Die Veranstaltungsbranche wird auf ein historisch schwieriges Jahr zurückblicken. Da sich 2020 inzwischen dem Ende entgegen neigt, bietet sich der Ausblick auf die Zukunft an.

2020 als richtungsweisendes Jahr für die Branche

Der Begriff Business-Events umfasst ein weites Spektrum. Er ist ein Überbegriff für jegliche Veranstaltungen, die in einem gewerblichen oder kommerziellen Kontext stehen. Dies kann ebenso eine Fachmesse sein wie eine Tagung, eine Konferenz, ein internes Event zur Verbesserung des Betriebsklimas oder eine Promotion-Tour. So unterschiedlich die Anlässe sind, so verschieden sind auch die Anforderungen. Der Bedarf nach einer professionellen Beratung liegt daher auf der Hand und mit Spezialisten wie East End, einer Eventagentur aus Berlin, ist diese Unterstützung jederzeit verfügbar.

2020 wurde diese Gewissheit jedoch außer Kraft gesetzt. Nachdem im Sommer für kurze Zeit Besserung in Sicht war, wurde spätestens im Herbst deutlich, dass das Jahr unter schwierigen Bedingungen zu Ende gehen würde. Die Beteiligten blicken deswegen bereits nach vorne – alle Hoffnungen liegen auf einem wesentlich normaleren nächsten Jahr.

Vorwärts statt rückwärts: Der Schwung ist vorhanden

Denn im Gegensatz zu realen Events mussten Kreatitivät und Inspiration keine Pause machen. Die Agenturen haben die vergangenen Monate nicht als vollständig verlorene Zeit abgeschrieben, sondern die Unterbrechung im Tagesgeschäft genutzt, um neue Ideen zu entwickeln. Einer der wichtigsten Trends konnte pandemiebedingt schon direkt begleitet werden: 2020 war eindeutig das Jahr der digitalen Meetings, allein schon wegen der Millionen Menschen im Home Office. Diese Meetings dienten teils einfach nur dem Online-Zusammentreffen, benötigten andernfalls jedoch auch ein spezielles Konzept. So fanden zahlreiche Fachmessen via Internet statt; hierbei war die Beteiligung von Event-Fachleuten unverzichtbar für die Konzipierung.

Da die anhaltende Digitalisierung ohnehin der prägende Vorgang dieses Zeitalters ist, wird die Bedeutung von Online-Meetings auch nach der Pandemie nicht abnehmen. Viele Events werden zwar wieder in der Realität stattfinden, da dies im Sinne aller Beteiligten ist, jedoch wurden Strukturen für digitale Treffen geschaffen und diese haben ihren Mehrwert unter Beweis gestellt. Die Zukunft der Business-Events dürfte damit sogar noch besser aussehen, da sie online und offline im Gleichschritt stattfinden werden.

Für Experten bedeutet dies ein noch weiter gefasstes Arbeitsfeld, in dem moderne Ansätze immer mehr Raum einnehmen werden. Dies lässt sich auf alle Themenbereiche anwenden und im selben Schritt werden virtuelle Umgebungen immer realistischer, was sowohl die Komplexität als auch die Chancen erhöht.

Die eigene Webseite in der eigenen Sprache – das ist zumindest ein guter Anfang für Deutschland. Österreich und die Schweiz, aber noch lange nicht das Ende der Fahnenstange. Denn auch jenseits des deutschsprachigen Raums lassen sich Kunden und Interessenten akquirieren, die ein Interesse an Ihrem Angebot haben. Lassen Sie Ihre Webseite durch ein Übersetzungsbüro in eine andere Sprache übersetzen, stehen möglicherweise ungeahnte Potenziale für mehr Absatz offen.

Machen Sie es potenziellen Kunden leichter

Auch wenn die meisten Menschen, die Tag für Tag durch das Internet surfen, eine oder mehrere Fremdsprachen beherrschen, ist und bleibt es doch für die meisten von ihnen am leichtesten, Texte in der eigenen Muttersprache zu lesen. Wer erfolgreich Interessenten und potenzielle Kunden aus anderen Sprachräumen ansprechen und sich mit seinem Geschäft international aufstellen möchte, kommt um eine Übersetzung der Webseite nicht herum. Gerade Unternehmen, die nicht nur ein örtliches Ladenlokal bewerben, sondern ihre Produkte auch per Versandhandel verschicken, können Ihren Kundenkreis durch eine professionelle Übersetzung Ihrer Webseite bzw. Ihres Shops durch ein Übersetzungsbüro signifikant erweitern.

