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Immer weniger Jobs müssen in unbedingter Präsenz erledigt werden. Vieles wird heute vom Home Office aus gestaltet. Damit ergeben sich völlig neue Möglichkeiten für das Outsourcen von Arbeit. Eine davon ist die sogenannte „virtuelle Sekretärin“. Dieser Artikel zeigt, wie sie funktioniert.

Was ist eine virtuelle Sekretärin?

Eine virtuelle Sekretärin kann alle Aufgaben erfüllen, die auch eine reale Sekretärin erfüllen würde – mit dem Unterschied, dass für sie kein Platz im Büro notwendig wird. Ein Online-Sekretariatsservice nimmt beispielsweise Anrufe und Mails entgegen und filtert die wichtigsten davon heraus. Ebenso ist der Service in der Lage, Dokumente anzufertigen und/oder zu verschicken. Wem die tägliche Büroarbeit oder die Kommunikation mit Kollegen und Kunden schon länger ein Dorn im Auge ist, kann eine virtuelle Sekretärin bei ebüro finden. Ebüro ist ein Anbieter von Online-Sekretariatsdienstleistungen, die sehr vielseitig eingesetzt werden können.

So lässt sich der Büroservice beispielsweise auch als Urlaubs- oder Krankheitsvertretung nutzen. Gerade wer in einem Beruf arbeitet, in dem ständige Erreichbarkeit wichtig ist, wird diesbezüglich früher oder später an seine Grenzen stoßen. Ein Büroservice kann Anrufe auch in Abwesenheit entgegennehmen und gegebenenfalls hinterlassene Nachrichten sammeln. So bewahrt man den Überblick, enttäuscht keine Kunden und kann sich den Dingen später in Ruhe widmen. Wer im Urlaub oder an Krankheitstagen aus Gründen der Erreichbarkeit Schwierigkeiten hat, Arbeit zu vermeiden bzw. abzugeben, sollte über einen solchen Büroservice nachdenken.

Die Besonderheit bei der virtuellen Sekretärin: Der Prozess ist vollständig ausgelagert und rein online-basiert. Nicht nur ist die Dienstleistung damit günstiger sondern auch flexibler und gleichzeitig verlässlicher als eine „richtige“ Sekretärin, also eine fest dafür geschaffene Stelle.

Arbeit koordinieren ist auch Arbeit

Gerade erfolgreiche Unternehmer leiden oft unter Druck, den sie sich selbst machen. Wer immer alles unter Kontrolle haben will, mutet sich irgendwann zu viel zu. Das merkt man spätestens dann, wenn die Koordination von Arbeit – Anrufe entgegennehmen, E-Mails beantworten etc. – mehr Zeit in Anspruch nimmt als die Arbeit selbst. Dabei sind diese Tätigkeiten oftmals gar nicht produktiv: Nicht wenige Unternehmer bringen zum Beispiel einen nicht unerheblichen Teil ihres Tages damit zu, Angebote auszuschlagen oder Anrufe nur aus Höflichkeit überhaupt zu beantworten.

Wer diese Prozesse auslagern kann, spart nicht nur Zeit sondern auch Nerven. Es gilt, den richtigen Moment für den „Absprung“ abzupassen. Nicht jede Phase des Unternehmertums ist gleich gut geeignet für das Auslagern von solchen Koordinationsprozessen. Irgendwann ist es jedoch unvermeidlich. Ein Tipp: Wer Zweifel hat, ob sich ein Büroservice lohnt, sollte seine Arbeitszeit genau erfassen und prüfen, wie viel er mit welchen Tätigkeiten zubringt. Stehen Dinge wie „Telefonieren“ und „Mails beantworten“ ganz oben auf der Zeitfresser-Liste, wird es Zeit für eine helfende Hand.

Für die Gründung eines Startup-Unternehmens bieten vor allem originelle Nischenbereiche ideale Voraussetzungen. Die Konkurrenz in Bereichen dieser Art ist meist ziemlich überschaubar, was Gründern hervorragende Startbedingungen beschert. Hier ist die Tätigkeit als Wedding Planer ein gutes Beispiel. Aber was muss bei der Umsetzung überhaupt alles beachtet werden?

