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In Deutschland herrscht Fachkräftemangel. In den kommenden Jahren wird sich dieser Mangel Statistiken zufolge sogar verstärken. Laut Hochrechnungen des IW Köln beispielsweise, werden im Jahr 2031 knapp 288.000 Fachkräfte für die Bereiche Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik fehlen. Allerdings gelingt es einigen Unternehmen zumindest noch heutzutage, vom Mangel nicht oder nur moderat betroffen zu sein. Was machen diese Unternehmen besser? Ihnen gelingt es, durch ein ausgefeiltes HRM (Human Resource Management) das Personal besser zu akquirieren, an sich zu binden und generell oder projektgebunden adäquat einzusetzen. Dies ist der Grundstein dafür, im Wettbewerb um die raren – und künftig noch rareren – Fachkräfte gute Chancen zu haben.

Das Problem bei Unternehmen, die von Fachkräftemangel betroffen sind, besteht in der Trennung des HRM (Human Resource Management) vom gesamten Marketing. Die Human Resources (HR) werden aufgrund dieser Trennung z. B. bei den SEO-Maßnahmen nicht berücksichtigt. Wenn sie doch berücksichtigt werden, so stehen sie allein da und es entsteht keine Synergie zwischen dem HRM und dem sonstigen Online-Marketing. Folglich ist im gesamten Marketing weniger Konsistenz, was das Online-Marketing für Karriere als separates Glied abschwächt. Oft rankt der Karrierebereich von Websites nicht, Potenziale werden verschenkt.

Professionellen SEO-Agenturen ist diese Problematik bewusst, sodass sie aufklären und das HRM optimal in bestehende Marketing-Konzepte von Unternehmen eingliedern. Außerdem gestalten sie das Marketing langfristig, denn sie wissen: Fachkräfte brauchen viel Entscheidungszeit, sodass sich zeitlich befristete Anzeigen auf Job-Portalen kaum lohnen. Wie gehen die Agenturen vor?

Suchmaschinenmarketing (SEM) auf Basis von KW-Analysen

Wie auch sonst im Online-Marketing, bildet eine Keyword-Analyse die Grundlage. Viele Unternehmen vergeben modische Stellen-Titel, die auf den Interessenten zwar anziehend klingen, aber kaum Suchvolumen aufweisen. Ein professionelles Online Marketing-Tool für die Analysen gehört zum Grundrepertoire des Online-Marketings für Karriere. Nach der Auswertung der Analyse sind die Keywords auf Karriereseiten zu nutzen, die die Bewerber tatsächlich in den Suchmaschinen eingeben.

Allgemeine Tendenzen bei den KW-Analysen im Online-Marketing für Karriere sind:

• Das Suchverhalten ist oft lokal begrenzt.
• Nicht nur der Job, sondern auch der detaillierte Bereich, wird gesucht. : „Software-Entwickler für Java / C++ in Berlin“
• Nach Vollzeit oder Teilzeit wird ebenfalls gesucht. Ein häufiger Bereich, auf den dies zutrifft, ist beispielsweise der Job als Erzieher/in: „Stellenangebote Erzieher Teilzeit Berlin“

Bei all dem Fokus auf Fachkräfte sollten im Rahmen der Analysen die Nachwuchskräfte nicht außen vor bleiben. Denn der Nachwuchs von heute ist die Fachkraft der Zukunft. Ist ein Angebot für einen Azubi, dualen Studenten oder Praktikanten möglich, so sind diesbezüglich ebenfalls Analysen vorzunehmen.

SEO bildet die Grundlage

Im SEM (Suchmaschinenmarketing) ist die Disziplin SEO (Suchmaschinenoptimierung) die Grundlage. Die SEA (Suchmaschinenwerbung) als Teilgebiet des SEMs kann trotz des investierten Budgets nur dann das volle Potenzial ausschöpfen, wenn eine permanente SEO mit solider technischer Basis erfolgt. Die Website muss im Rahmen der SEO zunächst objektiv-logisch gut sein und die User überzeugen. Der Content übernimmt hierbei eine wesentliche Rolle. Interessenten möchten Inhalte lesen, die konkret sind.