Mehr Reichweite, mehr Aufmerksamkeit, mehr Kunden

Wenn Unternehmen ihre Reichweite erhöhen, werden mehr potenzielle Kunden auf deren Angebote aufmerksam. Folglich bringt eine Übersetzung das Potenzial mit sich, den Umsatz deutlich zu erhöhen. Die größere Anzahl an Klicks und Seitenaufrufen wirkt sich zusätzlich positiv auf die Website-Statistiken aus. Die höhere Relevanz, die Google der Webseite beimisst, führt zu besseren Ergebnissen auf der Suchergebnisliste – auch bei Kunden aus dem eigenen Land. Zum gleichen Effekt führt die höhere Anzahl an Backlinks von ausländischen Seiten und Nutzern aus dem Bereich der sozialen Medien, die neue Produkte dank einer Übersetzung für sich entdecken konnten und nun darüber berichten. Die wichtigsten Vorteile der Übersetzung lauten also kurz zusammengefasst:

• Mehr Reichweite über die Landesgrenzen hinaus
• Bessere Bewertung der Webseite durch Suchmaschinen
• Bessere Sichtbarkeit in den sozialen Medien
• Mehr Kunden
• Höhere Umsätze

Was macht eine gute Übersetzung aus?

Die Arbeit von einem Übersetzungsbüro zeichnet sich durch mehr aus als nur das Übersetzen einzelner Wörter, um diese dann zu halbwegs korrekten Sätzen zusammenzufügen. Automatische Übersetzungsprogramme sollten also eher außen vor gelassen werden. Mithilfe eines professionellen Übersetzers bleiben der Charakter und der Wiedererkennungswert eines Textes erhalten. Besucher aus anderen Ländern fühlen sich folglich nicht zu Nutzern zweiter Klasse degradiert, denen eine nebenbei produzierte und halbwegs sinnvolle Übersetzung aufgetischt wird.

Im Rahmen einer professionellen Übersetzung kann viel besser auf die Eigenheiten und Präferenzen einer Zielgruppe im jeweiligen Land eingegangen werden. Auch ist es in vielen Fällen mit einer reinen Übersetzung des Textes nicht getan. Bestimmte Redewendungen lassen sich nicht 1:1 in eine andere Sprache übersetzen. Möglicherweise gibt es in der Zielsprache eigene Ausdrücke, die den Kern der Sache viel besser treffen. Ein Übersetzungsprogramm weiß das nicht, ein guter Übersetzer hingegen umso besser. Hinzu kommt, dass in vielen Ländern eine andere Währung berücksichtigt und jeder Preis deswegen umgerechnet werden muss.

Auch bei Maßeinheiten gibt es Unterschiede. Amerikanische Kunden werden mit Angaben, die beispielsweise in Zentimeter oder Kilogramm gemacht wurden, wenig anfangen können. Bei ihnen gilt schließlich nicht das metrische System. Hier zeigt sich, dass eine Übersetzung auch immer in gewissem Maße mit einer Internationalisierung der Webseite einhergehen sollte.

Die effiziente und geschickte Verwaltung von Firmenunterlagen ist eine echte Herausforderung. Diese Aufgabe wird jedoch durch moderne Technologien und immer innovativere Wege der Umsetzung in die betriebliche Praxis erheblich erleichtert, um die tägliche Arbeit mit der Dokumentation zu rationalisieren und die Geschäftsprozesse im Zusammenhang mit dem Dokument-Workflow zu automatisieren.

Eines der nützlichsten und populärsten Beispiele für solche Lösungen ist sicherlich das Dokumentenmanagementsystem, d.h. eine spezialisierte Software, deren Vorteile besonders von Unternehmen geschätzt werden, die bisher mit Papierdokumentation gearbeitet haben.

Dokumentenmanagementsystem – was ist es und welche Funktionen hat es?

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine moderne IT-Lösung für Unternehmen, die eine einfache, effektive und effiziente Verwaltung der gesamten, in elektronischer Form gesammelten Unternehmensdokumentation und eine erhebliche Verbesserung aller mit ihrem Umlauf verbundenen Prozesse ermöglicht. Der bloße Übergang von Papierdokumenten zu ihren digitalisierten Pendants ermöglicht es dem Unternehmen, seine Aktivitäten auf eine völlig neue, höhere Ebene zu heben und den Prozess der erfolgreichen digitalen Transformation einzuleiten, in dem die Teilnahme heute für moderne Unternehmen eine Art „Sein oder Nichtsein“ ist.

