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TCO – Wirtschaftlichkeit von IT Systemen
Um bei der Auswahl von IT-Systemen nicht Äpfel mit Birnen zu vergleichen ist es wichtig
die Total Cost of Ownership (TCO) im Blick zu haben. Unter TCO versteht man eine
Gesamtkostenrechnung für eine technische Einrichtung unter Berücksichtigung aller direkten
und indirekten Kosten über die Nutzungszeit. Mit den richtigen Maßnahmen können Sie die
TCO signifikant senken. In diesem Artikel erfahren Sie die wichtigsten Aspekte der TCO, um
sie dann in Ihrer Unternehmenspraxis anzuwenden.
Die Gartner Group gilt als Erfinderin der "Total Costs of Ownership" im Jahre 1987. Sie
wollte die Kosten für einen Arbeitsplatzrechner mit denen einer Terminal-basierten Lösung
vergleichen. Neben den Kosten für die Anschaffung von Hard- und Software versuchte
Gartner, mit seinem TCO-Modell alle Unterhaltungskosten (Support, Schulung etc.) zu
erfassen, die beim Lebenszyklus eines PC in einer Firma anfallen. Nach der Einführung von
Gartners TCO-Modell kamen zahlreiche konkurrierende Modelle auf den Markt, etwa RCO (Real
Costs of Ownership) von der Meta Group. Somit existieren für die Berechnung der TCO viele
unterschiedliche Konzepte.
Ein Benchmark anhand der TCO kann aber immer nur auf Grundlage
eines einheitlichen Berechnungsverfahrens möglich sein. Die Methodik der Berechnung beruht
meist auf der Eingabe wesentlicher Parameter einer IT-Organisation innerhalb bestimmter
Software-Tools, welche mittlerweile von vielen Beratungsunternehmen sowie von Gartner
selbst, angeboten werden. Somit ist der Vergleich von TCO ohne Angabe der
Berechnungsmethode schwierig. Auch für historische Betrachtungen zur Beurteilung der
TCO-Verbesserung sollte immer das gleiche Verfahren abgewendet werden.
Die TCO Verfahren unterscheiden "Direkte-" und "Indirekte Kosten"
Beispiele für die einfach zu budgetierenden "Direkte Kosten" sind:
- Hard und Softwarekosten
- Anschaffungskosten für Hard- und Software (Abschreibungen oder Leasingraten),
- Kosten aus Wartungsverträgen mit Herstellern oder Dienstleistern und
- Kosten für IT-Infrastruktur (Netzwerke, Server)
- Betriebskosten
- alle Prozesse aus dem Bereich Administration und Support
- Verwaltungskosten
- Verwaltungsaufwand (z.B. Asset-Management, Ausarbeitung von Verträgen, Budgetplanung),
- Koordination von Trainingsmaßnahmen für IT-Personal sowie Endanwender
Beispiele für die schwer zu erfassenden "Indirekte Kosten" sind:
- Unterstützung anderer unbedarfter Anwender im Kollegenkreis ohne Benutzung des
offiziellen Help Desks
- Selbsthilfe und Gelegenheitstraining
- Trainingsmaßnahmen zur Schulung des Endanwenders in einer bestimmten Applikation
- Datenmanagement, sowie Konfiguration des Desktops
- Entwicklung von eigenen Applikationen (beispielsweise Lotus Notes Datenbanken und
Excel-Tabellen etc.)
- Nicht-Verfügbarkeit des betrachteten Systems (Personalkosten bzw. incl. Kosten für
entgangene Geschäftstätigkeiten (Opportunitätskosten))
Unternehmen können ihre Kosten für den Support der eingesetzten IT-Lösungen signifikant
reduzieren, wenn sie ihre Konfigurationen standardisieren. Eine weltweite Studie des
IT-Dienstleisters Wipro spricht sogar von 55% Reduktion im Desktop Bereich.
Eine Firma mit 40 unterschiedlichen Hardware-Konfigurationen benötigt z.B. für ein
kleineres Software-Update dreimal so lange wie eine Firma mit zehn Konfigurationen. Bei
regelmäßigen Updates kann im Extremfall allein dadurch der Betrieb der Applikationen zum
Flaschenhals in den IT-Abteilungen werden.