Neben den Vorteilen des Unternehmens für Arbeitnehmer – die Vorteile beinhalten im Idealfall im Vergleich zur Konkurrenz überzeugende Alleinstellungsmerkmale – gilt es, auch auf fachlicher Ebene die Interessenten für sich zu gewinnen. Denn eine Fachkraft möchte sich gemäß dem Human-Ressource-Model nicht unter ihrem Niveau bewegen, sondern weiterentwickeln und sich selbst verwirklichen. Falls dies im Unternehmen möglich ist, beurteilt eine Fachkraft die Stelle mit höherer Wahrscheinlichkeit als attraktiv.

Neben dem Content sind technische Aspekte im Rahmen der SEO zu berücksichtigen. Diesbezüglich einige konkrete Tipps:

• Mobiloptimierung der Karriereseiten
• Karriereseiten zum Ranken indexieren
• Meta-Daten (Title und Description) auf die analysierten Keywords ausrichten; dabei Vorteile des Unternehmens in der Meta-Description erwähnen
• Sprechende URLs nutzen
• Google Jobs Markup erstellen, weil dieser sehr viel Platz in der Google-Suche einnimmt

Es bietet sich außerdem an, für jede Stellenanzeige eine eigene Unterseite auf der Website anzulegen. Aufgrund dieser Maßnahme kann der Content präziser ausgerichtet und selektiver SEO betrieben werden. Ferner sollte, wenn der Karrierebereich auf Subdomains oder eigene Websites ausgelagert wird, stets separat SEO für diese Websites gemacht werden; leider gerät dies oft in Vergessenheit oder wird nicht für notwendig empfunden.

Bezahlte Werbung schalten, um Reichweite zu erhöhen

Bezahlte Werbung findet in der Suchmaschinenwerbung statt. Die wichtigste Suchmaschine ist Google mit dem Angebot „Google Ads“. Bei Werbeanzeigen lässt sich Google praktischerweise lokal ansteuern; praktisch insofern, als dass bei Stellensuchen meist lokal gesucht wird. Durch die lokale Schaltung von Werbungen (z. B. nur für Hamburg oder sogar Stadtteile Hamburgs) entstehen geringere Klickkosten und es gibt weniger Konkurrenz als bei deutschlandweiten Bewerbungen. Folglich steig die Wahrscheinlichkeit, dass die Werbemaßnahmen effizient ausfallen.

Meist beschränkt sich die SEA auf Werbungen in den Suchergebnissen. Hierbei sind gute Anzeigen-Texte relevant, die bei aller Kürze überzeugend zu wirken haben. Neben der Werbung in den Suchergebnissen empfehlen sich ebenso Werbungen auf weiteren Kanälen, sofern die Zielgruppe auf diesen unterwegs ist:

• Display-Werbung schalten, um User anzusprechen, die nicht gezielt nach Stellen suchen
• Social-Media-Marketing integrieren
• bei Video-Werbungen die SEA auf die Plattform YouTube ausdehnen
• Retargeting betreiben, um abgesprungene User doch noch für sich zu gewinnen

Dauerhaftes Monitoring des Marketings

Das Marketing dauerhaft zu monitoren, trägt dazu bei, dass möglichst viele Verbesserungspotenziale offengelegt und ergriffen werden. Bereits zu Beginn des Marketings ist eine genaue Kenntnis über die eigene Zielgruppe wichtig. Als Anhaltspunkt zur Charakterisierung der eigenen Zielgruppe können selbst durchgeführte sowie bereits bekannte Studien, Umfragen und wissenschaftliche Quellen dienen. Im Zuge des Marketings zeigt sich anhand der eingegangen Bewerbungen, inwiefern die Bewerber der gewünschten Zielgruppe entsprechen. Ein wesentlicher Part des Monitorings ist also, die Qualität der Bewerbungen pro Marketing-Kampagne zu prüfen.

Speziell bei den Werbeanzeigen – schließlich sind sie regulär knapper ausformuliert als die Website-Texte – kommen Missverständnisse hinsichtlich der Zielgruppe hin und wieder vor. Die dauernden Optimierungen der Werbeanzeigen verschaffen Möglichkeiten, um Fehler aufzudecken und Anzeigen treffender zu formulieren. Das Monitoring des Marketings offeriert außerdem die Chance, das Budget effizienter auf die Keywords zu verteilen. Denn kristallisiert sich nach den ersten Kampagnen heraus, dass bestimmte Keywords sich besonders lohnen und andere gar nicht, lassen sich künftige Kampagnen mit hoher Erfolgswahrscheinlichkeit auf ein engeres Keyword-Set ausrichten.