Moderne Dokumentenmanagementsysteme sind leistungsfähige, hochfunktionale Plattformen, die ein effizientes Dokumentationsmanagement ermöglichen und eine Reihe weiterer nützlicher Lösungen für Unternehmen bieten, die dem Zeitgeist folgen. Die modernste und technologisch fortschrittlichste DMS-Software verwendet Technologien und Mechanismen aus den Bereichen Workflow-Engine, maschinelles Lernen (ML), künstliche Intelligenz (KI), Geschäftsprozessautomatisierung (BPA), Geschäftsprozessrobotisierung (RPA), intelligente Texterkennung (OCR), digitale Signatur und viele andere.

Das moderne Dokumentenmanagementsystem bietet nicht nur umfangreiche und sehr nützliche/nützliche Funktionen, sondern ermöglicht auch eine genaue Anpassung an die Bedürfnisse und Anforderungen jedes Unternehmens. Höchste Standards beim Schutz von Unternehmensdaten vor Verlust und Zugriff durch Unbefugte erhöhen die Sicherheit bei der Arbeit mit der Dokumentation. Die Nachvollziehbarkeit, d.h. die Möglichkeit, die Historie von Änderungen und den Dokumentenfluss in der gesamten Organisation zu kontrollieren, ermöglicht eine bessere Kontrolle über die Durchführung der Aufgaben und eine schnelle Reaktion bei der Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten oder Blockaden (sogenannte Flaschenhälse), die beseitigt werden können, wodurch nicht nur die Qualität, sondern auch die Effizienz des Prozesses verbessert wird.

Was sind die Vorteile der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen?

Der elektronische Dokument-Workflow, realisiert durch den Einsatz von entsprechend funktionaler und flexibler Software der DMS-Klasse, ermöglicht die Kontrolle über die Unternehmensdokumentation, erlaubt es, die in der Organisation ablaufenden Geschäftsprozesse zu organisieren und auf der Grundlage von streng definierten Fallkreisläufen, den so genannten Business-Szenarien, zu optimieren. Ein hochklassiger Workflow, d.h. der Fluss von Dokumenten, Aufgaben und Informationen, gewährleistet die Kontrolle in jeder Phase der implementierten Aktivitäten und die Berichterstattung über Aktivitäten, die überfällig sind oder zusätzliche Überprüfungen oder andere Eingriffe erfordern.

Der Übergang von Papierdokumenten zu ihren elektronischen Pendants ermöglicht es Ihnen, in Ihrem Unternehmen für mehr Ordnung zu sorgen, Massenmengen von Dokumenten effektiv zu kontrollieren und Zeit und Geld zu sparen. Statt in einem physischen Archiv werden alle Dokumente in ihrem digitalen Äquivalent, auf dem Server des Unternehmens oder in der Cloud gespeichert und sind über eine dedizierte DMS-Software zugänglich. Dies ermöglicht den gleichen Zugang zu den Unterlagen, sowohl für diejenigen, die ihre Aufgaben von der Zentrale und den einzelnen Zweigstellen des Unternehmens aus erfüllen, als auch für die Mitarbeiter, die an der Aufgabe arbeiten, in ihrem Heimbüro.

Die Reduzierung des Papierverbrauchs und die Beseitigung von Papierstapeln auf den Schreibtischen der Mitarbeiter ermöglicht eine effektive Umsetzung des in den letzten Jahren populären Konzepts des papierlosen Büros. Die Verwaltung der Dokumentation Ihres Unternehmens mit einem dedizierten DMS-System ist auch mit einem höheren Sicherheitsniveau verbunden. Der Zugriff auf einzelne Dateien wird von oben nach unten gewährt, was einen besseren Schutz sensibler, vertraulicher Daten ermöglicht und nur autorisierten Benutzern Zugriff darauf gewährt. Höchste Sicherheitsstandards und regelmäßig durchgeführte Datensicherungen eliminieren das Risiko des versehentlichen oder absichtlichen Löschens wichtiger Dokumente und garantieren dem Unternehmen ein sicheres, effektives und vollständig gesichertes Arbeiten mit der Dokumentation.

