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Für Unternehmen, die mit personenbezogenen Kunden- oder Nutzerdaten zu tun haben, sind die Themen Datenschutzbeauftragter und Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) von erheblicher Relevanz. Dabei macht es keinen Unterschied, ob die Daten nur online erhoben werden oder eine offline-Verwaltung bzw. -Verarbeitung, beispielsweise auf Karteikarten, in Akten etc., erfolgt. Die Regelungen zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten sind im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und in der DSGVO fixiert.

In diesem Beitrag gehen wir unter anderem darauf ein, welche gesetzlichen Vorgaben zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten beachtet werden müssen, welche Voraussetzungen für solch eine Tätigkeit vonnöten sind und wie ich selbst Datenschutzbeauftragter werden kann.

Gesetzliche Vorgaben zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten

Die Bestellung eines im Betrieb tätigen oder externen Datenschutzbeauftragten ist dann vorgeschrieben, wenn zumindest eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:

1. Mindestens neun Personen sind im Unternehmen während eines Großteils ihrer Arbeitszeit mit der automatischen Verarbeitung personenbezogener Daten befasst.

Hierbei kann es sich sowohl um Vollzeit-, Teilzeit-, 450-Euro-Kräfte, aber auch um freie Mitarbeiter, Leiharbeitnehmer oder Praktikanten handeln. handeln. Eine automatisierte Datenverarbeitung erfolgt mit Hilfe von Datenverarbeitungsanlagen (beispielsweise Computer, Laptop, Tablet). Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten gehört zum Berufsalltag dieser Beschäftigten. Werden beispielsweise telefonische Bestellungen aufgegeben, so werden hier personenbezogene Daten verarbeitet. Es ist auch nicht ausschlaggebend, ob die Beschäftigtenzahl kurzzeitig einmal unter neun Mitarbeiter fällt.

2. Zu den Hauptaufgaben des Unternehmens gehört die Durchführung von Datenverarbeitungsvorgängen, die wegen ihrer Art, des Umfangs oder auch ihres Zwecks eine regelmäßige Überwachung von Personen notwendig machen.

Letzteres ist beispielsweise in Krankenhäusern der Fall. Grundsätzlich muss es hier um eine Tätigkeit gehen, welche regelmäßige, systematische und teilweise auch sehr umfangreiche Überwachungen von Personen erfordert. Leider wurde dies bisher in der DSGVO bisher nicht genauer definiert. Anhaltspunkte können hier aber die Dauer der Überwachung, die Anzahl der Betroffenen und die Datenmenge sein. Um bei dem Beispiel eines Krankenhauses zu bleiben; In Krankenhäusern ist das Datenschutzmanagement ein zentraler Bestandteil der Geschäftstätigkeit, denn hier werden Gesundheitsdaten erhoben, eine Diagnose gestellt und schriftlich festgehalten, notwendige Behandlungen und die Medikation festgelegt und dergleichen mehr. Auch in Auskunfteien und in Einwohnermeldeämtern ist die Verarbeitung von Adressdaten ein zentrales Element.

3. Zur Kerntätigkeit des Unternehmens gehört die umfangreiche Verarbeitung spezieller Datenkategorien.

Als spezielle Datenkategorien sind vor allem Gesundheitsdaten, personenbezogene Daten über Straftaten und das ausgesprochene Strafmaß, Informationen zur sexuellen Orientierung, Daten über ethnische Herkunft von Personen, weltanschauliche, religiöse oder politische Überzeugungen,  eine Partei- oder Gewerkschaftsmitgliedschaft sowie biometrische und  genetische Daten anzusehen. Auch wenn nur eine Datenkategorie umfangreich verarbeitet wird, muss in der Regel ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden. Ebenso ist eine genaue Prüfung bei der DSGVO in Steuerberaterkanzleien erforderlich, da Steuerberater laut eigener Berufsordnung nicht als Auftragsverarbeiter tätig sind.

4. Das Unternehmen ist nach Artikel 35 DSGVO dazu verpflichtet, eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen.

In einem solchen Fall ist grundsätzlich ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen. Dabei ist es egal, ob weitere Voraussetzungen – wie unter den Punkten 1. bis 3. beschrieben – vorliegen. oder nicht.

5. Werden personenbezogene Daten zum Zweck der (anonymisierten) Übermittlung oder für die Markt- und Meinungsforschung erhoben, ist die Verpflichtung eines Datenschutzbeauftragten ebenfalls vorgeschrieben.

Wie werde ich Datenschutzbeauftragter?

Grundsätzlich kann jeder Datenschutzbeauftragter (DSB) werden. Er sollte allerdings über technische und kaufmännische Kenntnisse, welche für die Datenverarbeitung notwendig sind, verfügen. Umfangreiche IT-Kenntnisse sind ebenfalls von Vorteil, um dieser Tätigkeit gerecht zu werden. Leider hat der Gesetzgeber keine Regelungen zu den notwendigen Kenntnissen und zur Ausbildung getroffen, sodass dies unterschiedlich gehandhabt werden kann. Eine Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten bietet die modal GmbH, welche in Nettetal ansässig ist, deutschlandweit zu unterschiedlichen Terminen an. Die Kurse dauern in der Regel fünf Tage und enden mit einer Abschlussprüfung.