Fazit

Im Online-Marketing für Karriere ist SEO extrem wichtig, um von Interessenten – speziell Fachkräften – langfristig gefunden zu werden und diese zu überzeugen. Für ein konsistentes und durchschlagskräftiges Online-Marketing für Karriere sind die ergriffenen Maßnahmen mit den bisherigen Marketingmaßnahmen zu verknüpfen und mit verschiedenen Plattformen, Social-Media-Kanälen sowie den Google Ads zu kombinieren. Es reicht nicht aus, eine Stellenanzeige auf einem Job-Portal für 30 Tage zu einem Preis von z. B. 1.000 € zu buchen.

Insbesondere bei Fachkräften dauert der Entscheidungsprozess nämlich sehr lange. Die beste Option ist also, Personalwesen und generelles Online-Marketing zu verknüpfen, damit sich zwischen dem HRM und OM Synergien bilden.

Spezialisierte Online Marketing Agenturen wie die Online Solutions Group können Ihnen dabei helfen, den Recruiting-Prozess optimal auf- und umzusetzen. Über Online-Marketing-Schulungen für HR-Manager kann das Wissen auch inhouse vertieft werden.

Das Arbeiten aus dem Homeoffice hat seit der Ausbreitung von COVID-19 ganz neue Dimensionen angenommen, arbeiteten zwischenzeitlich doch rund ein Viertel der Beschäftigten aus klassischen Bürojobs von Zuhause aus. Dieser Trend stellt Arbeitgeber zunehmend vor eine Herausforderung, denn auch der heimische Arbeitsplatz muss die gesetzlichen Arbeitsplatzanforderungen erfüllen. Deshalb befassen wir uns heute mit Möglichkeiten für Unternehmen, ihren Mitarbeitern funktionale Arbeitsplätze für das Homeoffice bereitzustellen.

Das muss ein Homeoffice-Arbeitsplatz bieten

Um von Zuhause aus möglichst effizient arbeiten zu können, muss der Arbeitsbereich klar vom übrigen Teil der Wohnung abgegrenzt sein. Da häufig kein eigenes Zimmer als Büro eingerichtet werden kann, bieten sich stattdessen mobile und sehr kompakte Lösungen an. Hierzu gehören zum Beispiel die praktischen Office Boxen von ARNO, einem Anbieter von Büroeinrichtung. Diese Boxen bieten eine Stellfläche für den PC mit allem Zubehör, ein Telefon, Unterlagen und mehr. Nach der Arbeit lässt sich die Box über einen klappbaren Deckel schließen und wirkt wie ein dekoratives Möbelstück im Raum.

Falls die Office Boxen später nicht mehr für das Homeoffice benötigt werden, lassen sie sich auch im Unternehmen als flexibler Arbeitsplatz einsetzen. Wenn ausreichend Platz vorhanden ist, kann der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern selbstverständlich auch klassische Bürotische nach Hause liefern.

Die technische Ausstattung für Heimarbeit

Für die alltägliche Arbeit benötigte technische Geräte müssen ebenfalls vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden. Das ist meistens schon aus Gründen der IT-Sicherheit sinnvoll. Neben dem Tower-PC mit Monitor oder einem Notebook kann der Bedarf je nach Tätigkeit sehr unterschiedlich ausfallen. Drucker, Scanner, ein Faxgerät, Telefon oder Mobiltelefon werden jedoch meistens benötigt. Hinzu kommt die Ausstattung für Videokonferenzen mit einer Webcam, Headset und möglicherweise Lautsprechern. Auch die Versorgung mit klassischen Arbeitsmaterialien wie Schreibblöcken, Stiften und ähnlichem sollte ein Arbeitgeber im Blick haben.