Warum wird der Hochzeitsbereich für Startup-Unternehmen immer interessanter?

Auch wenn es sich bei einer Hochzeit um den schönsten Tag im Leben eines Paares handelt, so sind die Vorbereitungen für die Feierlichkeiten trotzdem mit viel Arbeit verbunden. Viele Heiratswillige fühlen sich in diesem Hinblick schnell überfordert und suchen in der Folge nach einem Spezialisten, der externe Hilfe anbietet. Während diese in anderen Ländern wie den USA oder Großbritannien sehr weit verbreitet sind, sind sie hierzulande meist noch eine Seltenheit. Der Trend zeigt jedoch, dass sich auch in Deutschland immer mehr Brautpaare für die Dienste eines professionellen Hochzeitsplaners entscheiden.

So bietet diese Branche vor allem für Startups viele interessante Möglichkeiten, denn hierzulande befindet sich der Beruf des Wedding Planers noch in der Etablierungsphase. Darüber hinaus werden viele Hochzeiten heutzutage als großes Event gefeiert, wodurch ein Unternehmen von einem gigantischen Absatzpotenzial profitiert.

Warum ist besonders der Bereich der „Wedding Planer“ aktuell so beliebt?

Die Aufgabe eines Wedding Planers besteht in erster Linie darin, sämtliche organisatorischen Aufgaben einer Hochzeit für seine Kunden zu erledigen. Dabei reicht sein Aufgabenfeld von der Buchung der Hochzeitslocation über das Engagement von professionellen Rednern, Hochzeitsfotografen und Musikern bis hin zur Bereitstellung eines Catering-Service. Gleichzeitig erledigt der Hochzeitsplaner auch die kleinen, aber wichtigen Details, sodass auch die Tisch- oder Einladungskarten zur Hochzeit sowie die gesamte Dekoration perfekt in die Tat umgesetzt wird.

Somit bleibt dem Paar genügt Zeit, sich um andere wichtige Dinge zu kümmern. Aber auch die Tatsache, dass Auslandstrauungen oder außergewöhnliche Hochzeiten zunehmend beliebter werden, macht den Beruf als Wedding Planer derzeit so interessant. Mit Angeboten dieser Art kann sich ein Unternehmen gezielt von der Konkurrenz abheben und sich damit einen echten Wettbewerbsvorteil erarbeiten.

Welche Möglichkeiten bietet hier das Thema Internet/E-Commerce für den Erfolg und das Marketing?

Wer sich im Bereich der Hochzeitsplanung etablieren will, muss zwingend auch Wert darauf legen, dass ein breiter Informationsaustausch zwischen Dienstleister, Partner und Kunde gewährleistet werden kann. Das bedeutet, dass der Wedding Planer durch E-Commerce wie Websites, Onlineshops und soziale Kanäle in der Lage ist, zielgerichtet und vor allem schnell auf die Wünsche seiner Kunden zu reagieren. Darüber hinaus besteht für das Startup Unternehmen selbst die Möglichkeit, verschiedene Partner und Dienstleistungen miteinander zu vergleichen, um so von günstigen Angeboten zu profitieren.

Welche Voraussetzungen und Erfahrungen sollte man als Startup in diesem Bereich mitbringen?

In der Praxis setzt die Planung einer Hochzeit eine Vielzahl an Einzelaspekten voraus, die gleich mehrere Anforderungen an den Hochzeitsplaner stellen. Besonders eine überdurchschnittlich gute Organisationsfähigkeit sowie ein strukturelles Vorgehen sind zwei essenzielle Parameter. Aber auch eine gute Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen wie Druckereien oder Caterern muss gegeben sein. Zudem nimmt ein Hochzeitsplaner auch immer eine Beraterfunktion ein, sodass Heiratswillige mit dessen Hilfe ein einzigartiges, individuelles Konzept erarbeiten können.

Kreativität ist deshalb ein wichtiges Merkmal von professionellen Wedding Planern. Nicht zuletzt werden auch Kenntnisse im Bereich von Rechts- und Versicherungsfragen zwingend benötigt.