Sowohl für Führungskräfte und  Mitarbeiter aus der privaten Wirtschaft, die hier für die Datenverarbeitung im Unternehmen verantwortlich sind, für Inhaber, Geschäftsführer und auch für Mitarbeiter von EDV-Unternehmen, die nun als betriebliche oder externe Datenschutzbeauftragte tätig werden möchten, ist diese Weiterbildung geeignet. Damit die Geschäftsführung ihre Interessen beim Datenschutzbeauftragten nicht durchsetzen kann, hat der Gesetzgeber festgelegt, dass der DSB bei Ausübung dieser Tätigkeit nicht weisungsgebunden sind. Er selbst ist unter anderem für die Schulung der Mitarbeiter zuständig, die personenbezogene Daten verarbeiten oder nutzen. Wird kein Datenschutzbeauftragter bestellt, können aktuell Bußgelder im deutlich vierstelligen Bereich verhängt werden.

Auswahlkriterien

Im Zweifelsfall muss die Auswahl eines Datenschutzbeauftragten vor einer Datenschutzbehörde gerechtfertigt werden. Deshalb ist es sinnvoll, einen DSB zu bestellen, der an einer entsprechenden Weiterbildungsmaßnahme teilgenommen hat und dies mit einem Zertifikat belegen kann. Auch auf Datenschutz spezialisierte Rechtsanwälte können als DSB tätig werden. Ein Geschäftsführer oder Inhaber eines Unternehmens sollte nicht gleichzeitig als DSB im eigenen Unternehmen tätig werden. Die DSGVO stellt es Unternehmen frei, ob sie einen externen oder betriebsinternen DSB bestellen wollen. Bei einem externen Beauftragten ist davon auszugehen, dass dieser mehr Zeit benötigt, sich in die Unternehmensstrukturen hineinzuversetzen.

Für kleine Unternehmen ist die Verpflichtung eines externen DSB durchaus sinnvoll, damit das eigene Personal mit dieser Arbeit nicht gebunden ist. Zugleich lässt sich die erforderliche Qualifikation eines externen DSB besser gewährleisten. Dieser bringt durch seinen Blick von außen vermutlich auch noch die eine oder andere Idee mit ein, von dem das Unternehmen profitieren kann, und kann so zur Verbesserung von Arbeitsabläufen etc. beitragen. Für größere Unternehmen und Behörden ist die Bestellung eines betriebsinternen DSB vermutlich die beste Möglichkeit.

LeseTipp: Was die neue DSGVO für den E-Commerce bedeutet

Ein Helikopter-Flug über München, eine Bootstour durch Frankfurt, eine Schatzsuche in Berlin oder doch ein Musicalbesuch in Hamburg? Die Möglichkeiten für eine gelungene und aufregende Mitarbeiterveranstaltung sind aktuell beinahe grenzenlos. Doch welche Optionen sind derzeit beliebt bei den Angestellten und warum sind Firmenevents bedeutsam für ein ausgeglichenes Betriebsklima?

Welche Möglichkeiten gibt es, ein Mitarbeiterevent zu veranstalten?

Besonders in Großstädten wie München, Frankfurt, Berlin oder Hamburg existiert ein umfangreiches Angebot an Optionen für eine gelungene Mitarbeiterveranstaltung. Ein Firmenevent in Frankfurt kann beispielsweise eine gemütliche Bootstour auf dem Main sein. Dabei ist es möglich, das Boot im Stil der Corporate Identity des Unternehmens zu schmücken und somit die Betriebskultur auf eine andere Art und Weise kennenzulernen. Während der Fahrt erleben die Mitarbeiter Anlegemanöver oder das Auswerfen des Ankers. Kleine, gemeinsame Aufgaben unterstützen dabei das Teambuilding und fördern das Vertrauen in die eigenen Kollegen.

Je nach zeitlichem Umfang und vorhandenem Budget sind auch Ausflüge zum Weltkulturerbe Loreley-Canyon denkbar. Neben einer Bootstour sind weiterhin folgende Aktivitäten für eine Mitarbeiterveranstaltung möglich:

• Krimidinner
• Zaubershow
• Schatzsuche
• Wein-, Champagner- oder Käseprobe
• Sommerrodeln
• Quad fahren
• Stadttour
• Helikopter-Flug
• Ballonfahrt
• Bogen schießen
• Klettern

Mit der vorangegangenen Liste ist sowohl für Spannungsliebhaber, Kulturfanatiker oder auch Sportbegeisterte die richtige Aktivität dabei. Für welche Unternehmung sich die Firma letztendlich entscheiden sollte, ist unter anderem vom zeitlichen Rahmen, den Interessen der Mitarbeiter und auch der Branche des Betriebs abhängig.

Welche Bedeutung nehmen Firmenevents in der Unternehmenskultur ein?

Die Motivation der Mitarbeiter steht im Zentrum des alltäglichen Berufslebens, denn unzufriedene Angestellte arbeiten unproduktiv und verlassen den Betrieb meist bei einer geeigneten Möglichkeit. Kürzere Arbeitszeiten oder eine Gehaltserhöhung überzeugen und binden die Mitarbeiter nur kurzfristig. Gewöhnen sich die Mitarbeiter an die neuen Bedingungen, lässt häufig die Motivation erneut nach. Deshalb werden stattdessen abwechslungsreiche Firmenevents empfohlen.

