in puncto Buchhaltung anfällt, anfangs nicht so leicht abschätzen. Fakt ist aber: Er steigt – und zwar immer. Daher ist es wichtig, sich gleich zu Anfang ernsthaft damit zu beschäftigen und keine Notlösungen zu etablieren, mögen sie auch für den Moment noch so praktikabel erscheinen. Eine Ablage, in der man einfach alle geschäftsmäßigen Unterlagen stapelt, um sich „später“ darum zu kümmern, ist keine langfristige Lösung für die Buchhaltung. Natürlich muss man sich nicht um alles immer sofort kümmern, eine grundsätzliche Ordnung braucht es aber von Anfang an.

Läuft das Business nämlich einmal – und das ist schließlich das Ziel eines jeden Unternehmers – kann man sich darauf verlassen, dass der Papierkram mehr werden wird. Sorgt man rechtzeitig für Ordnung, hat man später weniger zu ordnen. Das spart eine Menge Zeit, die man gerade dann, wenn das Geschäft brummt, sehr gut brauchen kann.

Nachhaltigkeit ist ein zentraler Punkt des Zeitgeists der heutigen Gesellschaft. Viele Unternehmen streben einen Wechsel auf ökofreundliche Alternativen an, um langfristig umweltschonende Lösungen zu finden. Davon ist der Bereich um das Marketing keine Ausnahme. Dabei sind große Konzerne nicht die einzigen, die zum Wandel beitragen können – bereits mittelständische Unternehmen können ihre Werbestrategien grüner gestalten.

Nachhaltigkeit aus Überzeugung

Natürlich dient Marketing primär dem Erwerb neuer Kunden und der leichteren Wahrnehmung in der Öffentlichkeit. Wirbt ein Unternehmen jedoch nur mit Nachhaltigkeit, um mit einem besseren Image zu punkten, kann es nicht dauerhaft ökologisch erfolgreich sein. Das sogenannte Greenwashing ist eine verstärkte Form dieser Strategie. Marken werben hier mit Umwelt-Freundlichkeit, die sie in Wahrheit nicht umsetzen. Erfährt die Öffentlichkeit von den Lügen eines Unternehmens, schädigt dies dauerhaft dem Namen der Firma. Sie müssen demnach mit einem bewussten und ehrlichen Umweltgedanken arbeiten.

Grüne Werbemittel nutzen

Bleibende Erinnerungen setzen Unternehmen mit Werbe-Geschenken. Lange Zeit setzten Kunden Werbemittel mit billigen Kugelschreibern und kurzlebigen Produkten gleich. Dabei punkten viele Firmen bereits mit hochwertigen Artikeln, die mit dem aufgedruckten Logo das Image des Unternehmens in der Öffentlichkeit festigen. Besonders beeindruckend sind hier durch Upcycling entstandene Werbemittel. Einen echten Mehrwert bieten sie zum Beispiel mit:

• Trinkflaschen aus recycelten PET-Flaschen
• Notizbücher aus recycelbarem Steinmehl
• Tragetaschen aus alten Textilresten

Zielgruppe definieren

Damit Sie Ressourcen so effizient wie möglich nutzen können, ist es zunächst wichtig, die Zielgruppe genau zu definieren. Ist bekannt, wen Sie erreichen möchten, können Sie die Werbung effektiver und zielgerichtet gestalten. So vermeiden Sie Verluste, die durch eine zu breite Streuung auftreten würden. Wenn Ihr Angebot zum Beispiel spezifisch an der älteren Bevölkerung orientiert ist, versichert eine direkte Ansprache dieser Altersgruppe, dass Sie den Kunden besser erreichen. Eine zu allgemein geführte Werbestrategie führt in diesem Beispiel dazu, dass die jüngere Verbraucherschicht keinen Nutzen für das Produkt sieht, die ältere Schicht sich jedoch nicht angesprochen fühlt.

Dazu bietet sich besonders die Erstellung einer Buyer Persona an. Hier kreieren Sie eine fiktive Person mit Interessen, Problemen und Zielen. Anhand dieser können Sie überlegen, wer am meisten von Ihrem Produkt profitiert und die Werbekanäle auf diese Zielgruppe ausrichten.

Digitale Präsenz ausbauen

Um Ihr Angebot nun passend an den Interessenten zu bringen, ist ein Ausbau der Werbung mit Hilfe der digitalen Möglichkeiten von Vorteil. Der Auftritt auf einer Messe oder die Anzeige in einer Fach-Zeitschrift wirken professionell, sind in der Regel teuer und haben keinen kontinuierlich werbenden Effekt. Bessere Effekte erzielen Sie mit einer ausgebauten Präsenz im Internet. Unter anderem bestehen folgende Vorteile:

• Eine gut gepflegte Homepage mit Kontakt-Möglichkeiten demonstriert Ihre Seriosität
• Auftritte in den sozialen Medien erhöhen Ihre Erreichbarkeit und verleihen dem Unternehmen ein Gesicht in der Öffentlichkeit
• Newsletter halten den Kunden stets informiert über neue Angebote

Die alternativen Mittel im Web sparen nicht nur Geld, sie sind auch zeit- und umweltschonender als große konventionelle Werbe-Aktionen. Sie sollten dennoch darauf achten, dass der angebotene Content qualitativ hochwertig ist und dem Verbraucher echten Mehrwert liefert. Nachdem Sie den Interessenten erreichen konnten ist es wichtig, eine langfristige Beziehung zwischen dem Kunden und dem Unternehmen aufzubauen.

Die Umwelt aktiv schützen

Ein Produkt muss bei einer Werbe-Aktion nicht immer im Vordergrund stehen. Gehört der Schutz der Natur zu Ihrer Firmenpolitik, bieten Kampagnen ohne Produktbezug ökologisch ausschlaggebende Alternativen. So können Sie beispielsweise einen Teil der Einnahmen dazu nutzen, neue Bäume zu pflanzen. Besonders Spenden an soziale Projekte oder die Partnerschaft mit einer Naturschutz-Organisation versichern langanhaltend umweltfreundliche Methoden, um die Natur zu erhalten. Machen Sie dem Kunden klar, dass dessen Kaufentscheidung eine weitreichend positive Wirkung trägt.

Ökologische Lösungen gewinnen immer größere Bedeutung

Der Wechsel auf ressourcenschonende Marketing-Optionen verspricht Erfolg, benötigt aber vollen Einsatz und Überzeugung Ihres Unternehmens. Viele großen Konzerne haben die wachsende Bedeutung einer umweltfreundlichen Firmen-Politik wahrgenommen und den Marketing-Kanal bereits entsprechend angepasst. Der Wettbewerb ist demnach groß, jedoch dürfen sich mittelständische Unternehmen hiervon nicht abschrecken lassen. Eine ökologische Werbe-Kampagne hilft Ihnen nicht nur, die Umwelt zu schützen. Sie erreichen zusätzlich den Verbraucher besser und überzeugen diesen, dass der Kauf Ihrer Produkte/Dienstleistungen effektiv zum Erhalt der Natur beiträgt.