Worauf kommt es bei der finanziellen Planung und strukturellen Umsetzung eines Startups in diesem Bereich an?

Im Bereich der Hochzeitsplanungen werden Unternehmen auf viele Stolpersteine treffen. Deshalb sind ein strukturelles Vorgehen und eine haargenaue Planung unerlässlich. Besonders bei jungen Gründern sind die Finanzen ein wichtiger Faktor, denn es müssen Konzepte erarbeitete werden, die so wenig wie möglich das Budget der Firma belasten. Gleiches gilt auch für den Bereich Marketing. Um in diesem Hinblick Fehltritte zu vermeiden, sind für angehende Wedding Planer vor allem spezielle Schulungen eine gute Lösung.

Gründer erfahren hier von erfahrenen Referenten, worauf es bei der Umsetzung des Vorhabens im Detail ankommt. Es gibt zwar keinen konkreten Ausbildungsberuf als Hochzeitsplaner, allerdings stehen spezielle IHK-Weiterbildungsmöglichkeiten zur Verfügung, die im Rahmen von z.B. Event-Manager-Schulungen angeboten werden.

Schlussworte

Der Bereich der Hochzeitsplanung ist derzeit äußerst aufstrebend und bietet Startups damit eine sehr vielversprechende Grundlage. Inwiefern die Gründung letzten Endes von Erfolg gekrönt sein wird, ist abhängig von der finanziellen und strukturellen Planung des Gründers.

Bringt die Digitalisierung auch für mein Unternehmen Vorteile? Vor dieser Frage stehen seit einigen Jahren viele Unternehmer. Einige beantworten sie vorbehaltlos mit „ja“ und sind überzeugt davon: Mit der Digitalisierung kann man nur gewinnen. Andere sind da durchaus skeptisch. Am Beispiel ERP wird sichtbar, für wen sich digitale Lösungen wirklich lohnen.

Braucht mein Unternehmen digitale Lösungen?

Heute kann man bereits mit Sicherheit sagen: Nicht jedes Unternehmen profitiert in gleichem Maße von digitalen Lösungen, aber es gibt fast kein Szenario, in dem eine Digitalisierung wirklich schlecht ist. Schlimmstenfalls ist der Aufwand, der mit der Umstellung verbunden ist, genau so groß wie der Nutzen, der in Zukunft erzielt wird. Das gilt es natürlich zu vermeiden. Ab einer gewissen Unternehmensgröße können aber vor allem digitale Systeme, die zur Organisation und Planung verwendet werden, sehr viel Zeit sparen und das Unternehmen insgesamt flexibler und dynamischer gestalten.

Die Vorteile von online ERP Systemen liegen beispielsweise auf der Hand: Wer seine Unternehmensressourcen immer in der Cloud abgespeichert hat, kann auf diese von überall zugreifen. Ein kurzes Status-Update auf dem Weg zum nächsten Meeting? Kein Problem! Kurz einen Bericht über die Lagerbestände vor dem nächsten Kundengespräch abfragen – selbst ohne dabei im Büro vor Ort zu sein? Mit einem Klick erledigt. ERP-Systeme sind daraufhin angelegt, sämtliche Unternehmensressourcen übersichtlich darzustellen. Diese Informationen können sich zuweilen aber schnell ändern und es ist für den Unternehmer elementar, möglichst immer darauf zugreifen können.

Ein umfangreiches cloud-basiertes ERP-System kann zuweilen lange Dienstwege überflüssig machen und sogar das ein oder andere Meeting erübrigen. Zudem sind die Daten sicher. Auch eine Datenpanne im Unternehmen oder ein Stromausfall können die in der Cloud abgespeicherten Informationen nicht beeinträchtigen.