Welche Verbindung steht zwischen Teamwork und Firmenevents?

„Teamwork makes the dream work“: Da Teambuilding ein wesentlicher Aspekt des beruflichen Alltags ist, sind sich vor allem große Unternehmen der Bedeutung von Mitarbeiterveranstaltungen bewusst. Teams funktionieren meist nicht von Beginn an reibungslos und effektiv. Werden ihnen aber geeignete Maßnahmen für eine ideale Zusammenarbeit geboten, entpuppen sie sich als leistungsorientiert und erfolgreich. Mitarbeiter eines produktiven Teams sind in der Regel motivierter und gehen mit Freude zur Arbeit. Agieren Teams demzufolge zielführend, sind alle Mitglieder stolz und erfüllt. Laut einer Studie sind zufriedene Angestellten leistungsfähiger und bereit, sich kontinuierlich weiterzubilden.

Demnach ist es essenziell, die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeiter zu berücksichtigen, denn sie zu fördern und zu unterstützen ermöglicht die Erreichung der primären Ziele des Unternehmens. Da die Motivation häufig nicht von Beginn an auf einem hohen Level ist, wirken Firmenevents unterstützend.

Fazit

Unabhängig davon, ob ein Mitarbeiterevent auf einem Boot oder in einem Museum stattfindet, in der Regel sind die Veranstaltungen in jedem Fall erfolgreich. Sie fördern den Zusammenhalt und erhöhen die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander. Sind Unternehmen unsicher, welche Aktivität die richtige ist, kann es hilfreich sein, die Mitarbeiter direkt zu fragen, denn gemeinsam werden die besten Entscheidungen getroffen.

Sie wollen sich als Arbeitgeber von den zahlreichen Unternehmen abheben, die bereits auf dem Markt existieren? Dann schaffen Sie mit Employer Branding eine einzigartige Arbeitgebermarke, die Bewerber von Ihren Kompetenzen als attraktiver Arbeitgeber überzeugen kann.

Was ist Employer Branding?

Eine Arbeitgebermarke (Employer Brand) ist das Aushängeschild eines Unternehmens und richtet sich an zahlreiche Stakeholder. So werden zukünftige und bereits beschäftigte Arbeitnehmer, aber auch potenzielle Kunden und die Öffentlichkeit angesprochen. Um sich von der Konkurrenz abzuheben, muss sich das Unternehmen als attraktive Marke beweisen, die besonders einzigartig, glaubwürdig und unverwechselbar ist. Das Employer Branding, also das Aufbauen dieser Marke, ist ein langer Prozess, der sich aber lohnt. Stellen Sie insbesondere die Stärken und Kernkompetenzen Ihres Unternehmens heraus und kommunizieren Sie diese an Ihre potentiellen Arbeitnehmer. Kleine und mittelständige Unternehmen haben oft beispielsweise folgende Eigenschaften, die für sie sprechen:

• Flache Hierarchien
• Kurze Entscheidungswege
• Übernahme von Verantwortung möglich
• Gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf

Employer Branding nach innen

Um eine Arbeitgebermarke aufzubauen, sollten die Werte, die nach außen hin kommuniziert werden, ebenso tatsächlich im Unternehmen gelebt werden. Stimmen die Erwartungen der Mitarbeiter nicht mit der Realität überein, führt das zu Unzufriedenheit, Fehlzeiten und hoher Fluktuation.

Identifizierung & Zufriedenheit

Überprüfen Sie deshalb durch regelmäßige Mitarbeiterbefragungen, wie diese die Marke Ihres Unternehmens wahrnehmen. Können die Arbeitnehmer sich damit identifizieren? Sind sie zufrieden mit den Arbeitsbedingungen? Interessant wäre dazu ebenso die Befragung ehemaliger Mitarbeiter nach den Gründen, die sie dazu veranlasst haben, den Job zu wechseln. Aus dem Feedback können Sie wichtige Maßnahmen für Ihre zukünftige Unternehmensführung ableiten.

Mit Wertschätzung Markenbotschafter erschaffen

Steigern Sie mit den Ergebnissen der Befragung die Mitarbeiterzufriedenheit, indem Sie beispielsweise die Work-Life-Balance im Blick haben und Geld in die Weiterbildung der Arbeitnehmer investieren. Auch kleine Aufmerksamkeiten in Form von Werbeartikeln zu Geburtstagen oder sonstigen Feierlichkeiten sind ein Zeichen der Wertschätzung. Nur mit solchen Maßnahmen können Sie für die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter sorgen und eine positive Arbeitnehmermarke (Employee Branding) fördern. Zufriedenheit schafft Motivation und bessere Leistung. Denn wer wertgeschätzt wird, arbeitet gern und fühlt sich seinem Unternehmen verbunden. Und das merkt man genauso nach außen: glückliche Mitarbeiter dienen unbewusst als Markenbotschafter für Ihr Unternehmen.