Bürostuhl und Licht für den heimischen Arbeitsplatz

Unverzichtbar ist außerdem ein bequemer und bestenfalls ergonomischer Schreibtischstuhl. Er sollte Einstellmöglichkeiten bieten, mit denen der Stuhl auf die individuellen Anforderungen des Nutzers angepasst werden kann. Darüber hinaus ist für effektives Arbeiten eine ausreichende Beleuchtung des Arbeitsplatzes wichtig, denn sie kann Müdigkeit und Konzentrationsschwäche vorbeugen. Der Lichtschein sollte jedoch nicht auf den Bildschirm fallen, um störende Spiegelungen zu vermeiden. Daher kommen vor allem Hängeleuchten über den Arbeitsbereich oder klassische Schreibtischlampen in Frage.

Diese lassen sich von Unternehmen bereits mit kleinem Budget in großer Stückzahl beschaffen und den Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Die individuelle Ausgestaltung des Arbeitsplatzes im eigenen Zuhause bleibt den Arbeitnehmern abschließend selbst überlassen.

Um sich als Unternehmen einen Namen zu machen, benötigt es heutzutage auch eine entsprechende Webpräsenz im Internet. Die meisten Kunden und Geschäftspartner erwarten im Zeitalter der Digitalisierung von einem Unternehmen, dass es auch im World Wide Web zu finden ist. Dabei gibt es für Unternehmen eine Menge Vorteile, wenn sie selbst im Internet vermarkten. Neben einer deutlich höheren Kundenreichweite gelingt es auch zu jederzeit für Kunden und Geschäftspartner erreichbar zu sein.

Wer sich beispielsweise über die Produkte oder Dienstleistungen eines Unternehmens informieren möchte, nutzt dafür in den meisten Fällen die Unternehmens-Webseite. Überraschenderweise haben viele Unternehmen immer noch nicht erkannt wie wichtig die Außendarstellung im Internet ist. Denn der Online-Bereich dient mittlerweile als Schnittstelle für Kunden und Geschäftspartner, so dass die Kommunikation über einen eigenen Webauftritt unverzichtbar ist. Das Internet bietet heutzutage eine Vielzahl von Möglichkeiten, so dass es mit einer entsprechenden Webseite gelingt die Außenwerbung deutlich voranzutreiben.

Dies geschieht bei den meisten modernen Firmen und Betrieben längst nicht mehr nur über eine Webseite im Online-Bereich, sondern auch über verschiedene Social Media Netzwerke. Ein zeitgemäßer und moderner Auftritt im Online-Bereich ist demnach keinesfalls mehr zu vernachlässigen, um Kunde nicht an die Konkurrenz zu verlieren. Dabei gibt es ganz unterschiedliche Möglichkeiten die eigene Webseite im Internet zu vermarkten. So haben wir Ihnen im Folgenden einen Überblick von den enormen Vorteilen eines Webauftritts zusammengestellt. Ebenso stehen Ihnen hier einige Möglichkeiten bereit, um die digitale Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern zu verbessern.

PR-Agenturen kümmern sich um die Außenwerbung

Das digitale Marketing ist für Unternehmen heutzutage alternativlos, um weiterhin für Kunden und Geschäftspartner attraktiv zu bleiben. Demnach lohnt es sich für die meisten Unternehmen auf eine umfassende Kommunikationsberatung im digitalen Bereich zu setzen. Die PR-Agentur München bietet für Unternehmen einen sehr umfassenden Service an, von dem Unternehmen nur profitieren können. Dazu gehört die Suchmaschinenoptimierung, das Employer Branding, das Content Marketing sowie die Verbindung zu Influencern und modernen Medienkanälen.

Auf diese Weise lässt sich die eigene Unternehmensmarke deutlich besser im Internet darstellen. Ziel ist es dabei, das eigene Unternehmen von der Konkurrenz abzuheben und Kunden auf die eigenen Produkte und Dienstleistungen aufmerksam zu machen. Dies gelingt häufig nur mit einer digitalen Botschaft.

Unternehmens-Webseite erschließt neue Kundenkreise

Viele Unternehmen bewegen sich in der Außendarstellung meistens nur im regionalen Bereich und verpassen damit die Chance ihre Dienstleistungen und Produkte auch anderen Kunden anzubieten. Die meisten Kunden und Geschäftspartner suchen heutzutage ausschließlich im Internet nach ausgewählten Produkten und Dienstleistungen. Wer hier nicht durch eine eigene Webseite auffindbar ist, lässt eine Menge Potenzial auf der Strecke. Demnach gilt es durch eine Webpräsenz Fuß auf dem Online-Markt zu fassen.