Wie digitale Lösungen die Wettbewerbsfähigkeit erhöhen können

Gerade beim Blick auf ERP-Systeme glauben viele Unternehmer, dass digitale Lösungen erst ab einer gewissen Unternehmensgröße relevant werden. Und tatsächlich: Solche Systeme wurden bis vor kurzem nur von großen Konzernen eingesetzt, die damit die Kontrolle über die unübersichtlich gewordenen Prozesse zentralisieren und somit behalten konnten. Mittlerweile setzt sich aber das Bewusstsein durch, dass auch kleine und mittlere Unternehmen mit sparsamen digitalen Lösungen durchaus Vorteile erhalten können. ERP-Systeme sind in den vergangenen Jahren skalierbar geworden. Das heißt, dass sich ihr Funktionsumfang an den Bedarf des jeweiligen Unternehmens gut anpassen lässt.

Auch für kleine und mittlere Unternehmen kann es sich somit lohnen, solche Software zur Anwendung zu bringen. Sie können mit den automatisierten Lösungen Potentiale entdecken und Lösungen für Probleme finden – etwa, wenn ermittelt werden muss, wo die größten Kostenfaktoren liegen und wie man sie bereinigen kann. Ein kleiner Unterschied bei der Effizienz kann am Markt letztendlich einen großen Vorteil bedeuten. So tragen digitale Lösungen schon jetzt dazu bei, dass auch kleine und mittlere Unternehmen langfristig konkurrenzfähig bleiben.

Eines der schwierigsten Themen für Existenzgründer ist oftmals das der Kundenakquise. Wenn man auf dem Markt noch kein Standing hat und kein Netzwerk vorweisen kann, ist es sehr schwer, auf sich aufmerksam zu machen. Zuallererst braucht man natürlich eine wahnsinnig überzeugende Idee. Darüber hinaus braucht es aber auch gutes Marketing, vor allem online.

Wie funktioniert Online-Marketing heute?

Der Online-Markt ist geradezu übersättigt. Hunderttausende Mitbewerber konkurrieren um die Aufmerksamkeit der Kunden. Die wollen aber im Netz oft nur eins: Suchen und finden. Und da es im Netz für fast alles bereits eine Lösung gibt, dauert die Suche oft nicht lang. Auf die zweite Seite der Google-Ergebnisse muss fast niemand mehr klicken. Wie soll man da einen Auftritt schaffen? Eine Lösung: Inbound Marketing. Inbound-Anbieter wie onma.de versuchen, die Psychologie des Netzes zu nutzen. Statt dem klassischen „Outbound“-Marketing, das vor allem über aktive Kundenakquise verläuft, versucht man beim Inbound Marketing gefunden zu werden.

Das heißt, dass man die Bedürfnisse seiner Kunden bestenfalls kennen muss, bevor diese sie kennen. Man muss sich vorstellen, wonach die Kunden suchen könnten – und ihnen dafür genau das richtige Ergebnis liefern. Inbound Marketer haben dafür verschiedene Methoden. Eine funktioniert beispielsweise über das Anbieten von wertvollen Inhalten, die wirklich Antworten auf bestimmte Fragen liefern. Die Kunden, die diese Inhalte sehen, werden sie als nützlichen Rat anerkennen und ggf. weiter publizieren, mit Freunden teilen etc. So landen ganz automatisch mehr potentielle Kunden auf der eigenen Seite.

Praxisbeispiel: Local Marketing in Hannover

Online Marketing kann sogar für lokal ansässige Unternehmen sinnvoll sein. Ein Beispiel: Ein Unternehmer eröffnet in Hannover einen Laden für Ventilatoren. Pünktlich zur Sommersaison möchte er die Vorzüge seiner Produkte hervorheben und möglichst viele Menschen erreichen, die zu ihm in den Laden kommen sollen. Wonach suchen diese Menschen, wenn sie Ventilatoren kaufen möchten? In aller Regel nach dem entsprechenden Stichwort in Verbindung mit ihrer Stadt, Hannover, denn da wollen sie einen Laden finden. Der Trick: Statt sich darauf zu versteifen, entsprechende Werbeplätze zu buchen, wird beim Inbound Marketing versucht, die Kunden gezielt auf die eigene Seite zu locken.