Employer Branding nach außen

Neben den Mitarbeitern, die ihre Empfindungen von innen nach außen tragen, sollten Sie genauso Ihre bisherige Außenwirkung mitsamt ihrer Stärken und Schwächen im Blick haben. Danach können Sie Ihre Employer-Branding-Strategie ausrichten. Außer dem Image sind ebenfalls die Bedürfnisse der Zielgruppe zu beachten, die sich stetig ändern können. Passen Sie Ihre individuelle Arbeitgebermarke an, um auf die Vorlieben der potentiellen Arbeitgeber einzugehen. Als weiterer wichtiger Punkt für eine gelungene Außendarstellung zählen die Wettbewerber. Legen Sie dabei fest, was Sie von den konkurrierenden Unternehmen abgrenzt und bilden Sie ein Alleinstellungsmerkmal aus, das kommuniziert wird.

Als Kommunikationsmittel können dabei z.B. Presseartikel, Blogbeiträge oder Anzeigen in sozialen Netzwerken dienen, die auf die Unternehmensmarke aufmerksam machen. Auch Kontakte zu relevanten Redakteuren und die Teilnahme an Veranstaltungen und Messen sind eine gute Möglichkeit, in der PR-Welt Fuß zu fassen.

Mit diesen Punkten zum erfolgreichen Employer Branding

1. Analyse von Stärken und Schwächen des Unternehmens
2. Analyse der Zielgruppe
3. Analyse des Wettbewerbs
4. Interne und externe Kommunikation der Marke
5. Erfolgskontrolle

Diese interne und externe Analyse bildet die Grundlage für ein erfolgreiches Employer Branding. So basiert das Schaffen einer Arbeitgebermarke stets auf den Fragen:

• Warum sollen aktuelle Mitarbeiter bleiben und potenzielle Bewerber kommen?
• Was macht gerade Ihr Unternehmen besonders?
• Wen wollen Sie erreichen?
• Mit welchen Mitteln wollen Sie nach außen treten?

Das Außenbild sollte dabei immer der Realität entsprechen. Falsche Versprechungen und standardisierte Bilder, welche die Kernpunkte des Unternehmens nicht wiederspiegeln, sind unglaubwürdig und erschweren die Akquise zukünftiger Mitarbeiter deutlich. Je erfolgreicher der Ruf des Unternehmens, desto weniger Arbeit für das Personalmanagement.

Welche Vorteile bringt Employer Branding?

Ein gutes Arbeitgeberbild ist für potenzielle Bewerber besonders interessant. Aber nicht nur für diese, auch die Aufmerksamkeit von Kunden und der Öffentlichkeit können Sie damit gewinnen. Zudem hat eine stärkere, öffentliche Wahrnehmung zur Folge, dass die regionale und überregionale Bekanntheit deutlich gesteigert wird. Das bringt einen erheblichen Wettbewerbsvorteil mit sich und senkt die Kosten für Rekrutierungsmaßnahmen. Dadurch, dass Sie sich durch das Etablieren eines Employer Brandings mit Ihren Mitarbeitern auseinandersetzen, steigern Sie deren Zufriedenheit und sorgen für ein gutes Betriebsklima. Weniger Fluktuation und ein gutes Image sind weitere Folgen.

Profitieren Sie durch eine Arbeitgebermarke also von diesen Vorteilen

• Bekanntheit wird gesteigert
• Interessenten und Bewerberzahlen steigen
• Zufriedene Mitarbeiter und gutes Betriebsklima
• Weniger Fluktuation
• Gutes Image
• Kostenersparnis für Rekrutierungsmaßnahmen und Werbung

Die Stärke eines Unternehmens kommt von innen

Der überzeugte Mitarbeiter, der seine Zufriedenheit nach außen trägt, ist die beste Werbung für ein Unternehmen. Gerade wenn Geschäftsführung und Mitarbeiter in dieselbe Richtung agieren und Hand in Hand zusammenarbeiten wollen und können, wirkt dieser Effekt wie ein Motor für die künftige Mitarbeitersuche und schafft beim vorhandenen Personal eine starke Bindung zum Unternehmen. Analysieren Sie trotzdem auch Ihre Zielgruppe, die anderen Wettbewerber und die Verbesserungsmöglichkeiten Ihrer Firma, um eine erfolgreiche Employer Brand aufzubauen. Eine überzeugende Arbeitgebermarke wird die passenden Arbeitnehmer anziehen, die noch in Ihrem Unternehmen fehlen.

Autorenprofil:

Danilo Schmidt ist Co-Founder und Geschäftsführer der KSi International GmbH, einem führenden Anbieter von individuellen Werbeartikeln mit über 100.000 Produkten im Online-Shop auf KSi-Werbeartikel.de und Standorten in : Dresden, Barcelona, Madrid, Wien, Paris, Mailand, London, Brüssel, Moskau und Kunshan.

Die Höhe der Kosten, mit denen Start-Up-Unternehmen sowohl direkt zu Beginn ihrer Tätigkeit als auch in regelmäßigen Abständen konfrontiert werden, sollten nicht unterschätzt werden. Unter anderem gilt es hierbei, die entsprechenden Summen natürlich auch im Zuge einer vorausschauenden Kostenplanung zu berücksichtigen.