Low-Code-Plattformen sind eine besonders bemerkenswerte Option unter den DMS-Systemen

Ein dediziertes, hochklassiges Dokumentenmanagementsystem verfügt nicht nur über eine leistungsfähige Funktionalität, sondern bleibt auch hochflexibel und skalierbar, wodurch seine Funktionen und sein Betrieb strikt an die individuellen Bedürfnisse bestimmter Geschäftsbereiche und Anforderungen angepasst werden können, die sich aus der Besonderheit eines bestimmten Prozesses, Geschäftsszenarios oder externer Bedingungen ergeben. Unter den auf dem Markt erhältlichen Softwareprogrammen zur Verwaltung von Unternehmensdokumenten verdienen äußerst innovative und hochfunktionale Low-Code-Plattformen besondere Aufmerksamkeit, die eine schnelle und wirtschaftliche Erstellung kompletter Geschäftsanwendungen ohne Kodierung ermöglichen.

Ihre Funktionalität wurde in Übereinstimmung mit dem so genannten „Citizen Assisted Development“-Trend entwickelt, demzufolge in den Prozess der Bereitstellung von IT-Tools für Unternehmen auch die Anwender direkt involviert sind, die den Prozess- und Workflow-Mechanismus verstehen, aber keine Programmierkenntnisse und praktischen Fähigkeiten in der Codierung besitzen. Sie arbeiten proaktiv mit IT-Experten zusammen, die sich um die Aufrechterhaltung der IT-Standards, die Sicherheit und die optimale Einpassung neuer Geschäftsanwendungen in das übrige IT-Ökosystem des Unternehmens kümmern.

Die fortschrittlichsten Low-Code-Plattformen ermöglichen nicht nur die schnelle und einfache Erstellung neuer Lösungen, sondern gewährleisten auch die effiziente Umsetzung notwendiger Änderungen mit sofortiger Wirkung – in jeder Phase des Lebenszyklus einer solchen Geschäftsanwendung, auch nach ihrer Implementierung in produktive und laufende Instanzen. Das Ergebnis ist ein hochfunktionales, flexibles und zukunftssicheres Dokumentenmanagementsystem, das ideal auf die Anforderungen heutiger Unternehmen abgestimmt ist, deren Betriebsabläufe aufgrund interner und externer Faktoren einem ständigen Wandel unterliegen, was eines der wichtigsten Merkmale des digitalen Zeitalters darstellt.

Vor allem Gründer fürchten sich oft vor dem leidigen Thema Buchhaltung. Dabei ist die Angst vor dem „Papierkram“ meistens völlig unberechtigt. Wer weiß, was er zu tun hat, erledigt die Buchhaltung quasi im Vorbeigehen. Dieser Artikel zeigt, worauf vor allem Gründer achten sollten.

Was muss man bei der Buchhaltung beachten?

Ganz wichtig: Die Buchhaltung verzeiht das Aufschieben nicht. Wer sich schon mitten in der Unternehmung befindet und die Buchhaltung bislang vernachlässigt hat, sollte lieber früher als später damit anfangen. Denn: Wer seine Buchhaltung aus den Augen verliert oder Fehler macht, zahlt auf die eine oder andere Art und Weise einen Preis dafür – entweder in Form von Strafzahlungen oder in Form von unklugen unternehmerischen Entscheidungen. Die Aufgaben und Pflichten der Buchhaltung für Unternehmen fallen recht unterschiedlich – je nach Branche und Unternehmensgröße – aus.  Grundsätzlich gehört zu jeder Buchhaltung aber eine ausgiebige Bilanzierung der Ausgaben und Einnahmen.

Hier kann gar nicht sorgfältig genug vorgegangen werden, denn eine sauber geführte Buchhaltung ermöglicht den Unternehmern einen laufenden Überblick über seine Finanzen. Ein Beispiel: Im deutschen Steuerrecht gibt es für zahlreiche Dinge verschiedene Grenz- und Schwellenwerte. So können manche Unternehmer beispielsweise Betriebskosten pauschal absetzen, oder sich zu einem pauschalen Prozentsatz gezahlte Umsatzsteuer vom Staat zurückholen. Um zu entscheiden, ob es klug ist, eine solche Pauschale zu nutzen, muss der Unternehmer einen ziemlich genauen Blick auf seine Ausgaben und Einnahmen werfen können. Liegt der Pauschalsatz nämlich über dem tatsächlichen, kann er trotzdem verwendet werden.

In diesem Fall spart der Unternehmer bares Geld. Oft muss man sich jedoch nicht erst bei der jährlichen Steuererklärung, sondern schon zwischendurch für die eine oder andere Option entscheiden. Eine saubere Buchhaltung ermöglicht es auch, Ausgaben besser planen zu können. Große Anschaffungen können so etwa vorgezogen oder auf später terminiert werden, um Steuervorteile zu erlangen. Mit Trickserei hat das nichts zu tun. Hier gewinnt tatsächlich der Unternehmer, der den besseren Durchblick hat und schon im laufenden Geschäftsjahr kluge Entscheidungen trifft, weil er seine Zahlen kennt.