24 Stunden und jeden Tag im Internet erreichbar

Während Unternehmen ohne Webseite nur zu den Geschäftszeiten erreichbar sind, gelingt es mit einem Webauftritt jeden Tag für 24 Stunden für Kunden und Geschäftspartner zur Verfügung zu stehen. Viele Kunden informieren sich mittlerweile sorgfältig vor dem Kauf und der Inanspruchnahme einer Dienstleistung über ein Unternehmen. Hierbei gilt: Ist das Unternehmen nicht im Internet zu finden, gibt es dieses auch nicht. Somit sollte man Kunden und Geschäftspartner unbedingt einen bequemen und einfachen Weg ermöglichen, um auf sein Business aufmerksam zu machen.

Die sich immer weiterentwickelnde Digitalisierung stellt Handelskonzerne vor enorme Aufgaben. Hinzu kommt ein deutschlandweiter Mangel an Fachkräften. Human Resource Manager (HR-Manager) fällt es zusehends schwerer, die Schlüsselpositionen im IT-Bereich mit geeigneten Mitarbeitern zu besetzen. Schließlich sollen die Kandidaten nicht nur ihr Fach verstehen, sondern vor allem mit Engagement und möglichst auch mit Freude ihren Job machen können.

Neue Strategien berücksichtigen

Damit Schlüsselpositionen im IT-Bereich strategisch und zielführend besetzt werden können, müssen Handelskonzerne zunächst die entscheidenden Stellen im System identifizieren. Hier können Unternehmen nach einem einfachen Prinzip vorgehen und sich die folgenden Fragen stellen:

• Wäre die Stelle nur kurzfristig nicht besetzt, würde das den Betrieb ernsthaft behindern?
• Würde die nicht besetzte Stelle sofort hohe Kosten oder Umsatzausfälle verursachen?
• Fallen durch die nicht besetzte Stelle zahlreiche Kontakt zu Kunden und Netzwerken weg?
• Ist die Stelle stark im Unternehmen intern vernetzt?

Stehen Strategiewechsel an, müssen diese natürlich ebenso berücksichtigt werden. Neue Schlüsselstellen kommen hinzu, andere fallen weg. Nun sollte eine möglichst präzise Beschreibung der jeweiligen Schlüsselpositionen folgen. Hierfür gilt es folgende Fragen zu beantworten:

• Wie genau sieht das aktuelle Anforderungsprofil für die Schlüsselposition aus und wie wird es sich in absehbarer Zeit möglicherweise verändern?
• Welche Entwicklungsmöglichkeiten gibt es für Schlüsselposition?
• Welche Berufsausbildung und -erfahrungen sind notwendig?
• Wie können die Fähigkeiten für die Erfüllung der Anforderungen erworben werden?

So können Handelskonzerne zunächst einschätzen, wie schwer es werden wird, die entsprechenden Schlüsselstellen zu besetzen. Doch das allein besetzt die Stellen natürlich noch nicht, hilft dem Unternehmen aber, den Überblick zu behalten.

Alte Chef-Strukturen haben ausgedient

In der heutigen Arbeitswelt sterben alte Chef-Strukturen langsam aus. In Zeiten rasanter technischer Entwicklungen ist es absolut nicht mehr zeitgemäß, wenn die Manager Etage stunden- vielleicht sogar tagelang darüber diskutiert, was die Mitarbeiter später umsetzen sollen. Weil Geschäftsprozesse immer rasanter und komplexer werden, muss das Unternehmen entsprechend schnell reagieren. Das geht nur mit eigenverantwortlichen Teams, die sich zeitnah und flexibel zusammenfinden, um die anstehenden Aufgaben autonom zu lösen. Dies setzt ein hohes Maß an Vertrauen voraus.