Oftmals im Fokus: die Suche nach möglichem Einsparpotenzial. Dieses bietet sich vor allem kleineren Start-Up-Unternehmen oft im Zusammenhang mit der Anmietung sogenannter Coworking-Spaces. Das Prinzip, welches sich hinter dieser modernen Art der Büromiete verbirgt, ist einfach: eine größere Raumfläche wird auf mehrere Start-Up-Unternehmen und deren Mitarbeiter verteilt. Der Vorteil: da nicht nur die Fläche, sondern auch die Mietkosten aufgeteilt werden, fallen selbstverständlich auch die Kosten für die einzelnen Parteien geringer aus. Hieraus ergibt sich eine interessante Chance für viele Start-Up-Unternehmen, deren Mitarbeiter bisher aus dem Home Office heraus arbeiteten.

Welche Kosten werden im Coworking Space geteilt?

Neben den Kosten, die im direkten Zusammenhang mit der Miete anfallen, teilen sich die meisten Start-Up-Unternehmen mit Hinblick auf die jeweils angemieteten Flächen noch weitere Kosten. Typische Klassiker in diesem Bereich:

• Internetkosten
• Kosten für die Entsorgung
• Stromrechnung

Aufgrund der Tatsache, dass der zu entrichtende Betrag monatlich weitestgehend fix ist, lässt sich auch auf Basis des Coworking-Systems gut planen. Ausnahmen ergeben sich oft lediglich nur dann, wenn sich ein Mitmieter dazu entschließt, seinen Vertrag zu kündigen. Je nach Konditionen kann es hier sein, dass diese finanzielle Lücke dann von den restlichen Mietern aufgefangen werden muss. Hierbei gilt es dann jedoch wiederrum, die individuellen Verträge zu checken.

Büromaterialien zur allgemeinen Verwendung: ein großer Vorteil

Jeder, der in der Vergangenheit bereits ein Büro neu eingerichtet hat, weiß, dass die Masse an benötigten Büromaterialen schnell droht, unübersichtlich zu werden. Auch hier kann der Coworking-Space einen echten Vorteil ausspielen. Die Idee: die Mitarbeiter beschaffen allgemein nutzbare Utensilien, wie Büroklammern, Firmenstempel und dazugehöriges Zubehör, Heftzwecken usw. gemeinsam und sichern sich so den Zugriff auf einen möglichst breitgefächerten Pool. Wer hier besonders akribisch planen möchte, führt im Zusammenhang mit teureren Büroutensilien, wie Fotopapier oder Druckerpatronen, eine Strichliste ein, damit ersichtlich wird, ob die Gesamtkosten der Fairness halber gegebenenfalls anders auf die jeweiligen Parteien aufzuteilen sind.

Worauf sollten Start-Up-Unternehmen bei der Suche nach einem Coworking-Space achten?

Vor allem Start-Up-Unternehmen wissen, dass ein erstmaliger Erfolg womöglich lange auf sich warten lassen kann. Daher ist es ratsam, sich gerade in den ersten Monaten für das Anmieten einer Fläche zu entscheiden, deren Vertrag ein hohes Maß an Flexibilität bietet. Oder anders: mieterfreundliche Kündigungsfristen und gegebenenfalls der Verzicht auf eine Kaution können es den betreffenden Unternehmen erleichtern, sich für ein bestimmtes Objekt zu entscheiden. Viele junge Firmen fragen sich immer wieder, wann der richtige Zeitpunkt gekommen ist, das Home Office zu verlassen. Wann kann ein Start-Up-Unternehmen sich das Zahlen einer regelmäßigen Miete leisten?

Wer weiß, dass der jeweilige Vertrag „im schlimmsten Fall“ lediglich bis zum Ende des kommenden Monats läuft, kann diesem spannenden Projekt ein wenig gelassener entgegenblicken. Weiterhin ist es sinnvoll, sich vor dem Wechsel in ein Coworking-Space mit den folgenden Fragen zu befassen:

1. Wie hoch darf die Miete (inklusive aller Kosten) sein, damit ich mir keine Sorgen über meine Zahlungsfähigkeit machen muss?
2. Was erwarte ich von meinen Mitmietern und wie Coworking-Space-kompatibel bin ich eigentlich selbst?
3. Lege ich Wert auf besondere Ausstattung, zum Beispiel einen Meeting-Raum oder einer effizienten Lagerlogistik?
4. Bin ich schon bereit dazu, mein „geliebtes Home Office“ zu verlassen und in einen (vielleicht) noch strukturierteren Arbeitstag zu starten?

Fest steht: bei der Suche nach einem Coworking-Space für Start-Up-Unternehmen spielen viele Faktoren eine tragende Rolle. Letzten Endes braucht es jedoch auch ein wenig Mut, um die neue Arbeitsatmosphäre auszuprobieren.

Andere Start-Up-Unternehmen als willkommene Inspiration

Start-Up-Unternehmen treffen oft aus vollkommen unterschiedlichen Branchen zum ersten Mal in einem Coworking-Space zusammen. Auch hierbei handelt es sich um einen besonderen Vorteil, denn: auch wenn die betreffenden Firmen in vollkommen unterschiedlichen Branchen arbeiten, verbindet sie, dass sie gerade dabei sind, sich selbst zu finden. Oder anders: die Probleme des anderen Unternehmens können oft besser verstanden werden. Hieraus ergibt sich wiederrum ein besonderes Potenzial. Immerhin spielt im klassischen Coworking-Space auch der Faktor „Kommunikation“ eine besondere Rolle.