Brauche ich eigenes Personal für meine Buchhaltung?

Als Ein-Mann-Unternehmer kann man die Buchhaltung in der Regel recht gut selbst bewerkstelligen. Schwieriger wird es, wenn man als Unternehmer auch Mitarbeiter anstellt oder viele verschiedene Anschaffungen tätigen muss. Hier kann es sinnvoll sein, sich personelle Unterstützung zu holen. Oft erweitern sich dann auch die Möglichkeitsspielräume bei der Buchhaltung: Bestimmte Dinge können mit den entsprechenden Ressourcen etwa genauer erfasst werden. Spätestens dann, wenn man als Unternehmer mehr Zeit mit der Buchhaltung verbringt als mit dem eigentlichen Tagesgeschäft, sollte man darüber nachdenken, seinen Papierkram auszulagern. In vielen Fällen ist dies eine Investition, die sich früher oder später auszahlt.

Irgendwann kommt für jedes mittelständische Unternehmen der Moment, in dem es auf eine Art unsichtbare Wand stößt: Irgendwie geht es nicht weiter, egal was man tut. Dann könnte der Zeitpunkt für eine reformierte und optimierte Planung der unternehmerischen Ressourcen gekommen sein. Dieser Artikel zeigt, wie Software dabei helfen kann.

Was sind ERP-Systeme?

„ERP“ ist eine Abkürzung für „Enterprise Resource Planning“ und bezeichnet eine Methode, mit der sämtliche unternehmerischen Ressourcen – vom Material bis zum Personal – ganzheitlich überwacht und gesteuert werden können. Das ist insbesondere für wachsende Unternehmen interessant, da sich Fragen der Verwaltung von Unternehmensressourcen relativ schnell akut werden. Umfangreiche Cloud-ERP-Lösungen werden von vielen großen Unternehmen genutzt und helfen dort, die volle Kostenkontrolle zu bewahren und die Kommunikation auch intern zu erleichtern.

Insbesondere kleine, aber wachsende Unternehmen stoßen bei der Ressourcenverwaltung schnell an ihre Grenzen. Mit einer gewissen Größe von Lager, Personalstand etc. wird der Aufwand für die Verwaltung dieser Unternehmensressourcen größer, als man anfangs vermutet hatte. Eine Person allein kann diesen Aufwand kaum noch bewältigen, gleichzeitig möchte man aber nicht gleich eine kostenintensive neue Abteilung schaffen, die sich dem Management der Ressourcen voll und ganz widmet. Hier kann eine ERP-Software äußerst sinnvoll sein. Je ganzheitlicher diese Software dabei agiert, desto besser.

Denn dann kann man sich auch bei weiterem Wachstum immer noch dafür entscheiden, weitere Posten in die elektronische Verwaltung einfließen lassen.  So lassen sich nach und nach alle unternehmerischen Prozesse in der Software abbilden, was den Gesamtüberblick und die Steuerungskapazitäten verbessert. Auf Änderungen kann schneller reagiert werden.

Brauche ich ein ERP-System?

ERP-Systeme sind für kleine und mittelständische Unternehmen vor allem dann sinnvoll, wenn der Verwaltungsaufwand noch überschaubar ist. Dann bleibt genug Zeit, die Software zu etablieren, also etwa die Daten einzuspeisen und sich mit dem Umgang vertraut zu machen. Ist das Wachstum schon in vollem Gange und das Unternehmen gerade in einer „heißen Phase“, könnte der Umstieg auf die Software holprig werden, auch wenn er natürlich nach wie vor gelingen kann. Besser ist es aber, wenn man bereits handelt, bevor einem alles über den Kopf wächst. Mit der Software selbst lassen sich dann wachsende Anforderungsbereiche frühzeitig erkennen und steuern, sodass der Unternehmer bestenfalls das Gefühl hat, nie unvorbereitet in eine neue Situation zu gelangen.

Nicht nur die Mitarbeiter werden die neugewonnene Souveränität schätzen, auch die Konkurrenz macht Augen: Wer nämlich weniger Zeit als alle anderen mit der Planung und Verwaltung seiner Ressourcen zubringt, hat einen erheblichen Wettbewerbsvorteil – auch als kleineres Unternehmen. Aus diesem Grund spielen ERP-Software-Suiten selbst im mittelständischen Bereich heutzutage eine immer größere Rolle. Das wird auch in Zukunft aller Voraussicht nach so bleiben.