Das kann beispielsweise mit einem guten Text oder einem Video funktionieren, das als Inhalt auf die Seite gestellt wird und möglichst gut im Hinblick auf die Suchmaschine optimiert ist. Bestenfalls baut sich der Unternehmer so ein kleines Netzwerk an Kunden auf, die die Inhalte mit ihren Freunden teilen – weil sie eben nicht in erster Linie als schnöde Werbung, sondern als wirklich hilfreiche Texte wahrgenommen werden. Eine gute Möglichkeit hierfür sind etwa Anleitungen mit gutem praktischem Bezug. Die Frage, die sich Unternehmer auf der Suche nach guten Inhalten immer stellen sollten, ist: Würde ich das an  meinen besten Freund oder meine beste Freundin weiterleiten?

Quellen:

ONMA Online Marketing GmbH
Sokelantstraße 5/1 og
30165 Hannover
Deutschland
+49 511 62668500
onma.de

Für-Gründer.de GmbH
Kaiserstraße 79
60329 Frankfurt
+49 069 48004802
fuer-gruender.de

Jedes Unternehmen steht und fällt mit der Motivation seiner Mitarbeiter. Sie müssen sich mit der Firma und ihren Werten identifizieren, sie sind die tragenden Säulen des Erfolgs. Für die Verantwortlichen, die für Personalfragen zuständig sind, ist es daher eine große Herausforderung, Mitarbeiter zu finden, die ihre Arbeit mit spürbarer Motivation antreten. Noch viel wichtiger als das ist jedoch, diese Motivation dauerhaft aufrechtzuerhalten.

Die meisten Arbeitnehmer gehen mit viel Elan in ihren neuen Job und haben vor allem zu Beginn Spaß und Interesse daran. Damit dies auch auf Dauer so bleibt, ist es die Aufgabe des Arbeitgebers, seinen Angestellten eine gewisse Wertschätzung entgegenzubringen. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten – in Form von Incentive Marketing.

Anerkenennung vermitteln und steuerfreie Zuwendungen

Eine Option, den Mitarbeitern Anerkennung zu zeigen, sind Geschenke. Das kann zum Beispiel ein Gutschein zum Einkaufen sein. Dadurch muss sich der Arbeitgeber keine Gedanken darüber machen, ob seine Angestellten ein Sachgeschenk mögen oder nicht. Stattdessen hat der Arbeitnehmer einen bestimmten Geldbetrag zur Verfügung, den er für Produkte nach seiner eigenen Wahl und nach seinem Geschmack ausgeben kann. Möglich ist auch ein Gutschein fürs Kino, bei dem das gleiche gilt: Der Arbeitgeber muss weder Kino noch Termin oder Film für den Kinobesuch auswählen, das kann der Mitarbeiter selbst tun.

Gut zu wissen für Arbeitgeber ist, dass sie ihren Angestellten zu besonderen Anlässen eine steuerfreie Zuwendung zukommen lassen können. Der Wert eines Geschenks darf 60 Euro nicht übersteigen, allerdings ist es möglich, mehrere Zuwendungen pro Jahr zu verteilen. Anlässe, für die dies zum Beispiel in Frage kommt, sind Dienstjubiläen, Beförderungen und Pensionierungen, aber auch Geburtstage, Hochzeiten und die Geburt eines Kindes. Wichtig ist lediglich, dass der Anlass im direkten Zusammenhang mit dem Arbeitnehmer stehen muss. Mindestens ebenso groß wie die Freude über die Zuwendung ist das Gefühl beim Angestellten, eine Anerkennung für seine Tätigkeit zu erhalten.

Ideenmanagement für gesteigerte Motivation

Die Mitarbeiter einer Firma ziehen auch eine große Motivation aus dem Umstand, dass sie maßgeblich am Erfolg ihres Unternehmens beteiligt sind. Wenn sie der Geschäftsführung ihre Ideen präsentieren und dafür regelmäßig Lob ernten, dann kommen sie mit Freude zur Arbeit. Werden die Ideen auch noch implementiert, dann steigt die Motivation umso mehr. Dann erkennt der Arbeitnehmer, dass seine Leistung ein wichtiges Puzzlestück für das Funktionieren des Unternehmens ist. Das erhöht die Identifikation mit der Firma. Um das Ideenmanagement besonders attraktiv zu machen, eignet sich die Einführung eines Punktesystems besonders gut.