Was spricht also dagegen, sich von anderen mit Hinblick auf anstehende Werbeaktionen oder die Entwicklung eines bestimmten Produktes beraten zu lassen? Manchmal erweitert es auch den eigenen Horizont, eine Herausforderung mit Hilfe anderer Gründer aus einem völlig neuen Blickwinkel zu berücksichtigen.

Welche Start-Up-Unternehmen sollten sich für einen Platz im Coworking-Space entscheiden?

Grundsätzlich gibt es keine feste Regelung, anhand derer entschieden werden könnte, welche Start-Up-Unternehmen sich im Coworking-Space besonders wohl fühlen. Ein Blick in die Coworking-Places in den Großstädten der Republik zeigt immer wieder, dass hier sowohl Vertreter aus der Kreativ-, der Beratungs- und der Technikbranche vertreten sind. Ein entsprechend buntes Bild zeigt sich auch im Zusammenhang mit der Unternehmensgröße. Auch wenn sich die Suche als Start-Up-Unternehmen mit vielen Mitarbeitern hier mitunter ein wenig komplizierter erweist, bedeutet dies nicht, dass diese Firmen immer auf das klassische Modell zurückgreifen müssten.

Kurz: Ob das Coworking-Space letzten Endes tatsächlich zum Start-Up-Unternehmen passt, muss im Zweifelsfall einfach ausgetestet werden. Viele Unternehmer, die sich jedoch einmal für diese Art des Arbeitens entschieden haben, möchten die Vorzüge auch in Zukunft nicht mehr missen.

Deutschland hat sich noch nie durch eine hohe Quote selbstständiger Unternehmer ausgezeichnet. Doch die Zahl der Selbstständigen hat über die letzten Jahre kontinuierlich an Fahrt aufgenommen und gehört aktuell zu den am schnellsten wachsenden Berufsgruppen in Deutschland. Doch die insgesamt noch niedrige Quote zeigt, dass die Deutschen zögern, wenn es an die Umsetzung ihrer Geschäftsideen geht.

Die German Angst hat dabei gute Gründe: Fast 80 Prozent der Unternehmensgründungen findet in Städten statt – also bereits erschlossenen Märkten, bei denen es auf pfiffige Business-Modelle oder die richtige Nische ankommt. Durch die Silicon Valley-Kultur ist in der deutschen Gründerszene aber ein Investitionsklima geschaffen worden, bei dem auch ambitionierte Ideen mutige Investoren finden.

Digitale Geschäftsmodelle: Web-Auftritt entscheidend für den Erfolg

Gerade in den urbanen Regionen konkurrieren neue Unternehmen nicht selten mit bereits etablierten Anbietern vergleichbarer Services. Deshalb müssen Alleinstellungsmerkmale klar kommuniziert und die Vorteile für den Kunden in den Vordergrund gerückt werden. Erreichen lässt sich das zuallererst mit einem ansprechenden, hochwertigen Webauftritt. Smarte Gründer stehen deshalb häufig bereits früh vor der Herausforderung, die richtige Technologie für ihre Repräsentanz im Web auszuwählen. Dabei entscheiden vor allem das Geschäftsmodell und die angestrebten Ziele über die Wahl:

• Ist das Unternehmen im E-Commerce tätig oder plant zu einem zeitnahen Zeitpunkt den Eintritt?
• Wie schnell will ich mein Business skalieren?
• Benötige ich ein erweiterbares Backend, da sich mein Unternehmensfokus flexibel und abhängig vom Markt verlagern könnte?

Bei der Planung ihrer Website setzen Gründer auf Profis

Für diese Fragen nehmen Gründer häufig den Rat von Web-Agenturen in Anspruch – ganz besonders in Berlin, wo bundesweit die meisten Unternehmensgründungen pro 10.000 Einwohner festgestellt wurden. Häufig wird dabei schnell klar, dass die Anforderungen an Websites umfangreicher sind, als den Gründern bewusst ist. Damit einher geht die große Auswahl von Content Management- und Backend-Systemen, deren schiere Anzahl schnell für Verwirrung sorgt. „Hier ist es wichtig, im Gespräch die offensichtlichen und potenziellen Anforderungen an ein Web-Projekt zu ermitteln“, weiß Timo Müller, Geschäftsführer von codafish.

Die Berliner Agentur mit Büros in Hamburg und Madrid setzt deshalb auf Open Source-Lösungen, die sich gut skalieren und auf die Bedürfnisse der Kunden anpassen lassen. „Das geht vom Klassiker WordPress über das bekannte Drupal bis hin zum weniger bekannten Pimcore, einem der leistungsfähigsten Systeme derzeit auf dem Markt. Durch den Open Source-Ansatz lassen sich alle Systeme ohne Lizenzkosten nutzen, wodurch sie besonders attraktiv für Gründer sind, die ihre Ausgaben überschaubar halten müssen.“

Mächtige Backends lassen Langzeitkosten sinken

Dass mächtige Systeme wie Pimcore oder Drupal dabei teurer ausfallen als beispielsweise WordPress, sei ein Irrglaube, weiß Müller: „Wenn es sich um ein IT-lastiges Unternehmen mit E-Commerce-Zweig handelt, kann Pimcore schon nach kurzer Zeit einen Kostenvorteil gegenüber vermeintlich günstigeren Alternativen sein. Die Stichworte, die hierbei entscheidend sind: Betriebskosten, Skalierbarkeit, Sicherheitsarchitektur und Modularität.“