Gleichzeitig wird dem einzelnen Mitarbeiter durch das entgegengebrachte Vertrauen eine hohe Wertschätzung zuteil. Diese wird der jeweilige Mitarbeiter zumeist mit einem hohen Maß an Engagement und Loyalität dem Unternehmen doppelt und dreifach zurückgeben. Wenn zudem die Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess mit eingebunden werden, ist zugleich die Akzeptanz der Maßnahmen deutlich höher. Die Entscheidung hat quasi die Mehrheit der Arbeitsgruppe getroffen und nicht der Chef von oben herab.

Talente im eigenen Haus fördern

In jedem Unternehmen gibt es Mitarbeiter, deren volles Potential nicht ausgeschöpft wird. Diese verborgenen Talente müssen zuerst gefunden werden, um sie dann nach und nach auf die Schlüsselposition vorzubereiten. Hier gilt es, den Nachwuchs in Entscheidungsprozesse mit einzubinden, sie zu fördern und gut zu beobachten. Eine gute Möglichkeit, Nachwuchskräfte zu fördern ist, ihnen erfahrene Mentoren zur Seite zu stellen. So können Schlüsselpositionen möglicherweise nahtlos durch fähige Kräfte ersetzt werden, wenn langjährige Kollegen aus Altersgründen ausscheiden.

Mehr Freiheit am Arbeitsplatz

Gerade junge Menschen legen großen Wert auf eine ausgewogene Work-Life-Balance. Die Arbeit allein reicht längst nicht aus, um ein erfülltes Leben zu haben. Mindestens genauso wichtig sind die Qualität und Quantität der Freizeit. Frei wählbare Arbeitszeiten sollten daher eine Selbstverständlichkeit sein. Auch die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist ein wichtiges Kriterium. Wenn die Mitarbeiter es wünschen, sollte ihnen das Recht auf Home-Office eingeräumt und sämtliche technischen Voraussetzungen dafür zur Verfügung gestellt werden. Flexible Arbeitsplätze und Co-Working-Spaces sollten ebenso ganz selbstverständlich zur neuen Arbeitswelt gehören. Eventuelle Standortnachteile fernab beliebter Metropolen lassen sich so auch ausgleichen.

Führungskräfte müssen umdenken

Gerade Mitarbeiter in Schlüsselfunktionen sind sich heutzutage ihrer Rolle und Bedeutung für das Unternehmen bewusst. Ein autoritärer Chef der alten Schule hat längst ausgedient und wird mit Vorgaben, Kontrollen oder gar Sanktionen nichts mehr erreichen. Stattdessen sollen den wichtigsten Mitarbeitern im Unternehmen ausreichend Raum für eigene Entscheidungen gelassen werden. Auch das Arbeiten in streng getrennten Bereichen oder Abteilunge hat zunehmend ausgedient. Wenn stattdessen in Teams an einzelnen Projekten gearbeitet wird, fördert das den permanenten Wissensaustausch im ganzen Unternehmen.

Je nach Aufgabenstellung werden die Teams immer wieder neu zusammengestellt. Die Führungskräfte fungieren hier vor allem als Moderatoren der verschiedenen Gruppen. Auch auf neue Trends können Unternehmen so viel flexibler reagieren.

Mitarbeitern Entwicklungen bieten

Natürlich ist ein angemessenes Gehalt ein wichtiger Punkt. Um die wirklich guten Leute aber dauerhaft zu halten, müssen ihnen neben Geld auch Perspektiven geboten werden. Nur wer sich ständig weiterentwickeln kann, scheut auch die Herausforderung nicht und wird dem Unternehmen seinen vollen Einsatz schenken. Wichtig hierbei ist jedoch, ein gutes Gespür für den jeweiligen Mitarbeiter zu entwickeln. Wer ihn mit Veränderungen und dauernden Strategiewechseln überfordert, erreicht nur das Gegenteil. Mit den Kollegen in Schlüsselpositionen sollte daher regelmäßig auf Augenhöhe kommuniziert werden.

Ohne Angst vor Konsequenzen müssen sie die Möglichkeit haben, ihre Vorzüge, Leidenschaften und herausragenden Talente zu benennen. Gleiches muss aber auch für ihre Grenzen gelten.

Das Vertragsmanagement gehört zu den wichtigen Themen im Projektmanagement, Ressourcenmanagement und anderen Unternehmensbereichen. Wie sich hierbei die Effizienz steigern und gleichzeitig die Datensicherheit verbessern lässt, das haben wir zusammengefasst.