Dieses Konzept orientiert sich stark an Videospielen: Wer eine gute Idee einbringt, der bekommt dafür eine bestimmte Anzahl an Punkten. Die erhaltenen Punkte können gesammelt und letztlich gegen Prämien eingetauscht werden. Das kann dann wiederum ein Gutschein sein, aber auch die Teilnahme an einem Event oder ein besonderes Erlebnis, das der Mitarbeiter so schnell nicht vergessen wird. Das Einreichen der Ideen wird ebenso über eine Plattform abgewickelt wie das Sammeln der Punkte und das Einlösen der Prämien. Der Arbeitgeber kann dabei die Eckdaten ganz individuell definieren.

Er kann bestimmen, wie viele Punkte es für welche Art von Ideen gibt und welche Prämien wie viele Punkte wert sind. Auch die Kommunikation mit den Arbeitnehmern läuft über die Plattform ab. Das hält die Motivation aller Beteiligten auf Dauer hoch.

In unserer digitalen Welt treffen wir immer noch auf analoges Marketing. Ist das noch zeitgemäß? Nicht allein das analoge oder digitale Marketing ist erfolgsversprechend, sondern eine Kombination beider. Wir leben heute in beiden Welten und sind einer Reizüberflutung ausgesetzt. Dennoch finden wir immer wieder Orte, an denen wir in der Regel Muße haben, wie beispielsweise auf Flughäfen, in Bahnhöfen, an der Ampel oder im Wartezimmer eines Arztes.

Fakt ist, wir nutzen unterschiedlichste Medienkanäle, über die wir angesprochen werden. Das sind Fernsehen, Radio, Internet und Printmedien. Wollen wir unsere Kunden gezielt ansprechen, nutzen wir also sowohl analoges als auch digitales Marketing – aber mit Strategie!

Cross Marketing – Plakate, Radio, Print

Oft verpönt, aber effektiv sind Plakate. Fußgänger, Radfahrer und an Ampeln stehende Autofahrer registrieren großflächige Plakate. Dasselbe gilt für Werbung auf Bussen oder Straßenbahnen. Bewusst Radio hören die meisten von uns im Auto. Die Aufmerksamkeitsspanne ist jedoch beim Radio gering. Daher darf die Werbung nicht zu lang sein. Zeitschriften und Zeitungen liest ein Teil beim Durchblättern, ein anderer Teil überfliegt online. Praktisch jede Zeitung oder Zeitschrift hat eine Website. Diese finanziert sich in der Regel durch Werbung. Das weiß jeder, der einen Adblocker aktiviert hat. Sowohl Plakat- als auch Radiowerbung ist immer kombiniert mit einem Hinweis auf eine Website für Detailinfos. Analog-Marketing existiert demnach als Cross Marketing weiter.

Digitales Marketing – Affiliate Marketing, Content

Der Dreh- und Angelpunkt im Digitalen Marketing sind Websites von Unternehmen. Sie dienen als Werbefläche beim Affiliate Marketing, sind vernetzt mit allen bedeutenden Social Media Kanälen, müssen Content liefern und SEO optimiert sein. Während große Unternehmen eigene Spezialisten für Online Marketing haben, holen sich kleinere Unternehmen externes Know-how.

Affiliate Marketing

Firmen schalten auf einer fremden Website (Publisher) Werbung und bezahlen entweder per click, lead, action oder order. Das hört sich zunächst simpel an, stellt aber Firmen, die ihr Budget im Affiliate Marketing einsetzen möchten vor große Herausforderungen. Der Schlüssel des Erfolgs sind Strategien im Affiliate Marketing. Für eine reichweitenstarke und erfolgsbasierte Strategie braucht das Unternehmen einen löwenstarken Partner an seiner Seite. Denn im Affiliate Marketing werden Zielgruppen nicht direkt angesprochen. Die Unternehmen streuen über viele Plattformen, sogenannte Affiliates (Partner) und erschließen so neue Zielgruppen.