Hier eine Übersicht der wichtigsten Content Management-Systeme und ihrer Funktionen

• WordPress: Das weitverbreitetste CMS weltweit. Intuitiv in der Einrichtung und Handhabung, gut erweiterbar. Nachteil: Durch die große Verbreitung sind WordPress-Websites beliebte Angriffsziele.
• Drupal: Umfangreiches, modulares Open Source-CMS, das vor Angriffen geschützt und auch für große Projekte in mehreren Sprachen geeignet ist.
• Pimcore: Mächtige, konsolidierte Plattform für die Industrie 4.0. Mit dem integrierten DAM und PIM Funktionalitäten bleibt es auch mit der Verwaltung großer Datenmengen skalierbar und zuverlässig.

Unternehmer sind per Gesetz dazu angehalten, alle Einkünfte und Umsätze der eigenen Firma auf einem separaten Konto zu verzeichnen. Vor allem soll für das Finanzamt dadurch der Einblick in Umsatz und Gewinn erleichtert werden. Von einem Geschäftskonto aus sollten nach Möglichkeit überhaupt keine privaten Zahlungen abgehen. Wird das Konto überwiegend für private Zwecke genutzt, darf es nicht als Geschäftskonto angemeldet sein.

Für Geschäftskonten gelten vielerlei Sonderregelungen im Vergleich zu Privatkonten. Viele Geschäftskonten sind mit einer beruflichen Master- oder Visa-Card erhältlich, vor allem bei geschäftlichen Einkäufen über das Internet vereinfacht eine Kreditkarte den Zahlungsverkehr. Gegen eine Gebühr ist es auch möglich, eine physische Kredit-Karte aus Plastik zu erhalten. Hier wird für jede ausgehende Transaktion eine Bearbeitungsgebühr fällig. Wer vom Geschäftskonto aus im Internet einkauft, nutzt lieber eine virtuelle Kredit Karte. Dabei handelt es sich um eine Kreditkartennummer, dem Sicherheitsmerkmal und einem Ablaufdatum, welche ohne Plastikkarte für online Transaktionen genutzt werden können.

Das Sicherheitsmerkmal auf Kreditkarten wird mit CVV oder auch CVC abgekürzt, was für Card Validation Value beziehungsweise Card Validation Code steht. Durch das Sicherheitsmerkmal auf der Kredit-Karte wird sichergestellt, dass die Karte einmalig ist und eventuelle Betrüger es schwerer haben, die vollständigen Kreditkartendaten herauszufinden. Allein mit der Kartennummer lässt sich keine Transaktion durchführen, es wird immer auch die Kartenprüfnummer benötigt. Das gilt sowohl für den Einkauf mit einer physischen Kreditkarte wie auch für virtuelle, ohne Plastikkarte.

Online Banking mit dem Geschäftskonto oder lieber der direkte Weg zur Bankfiliale?

Wer ein kostenloses Geschäftskonto eröffnen möchte, kommt um eine Online-Funktion nicht herum. Es gibt aber immer noch Menschen in Deutschland, die einem online Konto nicht trauen und trotz der gesteigerten Sicherheitsvorkehrungen lieber auf online Banking verzichten. Es ist bei allen großen, deutschen Banken im Moment möglich, online Aktivitäten für ein Geschäftskonto zu sperren. In diesem Fall ist es aber auch nicht möglich, seinen Kontostand oder aktuelle Transaktionen des Unternehmens, wie etwa Zahlungseingänge, tagesaktuell zu überprüfen. Gerät ein Kunde in Zahlungsverzug und wird die erstellte Rechnung zu spät beglichen, fällt dies also erst einmal nicht auf.

Ein online Geschäftskonto bietet vielerlei Vorteile gegenüber dem ständigen Aufsuchen der Bank, um den Kontostand des Firmenkontos zu überprüfen. Bei einigen Anbietern ist es möglich, ein Geschäftskonto ohne Schufa-Auskunft und ohne monatliche Gebühren zu eröffnen. Bei einem Geschäftskonto ohne Schufa handelt es sich in jedem Fall um ein Guthabenkonto. Auch bei Zahlungen mit einer eventuellen Kredit-Karte ist es also nicht möglich, ins Minus zu gehen und das Firmenkonto zu überziehen.

Besonders komfortabel für Gründer und Unternehmer sind online Geschäftskonten, welche die Umsatzsteuer bei ausgehenden Transaktionen direkt mit in die Gesamtsumme einberechnen. Wird bei Geldeingängen lediglich die Umsatzsteuer, welche auch als Mehrwertsteuer bezeichnet wird, einbehalten, steht nicht der gesamte Saldo zur Verfügung. Bietet die Bank, welche das Firmenkonto führt, aber die Option an, die Umsatzsteuer für geschäftliche Ausgaben von der eingenommenen Mehrwertsteuer abzuziehen, können Firmeninhaber demnach auf mehr Geld zugreifen. Dem Finanzamt muss, je nach Veranlagung, einmal im Jahr die Steuer zugeführt werden. Es ist zwischen Umsatzsteuer und Einkommenssteuer zu unterscheiden. Das Finanzamt kann eine Umsatzsteuervoranmeldung fordern, diese kann bis zu vier Mal im Jahr fällig werden.