Sobald die Anzahl von unterschiedlichen Hardware-Konfigurationen steigt, können sich neben
den Ausfallraten für wichtige Applikationen auch die Kosten für die Wartung von Desktops
mehr als verdoppeln. Es ist schon ein großer Unterschied, ob pro Jahr 250 oder 500 Euro
für die Wartung der Anwender PCs ausgegeben wird und es lohnt sich, regelmäßig zu
überprüfen, ob heterogene Konfigurationen und in die Jahre gekommene Desktops noch
wirtschaftlich sind.
Als Faustregel kann gelten, dass die Wartung für PCs, die älter als 3
Jahre sind die Anschaffungspreise für neue aktuelle Modell übersteigt.
Die Hauptkomponenten der Kostensteigerung bei unterschiedlichen Konfigurationen liegen in
den Bereichen
Garantie
Help Desk
Probleme im Bereich von kleineren Updates
Probleme im Bereich von großen Updates
Softwareupdates werden regelmäßig durchgeführt (Betriebssysteme z.B. alle 2-3 Jahre).
Allerdings erfolgt die Installation in vielen Fällen auf der alten Hardware. Damit können
die TCO unter Umständen so stark ansteigen, dass besser aktuelle Hardware gekauft worden
wäre, die weniger Folgekosten verursacht.
Standardisierung ist ein probates Mittel zur Reduzierung der TCO. Nahezu alle Bereiche
einer IT-Umgebung können Gegenstand einer Konsolidierung sein: Server, Netzwerk, Storage,
Clients, Accounts, Prozesse und das IT-Management.
Als Spezialfall der Server-Konsolidierung nimmt die Server-Virtualisierung heute eine
besondere Stellung ein. Waren früher oft zahlreiche Server mit einzelnen Applikationen
notwendig, so können heute bei der Virtualisierung unterschiedliche Serversysteme auf
einem einzelnen Hardware-Server zusammengefasst werden. Als ein führender Vertreter dieser
Lösungen sei hier der Anbieter VMware genannt.
Bei auf den ersten Blick preiswerten Lösungen können neue Kostenaspekte hinzukommen. So
sollte z.B. bei der Einführung von OpenSource Produkten neben den rein operativen Kosten
auch die juristischen und politischen Faktoren (z.B. wegen Patentrechtsverletzungen) in
der TCO-Berechnung berücksichtigen werden.
Die Kosteneinsparungen werden nur dann sichtbar, wenn in der TCO-Analyse mehrere Szenarien
verglichen werden. Wird die Analyse zur Entscheidungsfindung herangezogen, nimmt man in
der Regel an, dass der Nutzen der verschiedenen Alternativen mehr oder weniger der gleiche
ist, sich die Alternativen aber auf der Kostenseite unterscheiden.
Zusammenfassung
TCO ist ein anerkanntes Abrechnungsverfahren um Verbrauchern und Unternehmen dabei zu
helfen, alle anfallenden Kosten von Investitionsgütern (insbesondere in der IT) wie
beispielsweise Software und Hardware abzuschätzen. Dabei werden nicht nur die
Anschaffungskosten berücksichtigt, sondern alle Aspekte der späteren Nutzung
(Energiekosten, Reparatur und Wartung) der betreffenden Komponenten. Somit können bekannte
Kostentreiber oder auch versteckte Kosten möglicherweise bereits im Vorfeld einer
Investitionsentscheidung identifiziert werden.
Problematisch ist, dass verschiedene TCO Berechnungsmodelle nicht unmittelbar vergleichbar
sind und Benchmarks sich auf das gleiche Verfahren beziehen sollten.
Das größte Defizit bringt das TCO-Modell aber mit sich, indem es keinerlei Ansätze
liefert, inwiefern eine Verbesserung der TCO, vor allem im Bereich der indirekten Kosten,
tatsächlich erfolgswirksam für das Unternehmen sein kann.
Für Interessierte ist zur Berechnung des TCO ist unter tcotool.org eine Open Source Software verfügbar.02/2007, Dr. Rainer Kossow
| | Dr. Rainer Kossow, PMP, CDIA+, Senior-Berater bei PROJECT CONSULT.
Mehr Informationen zu Project Consult
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