Content Marketing

Content Marketing ist ein wesentlicher Bestandteil der SEO Optimierung. Dabei geht es nicht nur um reine Produkt- oder Dienstleistungsinformationen, sondern um inhaltlichen Mehrwert über beispielsweise aktuelle Nachrichten und Blogs. Um für die Suchmaschinen relevant und den Leser interessant zu sein, sind Aufbau und Inhalt der Texte entscheidend. Wie bei fast allen digitalen Marketingformen, lässt sich auch im Content Marketing der Erfolg über Kennzahlen messen. Dazu zählen Conversion-Cost-Rate, Interaktion, Reichweite und Verkäufe.

Neben all den Herausforderungen, die die Digitalisierung für Unternehmen bereithält, schafft sie auch immer wieder Formen und Möglichkeiten der ganz einfachen Entlastung. Eine davon ist die Möglichkeit der Digitalisierung von Akten. Dieser Artikel zeigt, wie Unternehmen diese für sich nutzen können.

Wie funktioniert Digitalisierung von Akten?

Grundsätzlich bereitet die Digitalisierung von Akten keine große Mühe, zumindest, solange es sich nicht um viele Akten handelt. Bei größeren Mengen stellt sich aber zwangsläufig die Frage: Wer übernimmt die anfallende Arbeit? Unternehmensintern werden sich große Aktenberge wohl kaum ohne Aufbringung zusätzlicher Arbeitskraft beherrschen lassen. Daher bietet es sich an, einen externen Dienstleister zu beauftragen. Insbesondere jene, welche sensible Akten digitalisieren lassen möchten, sollten auf einen Experten vertrauen, der bei der Digitalisierung höchste Sicherheitsstandards walten lässt.

Das fängt schon bei der Lagerung an: Wenn Akten bei einem externen Dienstleister digitalisiert werden sollen, müssen sie zunächst dort gelagert werden. Bei sensiblen Akten besteht immer die Gefahr, dass sie bei dem Transport oder während der Lagerung zerstört oder beschädigt werden. Zudem möchte man seine Akten vor Ort auch in sicheren Händen wissen. Niemand sollte in ein solches Lager einbrechen können. Auch Unbefugte müssen vom Zugriff ausgeschlossen sein. Sofern all diese Dinge professionell geklärt werden können, ist die eigentliche Digitalisierung wohl das geringste Problem.

Professionelle Unternehmen können diese Akten in sekundenschnelle und in hoher Qualität in eine digitale Form bringen. Die Kosten bei der Digitalisierung liegen schwerpunktmäßig oft eher im Bereich Transport und Lagerung der Papierakten als im Prozess der Digitalisierung selbst.

Warum sollten Unternehmen ihre Akten digitalisieren lassen?

So manches Unternehmen stellt sich angesichts der Kosten für eine Digitalisierung die Frage, ob es sich überhaupt lohnt seine Akten digital vorrätig zu haben. Dies muss von Unternehmen zu Unternehmen abgewogen werden. Dennoch lässt sich festhalten: Eine Digitalisierung von Akten bedeutet eine langfristige Sicherheit und ist eine Investition für die Zukunft. Denn: Wer seine Akten digital vorrätig hat, hat einen leichteren Zugriff darauf und kann sich außerdem sicher sein, dass sie nicht verloren gehen. Bei richtiger Absicherung sind digitalisierte Daten auch abfangsicher. Vor allem sensible Daten sollten dabei ausreichend verschlüsselt werden und auf sicheren Servern abgelegt sein.

Sicherheit und Zugriff schließen sich nicht, wie oft angenommen, gegenseitig aus. Mit einem guten Sicherheitskonzept haben auf die Daten nur jene Personen Zugriff, die auch Zugriff haben sollen. Eine solche Absicherung kann beispielsweise über ein Passwort aber auch über eine Zugriffsbeschränkung funktionieren. Wer Daten digital tatsächlich nur archivieren möchte, braucht sich um komplexe Zugriffsbeschränkungen aber tatsächlich nur wenig Gedanken machen: Ein digitales Datenarchiv nimmt wenig Platz weg, muss wenig gewartet werden und überdauert eine Ewigkeit.