Vertragsmanagement mit spezieller Software optimieren

Ein wichtiger Aspekt für mehr Effizienz im Vertragsmanagement ist die Digitalisierung. Diese kann über eine professionelle Vertragsmanagement Software erfolgen und bietet anschließend zahlreiche Möglichkeiten zur Prozessoptimierung. Dazu gehört, dass unternehmensweit alle laufenden Verträge einheitlich verwaltet werden und jederzeit ein Zugriff darauf möglich ist. Hierzu arbeitet professionelle Software für Vertragsmanagement mit Zugangsrechten, die auch für mobile Endgeräte vergeben werden können. Dadurch ist es zum Beispiel den Mitarbeitern im Außendienst jederzeit möglich, auf die aktuellen Vertragskonditionen Zugriff zu haben und anhand dieser Daten Verhandlungen oder Verkaufsgespräche zu führen.

Durchgeführte Änderungen an bestehenden Verträgen und Neuabschlüsse sind ebenfalls direkt für alle zugriffsberechtigten Personen sichtbar, da diese zentral gespeichert werden. Einige Vertragsabläufe lassen sich über die Nutzung einer Software automatisieren. Hierzu gehört zum Beispiel die automatisierte Rechnungsstellung. Möglich ist häufig auch eine Erinnerungsfunktion, die zum Beispiel rechtzeitig über einen auslaufenden Vertrag informiert, so dass Neuverhandlungen fristgerecht durchgeführt werden können. Das führt zu schnelleren Geschäftsprozessen und einer höheren Sicherheit beim Einhalten von Fristen und Verpflichtungen.

Dabei spielt es übrigens keine Rolle, ob es sich um Kundenverträge, Beraterverträge, Dienstleistungsverträge oder Rahmenverträge handelt. Bereits mittelständische Unternehmen setzen beim Verwalten ihrer Verträge inzwischen mehrheitlich auf Softwarelösungen. Sie sind im Gegensatz zur klassischen Vertragsverwaltung mittels Aktenbergen deutlich weniger fehleranfällig und zeitaufwändig. Ab einer gewissen Anzahl von geschlossenen Verträgen kann eine entsprechende Software für Vertragsmanagement jedoch auch kleinen Unternehmen diverse Vorteile bringen. Diese zeigen sich vor allem durch weniger Arbeitsaufwand und ein höheres Maß an Sicherheit.

Der Datenschutz im Vertragsmanagement

Die Datensicherheit spielt beim Vertragsmanagement ebenfalls eine entscheidende Rolle. Schließlich müssen persönliche Kundendaten nach geltenden Datenschutzrichtlinien geschützt werden. Bei Firmenverträgen mit Zulieferern, Abnehmern oder Kooperationspartnern gilt häufig eine Geheimhaltungsklausel, die unbedingt eingehalten werden muss. Daher bietet Vertragsmanagement Software ein hohes Maß an Datensicherheit.

Vertragscontrolling: Risiken und Chancen erkennen

Ein wichtiger Teil des Vertragsmanagements ist das so genannte Vertragscontrolling. Hiermit sollen mögliche Risiken bei bereits geschlossenen oder künftigen Verträgen erkannt und minimiert werden. Gleichzeitig lässt Vertragscontrolling Rückschlüsse über das Potenzial künftiger Verträge zu. Hierzu werden Statistiken zu vorhandenen und früheren Verträgen angelegt. Über sie lässt sich später auswerten, welche Verträge besonders lukrativ sind, welche Verträge hohe Risiken bergen und welche Vertragspartner für ein Unternehmen besonders gewinnbringend waren.

Anhand dieser Auswertungen kann ein Unternehmen bei neuen Verträgen Risiken reduzieren oder sogar ganz ausschließen. Hieraus ergibt sich ein enormes Wachstumspotenzial, welches Unternehmer nicht ungenutzt lassen sollten. Damit Vertragscontrolling zeit- und ressourcensparend möglich ist, wird eine Software zum Vertragsmanagement mit entsprechenden Funktionen oder Schnittstellen zu anderer Software benötigt.