Mobile Payment (POS) verhilft Unternehmern zu mehr Umsatz

Allgemein lässt sich zutreffend sagen, dass Unternehmer mehr Umsatz generieren können, wenn sie Kunden eine große Vielzahl an Zahlungsmöglichkeiten zur Verfügung stellen. Welche Zahlungsdienstleister Einzelhändler am Point of Sale einsetzen können, hat die Redaktion des Fachportals Kreditkarte.net in ihrem Zahlungsdienstleister-Vergleich zusammengetragen. Häufig schrecken Kunden vor einem Kauf zurück, wenn als Zahlungsoption lediglich eine Überweisung möglich ist. Auf Rechnung kaufen zwar die meisten Kunden überaus gerne, allerdings trägt die Firma hier das volle Risiko, falls die Waren oder Dienstleistungen nicht bezahlt werden.

Vor allem große Versandhäuser wie Amazon oder Zalando mussten in den vergangenen Jahren riesige finanzielle Verluste hinnehmen, da Menschen im Internet Waren auf Rechnung bestellt hatten, dann aber untergetaucht sind, ohne die offenen Summen zu begleichen.Mobile Möglichkeiten der Bezahlung, ein PayPal Konto oder die Option der Sofortüberweisung, welches ein Service der Deutschen Post ist, tragen maßgeblich dazu bei, dass Kunden häufiger in einem Unternehmen einkaufen. Auch der Versand eines Produkts per Lastschrift ist bei den meisten Geschäftskonten möglich, jedoch bieten einige Banken diese Option nicht an. Hintergrund ist, dass Privatpersonen jede Zahlung per Lastschrift innerhalb von 14 Werktagen ganz einfach und ohne Angabe von Gründen auf das eigene Konto zurückbuchen können. Bei einer Überweisung ist dies lediglich innerhalb von 24 Stunden möglich.

Nach wie vor setzen viele Unternehmen auf einen Klassiker im Marketing: den Werbebrief. Dafür gibt es einen einfachen Grund. Mit diesem Mittel werden Kunden persönlich, zielgenau und günstig erreicht. Daher ist es nicht verwunderlich, dass diese „Verkäufer in Schriftform“ in der Werbelandschaft im Zeitalter des Internets häufig anzutreffen sind. Das belegt eine Studie der Nielsen Holding, die nachweisen konnte, dass Werbebriefe rund ein Drittel des Budgets für das Dialogmarketing ausmachen. Damit ist diese Art der Werbung die Ausgabenstärkste in diesem Segment.

Werbebriefe haben zahlreiche Vorteile

• Flexibilität

Verzichten Sie auf aufwendig gestaltete Anzeigen oder teuer produzierte Radiowerbung. Ein durchdachter Text reicht völlig, um von sich zu überzeugen. Mit ausgezeichneten Adressen lässt sich anschließend auch schnell reagieren, etwa auf Auftragsschwankungen.

• Preis

Kaum eine Werbemethode kann in Sache Preis mithalten. Die Kosten für Design sowie Produktion sind überschaubar und für den Versand bietet die Deutsche Post spezielle Konditionen an. Besonders für Gründer ist diese Werbeform beliebt, da sie eine günstige Antwort auf die Frage liefert, wie Kunden auf ein junges Unternehmen aufmerksam werden.

• Exklusivität

Briefen erkennen wir grundsätzlich eine hohe Wertigkeit zu. Wir widmen Ihnen deshalb deutlich mehr Aufmerksamkeit, als den meisten anderen Kommunikationsmitteln. Diesen Umstand können Sie sich für Ihre Botschaft zunutze machen. Und durch den Einsatz von besonders hochwertigem Papier, Sonderbriefmarken oder einer eigenhändigen Signatur steigern Sie diese Wirkung zusätzlich.

• Dialog

Mithilfe eines als Brief formulierten Werbeschreibens erhalten Sie die gesamte Aufmerksamkeit des Lesers. Kein Konkurrent kann Ihnen in diesem Moment den Kunden abspenstig machen. So bringen Sie Ihre Botschaft sicher ins Ziel.

• Selfmailer

Ein professioneller Service hilft dabei, Bestandskunden zu aktivieren und Neukunden zu gewinnen. Egal, um welches Mailing-Produkt es sich dabei letztendlich handelt – die Profis bereiten diese auf und versenden sie nach Ihren Vorgaben.

Werbung mit Langzeitwirkung

Ist der Brief an den Kunden ansprechend gestaltet, hat er noch einen weiteren Vorteil. Der Empfänger kann ihn zu Seite legen, sich die Botschaft durch den Kopf gehen lassen und sich später entscheiden. So werden Ängste zerstreut und die Kontaktaufnahme erleichtert. Zudem besteht die Möglichkeit, dass das Schreiben aufbewahrt und anderen gezeigt wird, die mehr Interesse am Angebot haben. Sie erzielen mit Ihrer Werbung Wirkung weit über den ursprünglichen Empfängerkreis hinaus.